Để nâng cao hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo hiệu quả hoạt động của nội bộ. Và dưới đây, Thư Viện Tiêu Chuẩn sẽ đưa ra những thông tin để quý doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015.
Mục lục
Điều khoản 9.2 của ISO 9001:2015 về đánh giá nội bộ
Các cuộc đánh giá nội bộ cần được thực hiện theo những khoảng thời gian được hoạch định để cung cấp thông tin về hệ thống quản lý chất lượng kịp thời. Kết quả đánh giá nội bộ nhằm kiểm tra xem hệ thống đáp ứng được các yêu cầu của chính tổ chức và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 hay không. Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 cần được thực hiện và duy trì một cách hiệu quả trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
Để đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 một cách chính xác, tổ chức phải:
- Hoạch định, thiết lập, thực hiện và duy trì hoạt động đánh giá dựa trên các yếu tố tần suất, phương pháp, mức độ của các yêu cầu hoạch định và báo cáo, các quá trình liên quan, những thay đổi ảnh hưởng tới tổ chức và kết quả của các cuộc đánh giá trước đó.
- Xác định chuẩn mực đánh giá và phạm vi của từng cuộc đánh giá.
- Lựa chọn chuyên gia đánh giá nội bộ và tiến hành các cuộc đánh giá để đảm bảo tính khách quan của quá trình đánh giá.
- Đảm bảo rằng kết quả đánh giá nội bộ được báo cáo với cấp lãnh đạo.
- Không chậm trễ việc khắc phục những hạn chế một cách thích hợp.
- Lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện quy trình đánh giá nội bộ và kết quả đánh giá.
Mục tiêu của quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015
Đánh giá nội bộ là một nhiệm vụ quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, đóng vai trò kiểm tra và đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống. Dưới đây là một số mục tiêu chính đánh giá nội bộ ISO 9001: 2015 hướng tới:
-
Đánh giá sự phù hợp của quy trình
- Đánh giá khả năng làm việc của nhân viên khi doanh nghiệp áp dụng QMS.
- Xác định lại quy mô, mức độ quan trọng, hiệu quả công việc của từng bộ phận trong công ty.
-
Đánh giá hiệu quả hoạt động
- Đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
- Xác định những lĩnh vực cần cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
-
Đảm bảo triển khai đầy đủ QMS:
- Kiểm tra tất cả các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng được triển khai đầy đủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.
- Phát hiện những quy trình chưa được thực hiện đúng, từ đó có thể thực hiện các hành động khắc phục kịp thời.
-
Hỗ trợ cho các cuộc đánh giá bên ngoài:
- Giúp tổ chức sẵn sàng cho các cuộc đánh giá chứng nhận ISO 9001.
- Xác định và khắc phục bất kỳ điểm không phù hợp nào trước khi diễn ra đánh giá bên ngoài, tránh các rủi ro không đạt yêu cầu.
Những bước trong quá trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015
Thực hiện quá trình đánh giá nội bộ theo một quy trình rõ ràng là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo tiêu chuẩn ISO 9001
Bước 1: Lên lịch đánh giá
- Xác định tần suất thực hiện kiểm tra nội bộ.Tần suất đánh giá sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của tổ chức, quy mô…
- Doanh nghiệp cần xem xét phạm vi của từng cuộc kiểm toán, tập trung vào các quy trình quan trọng hoặc các lĩnh vực được xác định là cần cải tiến.
- Chỉ định người đánh giá.
Bước 2: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ
- Đối với mỗi cuộc kiểm tra nội bộ, doanh nghiệp cần chỉ định một người đánh giá nội bộ hoặc nhóm có chuyên môn phù hợp với lĩnh vực liên quan.
- Xác định các mục tiêu cụ thể của quy trình đánh giá dựa trên phòng ban được chọn.
- Xem xét lại các tài liệu liên quan như sơ đồ quy trình, thủ tục và hướng dẫn làm việc để có được thông tin toàn diện về lĩnh vực được kiểm tra.
- Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết, nêu rõ phạm vi, lịch trình, phương pháp kiểm tra và phương pháp thu thập dữ liệu.
Bước 3: Phân công nhiệm vụ đánh giá
- Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên của nhóm đánh giá.
- Phân công các nhiệm vụ như rà soát tài liệu, chuẩn bị phỏng vấn và dẫn dắt các phần cụ thể.
- Đảm bảo nhóm đánh giá có quyền truy cập vào tất cả các tài liệu cần thiết, bao gồm checklist kiểm tra và các tài liệu liên quan.
Bước 4: Rà soát và sửa đổi checklist kiểm tra
- Sử dụng checklist kiểm tra đánh giá nội bộ ISO 9001.
- Tùy chỉnh checklist kiểm tra để phù hợp với các quy trình hoặc phòng ban cụ thể.
- Đảm bảo checklist kiểm tra đáp ứng được các yêu cầu chính của ISO 9001 và bất kỳ chính sách hoặc quy trình bổ sung nào của tổ chức.
Bước 5: Tiến hành đánh giá nội bộ
- Thực hiện theo kế hoạch và lịch trình kiểm tra đã được xác định từ trước.
- Thực hiện phỏng vấn nhân viên liên quan, quan sát các hoạt động làm việc thực tế và rà soát những thủ tục được ghi nhận.
- Thu thập bằng chứng khách quan như hồ sơ, dữ liệu và báo cáo để hỗ trợ các phát hiện.
- Tiếp cận các nguồn thông tin một cách khách quan trong suốt quá trình kiểm tra.
Bước 6: Chuẩn bị và nộp báo cáo
- Ghi nhận tất cả các phát hiện của cuộc đánh giá, bao gồm các quan sát về điểm không phù hợp, cơ hội cải tiến và các khía cạnh tích cực lẫn tiêu cực.
- Thu thập đầy đủ bằng chứng trong quá trình đánh giá nội bộ để minh chứng cho các phát hiện.
- Lập báo cáo kiểm tra rõ ràng và ngắn gọn, nêu rõ phạm vi, phương pháp, phát hiện, kết luận và khuyến nghị hành động khắc phục.
- Nộp báo cáo đánh giá cho nhân viên quản lý, ban lãnh đạo và các bên liên quan.
Bước 7: Lấy phản hồi từ bên được đánh giá
- Lên lịch họp kết thúc với nhân viên từ phòng ban được kiểm tra để thảo luận về các phát hiện và khuyến nghị.
- Cung cấp cho bên được kiểm tra cơ hội cung cấp phản hồi về quá trình kiểm tra và giải đáp bất kỳ câu hỏi nào của họ.
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở và giải quyết những mối quan ngại do bên được đánh giá nêu ra.
>>>> Sổ tay chất lượng ISO 9001 là gì? Vai trò đối với doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin cơ bản về quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào loại hình doanh nghiệp của mình, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn để nhận hỗ trợ.
- Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
- Hotline: 0948.690.698
- Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com
