7 nguyên tắc của ISO 9001 – Bí quyết vàng trong quản lý chất lượng

Bí quyết của những doanh nghiệp sở hữu thành công chứng nhận ISO 9001 nằm ở việc tuân thủ 7 nguyên tắc vàng của Hệ thống quản lý chất lượng. 7 nguyên tắc của ISO 9001 được xem như giá trị cốt lõi của bộ tiêu chuẩn quốc tế này.

Xem thêm Tiêu chuẩn ISO 9001

NGUYÊN TẮC 1: HƯỚNG VÀO KHÁCH HÀNG

1. Nội dung nguyên tắc 1 của Hệ thống quản lý chất lượng

Doanh nghiệp lấy khách hàng làm trọng tâm, tìm hiểu các nhu cầu, mong muốn hiện tại và tương lai của khách hàng, tìm cách đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và phấn đấu vượt cao hơn sự mong đợi của khách hàng.

2. Phân tích nguyên tắc 1 của ISO 9001:2015

Việc đảm bảo chất lượng đáp ứng yêu cầu của khách hàng là yếu tố quyết định tới việc doanh nghiệp có chiếm lĩnh được thị trường hay không, có giữ chân được khách hàng cũ và thu hút thêm nhiều khách hàng mới được hay không. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần nhạy bén trong việc nắm bắt các nhu cầu của thị trường, chủ động tìm hiểu mong muốn của khách hàng để từ đó thiết lập các cải tiến và có kế hoạch thực hiện phù hợp để đáp ứng những yêu cầu này. Hiểu một cách đơn giản, doanh nghiệp cần sản xuất, kinh doanh cái khách hàng cần chứ không phải là cái mà doanh nghiệp có

3. Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc 1 của tiêu chuẩn ISO 9001

• Hiểu được nhu cầu của thị trường và mong muốn của khách hàng
• Đáp ứng được các yêu cầu và mong muốn
• Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng
• Cải thiện sự gắn bó của khách hàng với doanh nghiệp
• Duy trì tính lâu dài và bền vững của hoạt động kinh doanh
• Dễ dàng chiếm lĩnh thị trường
• Tăng doanh thu và thị phần

4. Hành động cần thực hiện để đảm bảo nguyên tắc “Hướng vào khách hàng”

• Đào tạo để mọi nhân sự hiểu rằng khách hàng là trọng tâm của doanh nghiệp
• Tiến hành nghiên cứu thị trường để nắm bắt các thị hiếu mới
• Xây dựng kênh đối thoại với khách hàng để xử lý các phản hồi, khiếu nại
• Thu thập ý kiến của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp
• Đo lường mức độ thỏa mãn của khách hàng
• Liên kết các mục tiêu và kế hoạch với yêu cầu của khách hàng

NGUYÊN TẮC 2: SỰ LÃNH ĐẠO

1. Nội dung nguyên tắc 2 của Hệ thống quản lý chất lượng

Lãnh đạo có trách nhiệm xây dựng đồng bộ mục tiêu, phương hướng phát triển, chiến lược, kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cần tạo điều kiện thuận lợi để các thành viên tham gia vào việc đạt được mục tiêu chất lượng của tổ chức

2. Phân tích nguyên tắc 2 của ISO 9001:2015

Việc chú trọng chất lượng phải được thể hiện ngay ở cam kết của lãnh đạo cấp cao. Lãnh đạo cần có tầm nhìn và định hướng khoa học để đưa doanh nghiệp đi đúng hướng. Lãnh đạo cần có sự chỉ đạo, phân bố nguồn lực, phân công công việc một cách hợp lý để hoàn thành mục tiêu chất lượng. Bên cạnh đó lãnh đạo cũng cần tiên phong, đi đầu trong mọi hoạt động, cổ vũ, khích lệ tinh thần tham gia của các thành viên để tạo ra sức mạnh tổng hợp.

3. Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc 2 của tiêu chuẩn ISO 9001

• Tăng cường hiệu quả trong việc đáp ứng mục tiêu chất lượng
• Các quá trình của doanh nghiệp được điều phối và kiểm soát tốt hơn
• Đẩy mạnh trao đổi thông tin giữa các cấp
• Tạo sự gắn kết giữa lãnh đạo và nhân sự

4. Hành động cần thực hiện để đảm bảo nguyên tắc “Sự lãnh đạo”

• Trao đổi, chia sẻ về sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu, chiến lược của công ty
• Tuyên bố công khai về cam kết chất lượng
• Xây dựng các giá trị chung, sự công bằng, đạo đức và minh bạch tại nơi làm việc
• Thiết lập văn hóa và chính sách doanh nghiệp
• Cung cấp các nguồn lực cần thiết cho các hoạt động
• Trở thành tấm gương tích cực của tổ chức
• Truyền cảm hứng, khuyến khích và ghi nhận sự đóng góp của các thành viên

NGUYÊN TẮC 3: SỰ THAM GIA CỦA MỌI NGƯỜI

1. Nội dung nguyên tắc 3 của Hệ thống quản lý chất lượng

Con người là nguồn lực quan trọng của tổ chức. Mỗi nhân giữ một vai trò trong hệ thống, vì vậy mà sự tham gia tích cực của các thành viên là điều cần thiết. Đặc biệt cần tăng quyền tham gia cho những nhân sự có năng lực và có trách nhiệm trong tổ chức.

2. Phân tích nguyên tắc 3 của ISO 9001:2015

Mỗi cá nhân sở hữu một năng lực, kinh nghiệm và hiểu biết riêng. Việc khuyến khích và tạo điều kiện để các thành viên tham gia vào các hoạt động chung của tổ chức giúp tạo ra sức mạnh tổng hợp. Phát huy yếu tố con người là phát huy sức mạnh nội tại của tổ chức. Chất lượng sẽ được nâng cao và duy trì lâu dài nếu có sự chung tay của toàn bộ đội ngũ nhân sự từ: lãnh đạo cao nhất, cao cấp quản lý đến nhân viên.

3. Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc 3 của tiêu chuẩn ISO 9001

• Gắn kết các thành viên trong tổ chức
• Củng cố lòng tin và sự hợp tác giữa các bộ phận
• Tăng cường sự sáng tạo và trách nhiệm cá nhân
• Xây dựng tính đoàn kết tập thể

4. Hành động cần thực hiện để đảm bảo nguyên tắc “Sự tham gia của mọi người”

• Tổ chức trao đổi thông tin và tiếp thu ý kiến đóng góp của các thành viên
• Thường xuyên thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm một cách cởi mở
• Trao quyền cho nhân sự
• Thừa nhận và ghi nhận các đóng góp
• Xác định và khắc phục các khó khăn trong quá trình tham gia
• Tổng kết và đánh giá kết quả thực hiện

NGUYÊN TẮC 4: TIẾP CẬN THEO QUÁ TRÌNH

1. Nội dung nguyên tắc 4 của Hệ thống quản lý chất lượng

Các nguồn lực và các hoạt động cần được quản lý theo quá trình, tức là phải có sự gắn kết với nhau để đạt được hiệu quả

2. Phân tích nguyên tắc 4 của ISO 9001:2015

Có thể hiểu quá trình là tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được tiến hành theo một trình tự hợp lý để tạo ra kết quả mong muốn. Giống như một dây chuyền dản xuất, đầu ra của quá trình này sẽ là đầu vào của một quá trình khác. Việc xác định một cách có hệ thống và quản lý các hoạt động cũng như sự tương tác giữa chúng được gọi là “Tiếp cận theo quá trình”. Cách tiếp cận này giúp chất lượng được kiểm soát một cách chặt chẽ, đảm bảo tất cả các quy trình được giám sát hiệu quả.

3. Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc 4 của tiêu chuẩn ISO 9001

• Tiếp cận vấn đề một cách logic và khoa học
• Dễ dàng xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
• Có nguồn dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động và các kết quả đầu ra
• Giúp các hoạt động diễn ra ổn định và tuân thủ quy trình

4. Hành động cần thực hiện để đảm bảo nguyên tắc “Tiếp cận theo quá trình”

• Xác định mục tiêu của tổ chức và các quá trình để đạt được mục tiêu
• Xác định đầu vào của quá trình và kết quả đầu ra mong muốn
• Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm quản lý
• Hiểu về bối cảnh, năng lực tổ chức và giới hạn nguồn lực trước khi thực hiện
• Theo dõi, phân tích, đánh giá, giám sát các hoạt động
• Xác định và quản lý các rủi ro có thể xảy ra

NGUYÊN TẮC 5: CẢI TIẾN

1. Nội dung nguyên tắc 5 của Hệ thống quản lý chất lượng

Doanh nghiệp cần tập trung cải tiến liên tục để luôn đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Đây vừa là mục tiêu vừa là phương pháp của các tổ chức.

2. Phân tích nguyên tắc 5 của ISO 9001:2015

Chất lượng phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà mong muốn của khách hàng lại biến đổi không ngừng theo xu hướng của từng thời kỳ, bởi vậy mà muốn có sự đổi mới và nâng cao chất lượng, doanh nghiệp cần tiến hành cải tiến liên tục. Có thể thực hiện cải tiến nhỏ hoặc cải tiến lớn: từ cải tiến phương pháp quản lý, đổi mới quy trình, đầu tư trang thiết bị tới việc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức.

3. Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc 5 của tiêu chuẩn ISO 9001

• Khắc phục các lỗ hổng, thiếu sót
• Nâng cao hiệu quả hoạt động
• Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ
• Củng cố khả năng dự báo và ứng phó với rủi ro trong tương lai
• Tạo động lực để không ngừng phát triển và đi lên

4. Hành động cần thực hiện để đảm bảo nguyên tắc “Cải tiến”

• Thiết lập mục tiêu cải tiến ở tất cả các cấp
• Học hỏi kinh nghiệm thực tiễn
• Xây dựng, thúc đẩy và thực hiện các dự án cải tiến
• Theo dõi, đánh giá kết quả của các dự án cải tiến
• Đưa xem xét cải tiến vào việc phát triển sản phẩm, dịch vụ
• Thừa nhận và ghi nhận các cải tiến mới

NGUYÊN TẮC 6: QUYẾT ĐỊNH DỰA TRÊN BẰNG CHỨNG

1. Nội dung nguyên tắc 6 của Hệ thống quản lý chất lượng

Mọi quyết định và hành động đều cần được đưa ra dựa trên việc phân tích và đánh giá dữ liệu, thông tin thực tế.

2. Phân tích nguyên tắc 6 của ISO 9001:2015

Việc chỉ dựa vào ý chí chủ quan, suy diễn để đưa ra quyết định rất dễ dẫn tới những sai lầm gây rối loạn hệ thống. Mọi quyết định cần dựa trên dữ liệu, thông tin đầu vào, đầu ra, các yếu tố, các quá trình của tôt chức

3. Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc 6 của tiêu chuẩn ISO 9001

• Các quyết định được đưa ra một cách chính xác
• Quyết định có tính khả thi cao
• Tăng tính thuyết phục và hiệu lực cho các quyết định

4. Hành động cần thực hiện để đảm bảo nguyên tắc “Quyết định dựa trên bằng chứng”

• Đo lường, theo dõi và đánh giá các chỉ số của tổ chức
• Ghi chép thông tin một cách chính xác, khách quan
• Xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin, dữ liệu
• Lựa chọn phương pháp thích hợp để phân tích và đánh giá dữ liệu

NGUYÊN TẮC 7: QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ

1. Nội dung nguyên tắc 7 của Hệ thống quản lý chất lượng

Doanh nghiệp cần quản lý mối quan hệ của mình với các bên liên quan

2. Phân tích nguyên tắc 7 của ISO 9001:2015

Các bên liên quan có ảnh hưởng ít nhiều tới các hoạt động, quá trình của tổ chức. Tức là doanh nghiệp không chỉ cần gắn kết quan hệ nội bộ trong tổ chức mà cần quan tâm tới cả các mối quan hệ bên ngoài với chính quyền, nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, tổ chức đào tạo,…

3. Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc 7 của tiêu chuẩn ISO 9001

• Hài hòa lợi ích giữa các bên
• Tạo điều kiện thuận lợi trong việc triển khai các hoạt động hợp tác
• Dễ dàng chia sẻ nguồn lực, năng lực và kinh nghiệm
• Tạo ra các giá trị chung bền vững

4. Hành động cần thực hiện để đảm bảo nguyên tắc “Quản lý mối quan hệ”

• Xác định các bên liên quan
• Lập thứ tự ưu tiên giữa các mối quan hệ
• Cân bằng lợi ích ngắn hạn và lợi ích dài hạn
• Tổ chức trao đổi, đối thoại giữa các bên
• Triển khai các dự án hợp tác giữa các bên

—————————————————————————————————————————————————————————-

Để được tư vấn ISO 9001 hoặc chứng nhận ISO 9001 với chi phí tốt nhất, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com