KPI là gì và cách tính KPI

Mục lục

KPI LÀ GÌ/ KPIs LÀ GÌ?

KPI là viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicator” – Chỉ số hoạt động quan trọng. KPIs là hệ thống các chỉ số hoạt động chính hay chỉ số đo lường hiệu suất.

KPI là giá trị có thể đo lường được giúp phản ánh một công ty đã đạt được mục tiêu ở mức độ nào. Đây là thuật ngữ quen thuộc sử dụng nhiều trong lĩnh vực marketing, quản lý, kinh doanh với các cấp độ đánh giá khác nhau. KPI cấp cao tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi đó KPI cấp thấp hướng vào đánh giá hiệu quả công việc của các bộ phận, phòng, ban và các cá nhân đơn lẻ.

TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN CÓ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

KPI giúp các nhà quản lý theo dõi hiệu suất, hiệu quả công việc của doanh nghiệp và các phòng, ban, nhân viên.
Chỉ số KPI là bằng chứng khách quan về sự tiến bộ hay thụt lùi trong công việc.
Giúp người quản lý có sự so sánh mức độ thay đổi hiệu suất theo thời gian giữa các chủ thể.
KPI là cơ sở để thưởng phạt công bằng, thích đáng cho cá nhân hoặc phòng ban trong doanh nghiệp
Tạo động lực làm việc cho người lao động.
KPI thúc đẩy các hoàn thành mục tiêu theo đúng kỳ vọng và kỳ hạn.
Chỉ số KPI là căn cứ để điều chỉnh hành vi, chiến lược, kế hoạch và thực hiện các cải cách phù hợp với hệ thống.

PHÂN LOẠI CHỈ SỐ KPI

Chỉ số đo lường hiệu suất KPI được chia làm 2 loại chính

KPI gắn với mục tiêu chiến lược: Đây là loại KPI quan trọng , ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lâu dài của doanh nghiệp, nếu không đạt được KPI này thì doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu những hậu quả nặng nề, thậm chí lỗ vốn, đe dọa tới sự tồn tại của doanh nghiệp.
KPI gắn với mục tiêu chiến thuật: Đây là các KPI ngắn hạn được triển khai thành các công việc, thang đo cụ thể. Hoàn thành các KPI này là cơ sở để đạt được KPI dài hạn.

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

Bước 1: Xác định chủ thể xây dựng KPI

Khi đánh giá hiệu quả công việc của các cá nhân, bộ phận thì KPI thường được thiết lập bởi các lãnh đạo, quản lý bộ phận như trưởng phòng, trưởng ban.
Khi đánh giá hiệu suất hoạt động của toàn doanh nghiệp thì KPI thường được đặt ra bởi Giám đốc điều hành, Ban quản trị, Ban điều hành của tổ chức.
Những người xây dựng KPI phải là những người hiểu về doanh nghiệp và các kế hoạch của doanh nghiệp, có kiến thức chuyên môn cao.

Bước 2: Xác định mục tiêu

Sử dụng phương pháp SMARTER để xác định mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu được xác định tốt là tiền đề để xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

Specific: Mục tiêu có cụ thể không?
Measurable: Có đánh giá sự thay đổi hay tiến bộ bằng mục tiêu đó được không?
Attainable: Mục tiêu có thể đạt được trên thực tế không?
Relevant: Mục tiêu liên quan đến doanh nghiệp như thế nào?
Time-bound: Thời gian đạt được mục tiêu trong bao nhiêu?
Evaluate: Đánh giá ngắn hạn khi nào và như thế nào?
Reevaluate: Đánh giá dài hạn khi nào và như thế nào?

Bước 3: Xác định chỉ số hiêu suất cốt lõi KPIs và phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận

Chủ thể xây dựng KPI cụ thể hóa các mục tiêu đã xác định ở bước 2 thành các kết quả mong đợi hoàn thành và lập kế hoạch công việc theo tuần/tháng/quý/năm hoặc theo từng dự án với các nội dung sau:

Tên công việc
Cá nhân/Bộ phận thực hiện
Quy trình thực hiện (Ban hành văn bản triển khai, hướng dẫn thực hiện)
Kết quả mong đợi
Thời gian hoàn thành

Bước 4: Xây dựng thang đo

Thiết lập các thang đo khác nhau để để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân, bộ phận, doanh nghiệp

Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện và điều chỉnh nếu cần thiêys

Sử dụng các thang đo đã xây dựng để đánh giá hiệu suất công việc thực tế so với mục tiêu ban đầu.
Trường hợp không đạt mục tiêu phải tìm hiểu nguyên nhân để khắc phục. Nếu nguyên nhân ở phía người thực hiện thì cần có sự thay đổi hành vi. Nếu nguyên nhân do mục tiêu vượt quá khả năng hoặc điều kiện thực tế cho phép thì phải điều chỉnh lại chiến lược, thậm chí điều chỉnh lại KPI cho phù hợp.

CÁCH TÍNH KPI Ở MỘT SỐ LĨNH VỰC PHỔ BIẾN

Mỗi bộ phân khác nhau, mỗi công việc khác nhau sẽ có cách tính KPI khác nhau. Ví dụ:

Hiệu quả đăng tuyển nhân sự = Tổng chi phí quảng cáo tuyển dụng / tổng số ứng viên
Tỷ lệ nhân sự không hoàn thành công việc = Tổng số nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ/ Tổng số nhân viên trong công ty
Hiệu quả nhận diện thương hiệu trong Marketing = Số khách hàng nhận ra thương hiệu/ Tổng số khách hàng của thương hiệu