Xây dựng thông tin dạng văn bản là một trong những yêu cầu không thể nào bỏ qua khi tổ chức, doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001:2018. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ danh mục hồ sơ và tài liệu tiêu chuẩn ISO 45001 mà tổ chức, doanh nghiệp cần chuẩn bị.
→ Xem thêm Tiêu chuẩn ISO 45001
Mục lục
VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU TIÊU CHUẨN ISO 45001
- Là yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 45001:2018 về Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
- Hỗ trợ xây dựng các quy trình làm việc
- Chứng minh sự tuân thủ trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp
- Là bằng chứng có giá trị cho các cơ quan có thẩm quyền hoặc những bên liên quan khi có yêu cầu
- Là căn cứ để định hướng và phát triển mục tiêu an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong tương lai
YÊU CẦU KHI XÂY DỰNG HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU TIÊU CHUẨN ISO 45001:2018
Khi xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu ISO 45001, các tổ chức, doanh nghiệp cần giải đáp được những câu hỏi sau:
- Đâu là hồ sơ và tài liệu ISO 45001:2018 bắt buộc?
- Có bao nhiêu hồ sơ và tài liệu bắt buộc văn bản hóa ISO 45001?
- Danh mục hồ sơ, tài liệu ISO 45001 gồm những gì?
Để trả lời được những câu hỏi trên, doanh nghiệp cần nắm rõ nội dung, yêu cầu cũng như các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 45001.
HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU ISO 45001:2018 BẮT BUỘC LÀ GÌ?
Để biết được đâu là các tài liệu và hồ sơ bắt buộc ISO 45001:2018, tổ chức, doanh nghiệp cần căn cứ vào tiêu chuẩn. Cụ thể, chỗ nào trong tiêu chuẩn có dòng chữ: “Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản,…” thì có nghĩa là tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng tài liệu, hồ sơ cho nội dung đó theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.
DANH SÁCH TÀI LIỆU ISO 45001:2018 BẮT BUỘC
- Phạm vi của Hệ thống quản lý OH&S (Điều 4.3)
- Chính sách an toàn, vệ sinh lao động (Điều 5.2)
- Trách nhiệm và quyền hạn trong Hệ thống OH&S (Điều 5.3)
- Mục tiêu an toàn, vệ sinh lao động (Điều 6.2.2)
- 4 thủ tục cơ bản sau: Thủ tục nhận diện và giải quyết rủi ro và cơ hội; Thủ tục xác định và đánh giá rủi ro OH&S, Thủ tục kiểm soát việc thực hiện, Thủ tục chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp
DANH SÁCH HỒ SƠ ISO 45001:2018 BẮT BUỘC
- Hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội của OH&S (Điều 6.1.1)
- Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác (Điều 6.1.3)
- Hồ sơ đào tạo (Điều 7.2)
- Bằng chứng trao đổi thông tin (Điều 7.4.1)
- Danh sách tài liệu bên ngoài (Điều 7.5.3)
- Kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn (Điều 8.2)
- Kết quả giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả thực hiện (Điều 9.1.1)
- Hồ sơ bảo trì, hiệu chuẩn hoặc xác minh thiết bị giám sát (Điều 9.1.1)
- Kế hoạch đánh giá nội bộ (Điều 9.2.2)
- Kết quả đánh giá nội bộ (Điều 9.2.2)
- Kết quả xem xét của lãnh đạo (Điều 9.3)
- Hồ sơ sự cố hoặc sự không phù hợp và bất kỳ hành động tiếp theo nào được thực hiện (Điều 10.2)
- Kết quả của các hành động khắc phục (Điều 10.2)
- Bằng chứng về kết quả cải tiến liên tục (Điều 10.3)
HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU ISO 45001:2018 KHÔNG BẮT BUỘC LÀ GÌ?
Bên cạnh các hồ sơ, tài liệu bắt buộc theo yêu cầu của ISO 45001:2018 thì tổ chức, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị thêm một số tài liệu liên quan khác để hỗ trợ quy trình làm việc được diễn ra suôn sẻ hơn.
DANH SÁCH HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU ISO 45001 KHÔNG BẮT BUỘC
- Sổ tay OH&S (Điều 4)
- Quy trình xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm (Điều 4.1)
- Quy trình tham vấn và tham gia của người lao động (Điều 5.4)
- Quy trình xác định rủi ro và cơ hội liên quan tới an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (Điều 6.1.2.1)
- Quy trình trao đổi thông tin (Điều 7.4.1)
- Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ (Điều 7.5)
- Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát vân hành (Điều 8.1)
- Quy trình quản lý thay đổi (Điều 8.1.3)
- Quy trình đánh giá nội bộ (Điều 9.2)
- Quy trình xem xét của lãnh đạo (Điều 9.3)
- Quy trình điều tra sự cố (Điều 10.2)
- Quy trình quản lý sự không phù hợp và các hành động khắc phục tương ứng (Điều 10.2)
Xem thêm Chứng nhận ISO 45001
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng hồ sơ và tài liệu ISO 45001, vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được tư vấn ISO 45001 một cách cụ thể.
