Hướng dẫn sử dụng Kanban Board – Bảng Kanban

Kanban Board là một công cụ để lập bản đồ và hình dung quy trình làm việc của bạn và là một trong những thành phần quan trọng của phương pháp Kanban.

Xem thêm Tìm hiểu về Kanban là gì?

GIỚI THIỆU VỀ KANBAN BOARD

“Kanban Board” hay “Bảng Kanban” là một hệ thống trực quan để quản lý quy trình làm việc hoặc dự án. Các thành phần cốt lõi của nó là thẻ Kanban, cột, đường ngang phân cách và giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành). Ra đời từ phương pháp sản xuất tinh gọn, bảng Kanban cho phép các doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc của mình để họ có được thành phẩm và dịch vụ nhanh hơn, linh hoạt hơn, sử dụng ít tài nguyên hơn.

HƯỚNG DẪN CHỌN BẢNG KANBAN

Bảng Kanban cũ là bảng vật lý, thường có ghi chú dán mà bạn di chuyển theo cách thủ công – vẫn là một công cụ hiệu quả đáng ngạc nhiên cho ngay cả những công ty kỹ thuật số tiến bộ nhất.Tuy nhiên, phương pháp này có một nhược điểm khá lớn là nó yêu cầu tất cả các thành viên trong nhóm phải ở trong cùng một phòng.

Nếu sự cộng tác trực tiếp tương thích với nhóm của bạn hoặc nếu có một số thành viên trong nhóm làm việc từ xa, bảng Kanban kỹ thuật số nói chung là một lựa chọn khôn ngoan hơn. Bảng Kanban kỹ thuật số thường có thể được chia sẻ trên đám mây và được lưu giữ để tham khảo sau này. Khả năng xem các trạng thái hoặc phiên bản trước của bảng cũng rất hữu ích.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KANBAN BOARD – BẢNG KANBAN

1. Hình dung quy trình làm việc của bạn trên Kanban Board – Bảng Kanban

Sử dụng bảng Kanban để lập bản đồ tất cả các giai đoạn trong quá trình làm việc của bạn. Khi nhìn vào bảng, bạn sẽ có thể hiểu được công việc được xử lý như thế nào. Bắt đầu với cấu trúc bảng Kanban cơ bản và chia nó thành một vài phần chính thể hiện các giai đoạn công việc khác nhau.

2. Xác định điểm nghẽn quy trình làm việc trên Bảng Kanban

Bảng Kanban là một công cụ hoàn hảo để hình dung các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình của bạn. Logic rất đơn giản: nếu bạn thấy một cột trong đó các nhiệm vụ đến nhanh hơn thời gian chúng rời đi, công việc sẽ bắt đầu chồng chất và vấn đề sẽ hiển thị cho cả nhóm. Điều này có thể do sự cố tạm thời hoặc tắc nghẽn trong quy trình của bạn gây ra.

Chúng tôi khuyên bạn nên lập bản đồ quy trình làm việc của mình càng chính xác càng tốt để có một bức tranh rõ ràng về vị trí của vấn đề. Ví dụ, trên một bảng Kanban đơn giản chỉ có một phần “Đang xử lý” và nhiều thẻ đang chờ hoạt động, sẽ rất khó để xác định lý do tại sao công việc đang gặp khó khăn và cách bạn có thể giảm bớt tình hình. Ngược lại, việc lập bản đồ quy trình làm việc của bạn một cách chi tiết với các cột dành riêng cho tất cả các giai đoạn làm việc sẽ cho phép bạn hiểu nhanh nơi có thể thực hiện các cải tiến.

Khi bạn đã nhận thấy một cột hoặc nút thắt có vấn đề, hãy nhanh chóng hành động để giải quyết nó và ngăn nó xảy ra lần nữa. Điều đơn giản nhất cần làm là hạn chế công việc dở dang trong dòng chảy. Bằng cách này, bạn sẽ cung cấp nhiều thời gian hơn cho những người “sở hữu” giai đoạn này, cho phép họ giảm bớt “nút thắt cổ chai”. Một lựa chọn khác có thể là phân phối lại nỗ lực của nhóm để đáp ứng các yêu cầu mới. Kanban được thiết kế để mang lại sự linh hoạt tối đa, vì vậy bạn được đảm bảo an toàn cho mọi quyết định quan trọng.

3. Sử dụng Kanban Board để hạn chế công việc đang tiến hành và tập trung hoàn thành công việc

Bảng Kanban là một cách tuyệt vời để ngăn cản nhóm của bạn làm việc đa nhiệm bằng cách áp dụng các giới hạn WIP theo năng lực của bạn. Bạn có thể sử dụng một giới hạn về tổng số nhiệm vụ có thể được thực hiện đồng thời trên bảng của bạn hoặc đặt các giới hạn riêng lẻ cho từng giai đoạn của quy trình làm việc của bạn.

Nếu bạn muốn tăng tỷ lệ mang lại giá trị cho khách hàng, bạn sẽ muốn giữ cho mọi nhóm tập trung vào việc hoàn thành công việc thay vì bắt đầu một công việc mới.

Bằng cách này, họ sẽ ngừng bắt đầu công việc mới và tập trung hoàn thành các công việc đang được giao. Biết rằng mọi người đều có thể nhìn thấy những gì mỗi người đang làm là một động lực tuyệt vời để luôn theo đuổi hiệu suất tốt hơn.

4. Sử dụng Bảng Kanban để tiết kiệm thời gian lãng phí cho các cuộc họp không cần thiết

Một lợi ích đáng kể đi kèm với việc triển khai bảng Kanban là chúng giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian cho các cuộc họp, báo cáo tiến độ và nhiều sự gián đoạn không cần thiết khác.

Hãy sử dụng bảng Kanban như một kho thông tin chuyên dụng. Nó sẽ truyền bá kiến ​​thức về ai đang làm gì bất cứ lúc nào. Bảng Kanban sẽ giúp bạn và mọi người trong nhóm biết được tiến độ của các nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải lên lịch họp thường xuyên để nhận thông tin cập nhật về tiến độ.

Hơn nữa, bảng Kanban sẽ thay thế những báo cáo tiến độ dài cần nhiều thời gian để chuẩn bị và đã lỗi thời vào thời điểm chúng được trình bày cho các bên liên quan.

5. Hình dung các khối công việc trên bảng Kanban của bạn

Bảng Kanban cho phép bạn hình dung các vấn đề khiến nhóm của bạn không thể hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào được giao . Trên một bảng vật lý điển hình, các miếng chặn thường được chỉ định bằng nam châm màu đỏ hoặc ghim (nếu bạn đang sử dụng bảng xốp).

Bảng Kanban kỹ thuật số có nhiều cách nâng cao hơn để hình dung điểm tắc nghẽn (ví dụ: dấu hiệu dừng trên thẻ bị chặn). Khi có điều gì đó ngăn nhóm của bạn tiếp tục thực hiện một nhiệm vụ, họ có thể gắn nhãn nhiệm vụ đó là bị chặn và bắt đầu làm việc với nhiệm vụ khác mà không vi phạm bất kỳ giới hạn WIP nào.

6. Tự động hóa quy trình làm việc trên Kanban Board

Tự động hóa các hoạt động công việc là một cách tuyệt vời để xây dựng một hệ thống quản lý quy trình làm việc hoàn thiện. Thông thường, các nhóm phải giải quyết các nhiệm vụ định kỳ, nhanh chóng thông báo cho đồng nghiệp của họ về những thay đổi khẩn cấp, đặt lời nhắc về thời hạn và bàn giao công việc giữa nhau một cách suôn sẻ. Tất cả những điều này có thể chiếm nhiều thời gian, tạo ra sự lãng phí và hỗn loạn trong hệ thống khi bạn xử lý chúng theo cách thủ công.

Đó là lý do tại sao các bảng Kanban hiện đại cho phép bạn áp dụng các quy tắc tự động hóa cho các nhiệm vụ của mình và tối ưu hóa quy trình của chúng trong hệ thống. Thông thường, chúng ở dạng quy tắc “nếu-cái này-thì-cái kia”, cho phép bạn kích hoạt các hành động được xác định trước bên trong bảng Kanban của bạn bất cứ khi nào có điều gì khác xảy ra.

Bằng cách này, bạn sẽ có thể tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại nếu có thể, giảm các hoạt động lãng phí và mang lại hiệu quả cao hơn cho hệ thống quản lý quy trình làm việc của bạn.

7. Thu thập các chỉ số quy trình làm việc chính và cải thiện

Bảng Kanban kỹ thuật số đương đại có thể tự động thu thập thông tin về thời gian chu kỳ, thời gian thực hiện nhiệm vụ của bạn và các chỉ số hiệu suất chính khác. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về bất kỳ thay đổi nào đối với quy trình của bạn. Nó tiết kiệm nhiều thời gian hơn là việc thu thập các chỉ số thủ công.

Ngoài ra, biết cách sử dụng bảng Kanban sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc một cách tốt hơn. Bằng cách hình dung mọi thứ ở một nơi, cả nhóm sẽ luôn đi đúng hướng.

————————————————————————————————————————————————————————

Để biết thêm thông tin về Kanban Board – Bảng Kanban, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com