Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan, được phát triển ở Nhật Bản vào cuối những năm 1940 bởi các kỹ sư Toyota. Bài viết dưới đây sẽ nói về các nguyên tắc Kanban
→ Xem thêm Tìm hiểu về Kanban là gì
Mục lục
CÁC NGUYÊN TẮC KANBAN 1: HÌNH DUNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC
Hình dung công việc của bạn trên một bảng có các thẻ để đại diện cho các công việc của mỗi cá nhân và vai trò của họ đối với công việc tồn đọng (tồn kho). Sử dụng màu sắc để thể hiện chủ đề hoặc lưu ý khác nhau.
Đối với một bảng Kanban đơn giản, hãy gắn nhãn một cột là “VIỆC CẦN LÀM”, một cột ở giữa là “VIỆC ĐANG LÀM” và “VIỆC ĐÃ XONG” để thể hiện các loại công việc hoặc người chịu trách nhiệm đảm nhận công việc đó. Đặt các thẻ vào những cột phù hợp tùy thuộc vào trạng thái quy trình làm việc của chúng. Điều này cho phép cả nhóm của bạn xem xét công việc đang tiến hành, công việc đã hoàn thành và công việc sẽ bắt đầu tiếp theo.
Sau khi công việc hoàn thành, hãy di chuyển các thẻ của bạn từ trái sang phải. Nếu bạn là người mới bắt đầu, hãy giữ cho nhãn cột của bạn đơn giản và trực quan.
CÁC NGUYÊN TẮC KANBAN 2: GIỚI HẠN CÔNG VIỆC ĐANG THỰC HIỆN (WIP)
Đặt giới hạn về số lượng công việc có thể được thực hiện tại một thời điểm trong mỗi cột. Hiểu một cách đơn giản, có thể có bao nhiêu thẻ trong mỗi cột tại một thời điểm nhất định. Nguyên tắc này đảm bảo rằng các thẻ Kanban đang di chuyển trơn tru trên bảng Kanban và biết được nhóm đã sẵn sàng triển khai những công việc nào.
Hãy làm những công việc ưu tiên hàng đầu trước. Cột “VIỆC CẦN LÀM” của bạn phải được lấp đầy bởi các công việc ưu tiên hàng đầu để xử lý công việc tồn đọng của bạn. Khi bạn có một khoảng trống trong cột “VIỆC CẦN LÀM”, bạn có thể lấp đầy nó bằng một nhiệm vụ khác khác từ công việc tồn đọng của mình.
Bằng cách đặt giới hạn công việc đang thực hiện (giới hạn WIP), toàn bộ nhóm có thể nhanh chóng xem liệu có tồn tại tắc nghẽn hay không và cộng tác để khắc phục, giải quyết vấn đề. Việc thiết lập các giới hạn WIP giúp loại bỏ đa tác vụ, đây là yếu tố ảnh hưởng tiêu cực tới năng suất cuối cùng. Lời khuyên là các đội có thể hỗ trợ các đội khác khi xác định được những nút thắt cổ chai, bất kể chuyên môn.
CÁC NGUYÊN TẮC KANBAN 3: TẬP TRUNG VÀO DÒNG CHẢY
Sau khi tuân thủ 2 nguyên tắc trên, công việc của bạn đã trôi chảy tự do thông qua hệ thống Kanban. Bạn thậm chí có thể cảm thấy mọi việc dần trở nên dễ dàng. Tập trung vào dòng chảy giúp bạn đảm bảo luôn theo dõi bất kỳ sự gián đoạn nào trong quy trình và sử dụng chúng làm cơ hội để cải thiện. Quy trình làm việc phải chạy trơn tru và không dừng lại, bắt đầu một quy trình khác ngay sau khi quy trình cũ kết thúc. Chọn một số chỉ số luồng để theo dõi và phân tích chúng. Việc lựa chọn chỉ số nào hoàn toàn tùy thuộc vào bạn, dưới đây là một số ví dụ hữu ích:
- Thời gian thực hiện – mất bao lâu để thẻ chuyển từ “VIỆC CẦN LÀM” sang “VIỆC ĐÃ XONG”?
- Thời gian chu kỳ – mất bao lâu để thẻ chuyển từ “VIỆC ĐANG LÀM” sang “VIỆC ĐÃ XONG”?
- Số lượng mục chưa bắt đầu – bạn đang gặp khó khăn với khối lượng công việc của mình?
- Số lượng mục là WIP – bạn có ở trong giới hạn WIP của mình không?
- Khu vực tắc nghẽn – bạn có thấy bất kỳ khu vực nào mà thẻ tích tụ, gây tắc nghẽn dòng chảy không?
Đảm bảo dòng chảy công việc mượt mà sẽ giúp bạn tạo ra giá trị
CÁC NGUYÊN TẮC KANBAN 4: CẢI TIẾN LIÊN TỤC
Hãy nhớ rằng ngay cả sau khi thực hiện Kanban, công việc không bao giờ thực sự hoàn thành. Một phần của phương pháp Kanban là liên tục cải tiến các quy trình của bạn. Hãy luôn giám sát hệ thống Kanban của bạn và liên tục cải tiến.
KẾT LUẬN
Bằng cách tuân thủ theo 4 nguyên tắc trên, bạn sẽ có đủ cái nhìn tổng quan để bắt đầu triển khai phương pháp Kanban. Việc thiết lập bảng Kanban và xây dựng các thẻ Kanban phù hợp cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Đối với một số nhóm, Kanban có thể là tất cả những gì họ cần để quản lý hiệu quả và tạo nên phát triển hàng ngày của họ. Kanban đảm bảo rằng dây chuyền sản xuất của bạn luôn diễn ra liền mạch bất kể loại công việc bạn làm.
—————————————————————————————————————————————————————————
Để biết thêm thông tin chi tiết về các nguyên tắc Kanban, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com
