Để thích ứng được với những thay đổi của thị trường, nâng cao hiệu quả, phát triển hệ thống quản lý chất lượng, cần phải có một phương pháp. Quy trình PDCA là phương pháp được sử dụng rộng rãi hiện nay và có thể góp phần mạnh mẽ vào việc tối ưu hóa các quy trình của tổ chức. Hãy cùng với Thư Viện Tiêu Chuẩn tìm hiểu quy trình PDCA trong ISO 9001:2015.
Mục lục
Quy trình PDCA là gì?
PDCA là cụm từ viết tắt của Plan – Do – Check – Act tượng trưng cho 4 giai đoạn hoạt động cần thực hiện một cách tuần tự để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Cụ thể các giai đoạn đó bao gồm:
- Plan: Thiết lập kế hoạch.
- Do: Triển khai kế hoạch đã được thiết lập.
- Check: Kiểm tra, đánh giá kết quả triển khai thực tế.
- Act: Khắc phục, cải tiến.
Quy trình PDCA còn được gọi là Chu trình Deming hoặc Chu trình Shewhart, PDCA là một phương pháp có thể được áp dụng trong bất kỳ quy trình kinh doanh nào (hoặc thậm chí trong cuộc sống cá nhân) cần được cải tiến liên tục. Đây là một quá trình lặp đi lặp lại để liên tục cải tiến sản phẩm, con người và dịch vụ.
Phương pháp PDCA được phát triển vào những năm 20 và trở nên phổ biến vào những năm 50, khi William Edwards Deming, cha đẻ của quản lý chất lượng, thực hiện logic lập kế hoạch, thực hiện, phân tích và nâng cao một dự án lớn: xây dựng lại cơ sở hạ tầng công nghiệp Nhật Bản sau đó Chiến tranh Thế giới II.
Điều khoản nào của ISO 9001:2015 tương ứng với Quá trình PDCA
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, việc lập kế hoạch QMS được thực hiện trên cơ sở tuân thủ các điều khoản. Hãy cùng với Thư Viện Tiêu Chuẩn giải mã các điều khoản của ISO 9001:2015 tương ứng với Quá trình PDCA như thế nào?
1. P-Plan – Thiết lập kế hoạch
Khi áp dụng Quá trình PDCA vào hệ thống quản lý chất lượng (QMS), tổ chức cần thực hiện việc lên kế hoạch định kỳ . Việc này nhằm đảm bảo kế hoạch luôn được cập nhật phù hợp với tình hình hiện tại của tổ chức.
Quá trình PDCA của ISO 9001 được thực hiện trên cơ sở tuân thủ 4 điều khoản dưới đây:
Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức
- Điều khoản 4.1: Xác định bối cảnh thực tế bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến quá trình QMS.
- Điều khoản 4.2: Hiểu rõ nhu cầu, mong muốn từ các bên quan tâm.
- Điều khoản 4.3: Xác định phạm vi hệ thống quản lý chất lượng.
- Điều khoản 4.4: Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình QMS cần thiết
Điều khoản 5: Sự lãnh đạo
- Điều khoản 5.1: Lãnh đạo cao nhất cần chứng tỏ và cam kết về việc áp dụng vận hành QMS theo ISO 9001.
- Điều khoản 5.2: Xây dựng, thực hiện và duy trì mục tiêu, chính sách chất lượng.
- Điều khoản 5.3: Hiểu rõ, phân công, truyền đạt vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng.
Điều khoản 6: Hoạch định
- Điều khoản 6.1: Thiết lập các hành động để giải quyết rủi ro, cơ hội.
- Điều khoản 6.2: Thiết lập các mục tiêu chất lượng, các quá trình cần thiết và hoạch định hành động để đạt mục tiêu đó.
- Điều khoản 6.3: Hoạch định sự thay đổi.
Điều khoản 7: Hỗ trợ
- Điều khoản 7.1: Xác định, cung cấp các nguồn lực cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng.
- Điều khoản 7.4: Trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý chất lượng.
- Điều khoản 7.5: Tạo lập, cập nhập và kiểm soát thông tin dưới dạng văn bản.
2. D- Do – Tiến hành triển khai kế hoạch
Sau khi xác định những mục tiêu, kế hoạch thì bước tiếp theo tổ chức cần làm là triển khai kế hoạch thực tế bằng việc áp dụng quy trình đã thiết lập trước. Quá trình triển khai liên quan đến các điều khoản sau đây:
Điều khoản 7.2 và 7.3: Năng lực và nhận thức
Tổ chức cần đảm bảo toàn bộ thành viên trong tổ chức có đủ năng lực, nhận thức trong quá trình triển khai, thực hiện hệ thống quản trị chất lượng.
Điều khoản 8: Thực hiện
- Điều khoản 8.2: Quan tâm tới các bên liên quan để hiểu về các yêu cầu về dịch vụ/sản phẩm.
- Điều khoản 8.3: Thiết lập, thực hiện, duy trì thiết kế và phát triển dịch vụ/sản phẩm.
- Điều khoản 8.4: Kiểm soát, đảm bảo các quá trình dịch vụ/sản phẩm do bên ngoài cung cấp phù hợp yêu cầu.
- Điều khoản 8.5: Sản xuất và cung cấp dịch vụ/sản phẩm.
- Điều khoản 8.6: Thông qua dịch vụ/sản phẩm.
3. C-Check – Kiểm tra, đánh giá kết quả
Để kiểm tra xem việc thực hiện có đạt hiệu quả không thì tổ chức cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra, đánh quá trình hoạt động một cách bao quát nhất. Các hoạt động này liên quan tới Điều khoản 9 của ISO 9001:2015: Đánh giá kết quả thực hiện:
- Điều khoản 9.1: Tiến hành theo dõi, phân tích, đo lường và đánh giá sự hài lòng của khách hàng sau khi thu thập được thông tin.
- Điều khoản 9.2: Đánh giá nội bộ theo những khoảng thời gian được hoạch định.
- Điều khoản 9.3: Lãnh đạo cần xem xét hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức theo những thời gian được hoạch định.
4. A-Act –Hành động khắc phục, cải tiến
Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện các vấn đề chưa phù hợp, tổ chức cần có các biện pháp giải quyết, nhằm khắc phục và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng. Trong tiêu chuẩn ISO 9001, hành động cải tiến được nhắc đến trong Điều khoản 10 cụ thể như sau:
- Điều khoản 10.1: Khi có sự không phù hợp thì cần có các hành động khắc phục.
- Điều khoản 10.2: Tổ chức cần cải tiến liên tục sự thích hợp, thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Ngoài ra trong các điều khoản: “Điều khoản 6.1: Thiết lập các hành động để giải quyết rủi ro, cơ hội và Điều khoản 6.3: Hoạch định sự thay đổi” cũng có các hành động để khắc phục rủi ro và tiếp tục cải tiến.
Lợi ích khi triển khai ISO 9001 theo Quy trình PDCA
- Cải tiến liên tục: Đây có thể là lợi ích cốt lõi của việc áp dụng theo quy trình PDCA trong ISO 9001:2015. Quy trình này giúp tổ chức có thể xác định và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả hơn và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ cũng như sự hài lòng của khách hàng.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Quy trình PDCA trong ISO 9001:2015 giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí. Tổ chức có thể theo dõi và đo lường hiệu quả của từng hoạt động, từ đó xác định những điểm yếu và thực hiện các biện pháp cải tiến.
- Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Quy trình PDCA giúp tổ chức thu thập phản hồi của khách hàng một cách hiệu quả hơn, từ đó có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ. Qua đó, khách hàng sẽ tin tưởng hơn vào thương hiệu và sẵn sàng quay lại mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tăng cường khả năng cạnh tranh: Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc áp dụng ISO 9001 theo PDCA giúp tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng sản phẩm/dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng, từ đó tạo dựng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
- Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp: Quy trình PDCA trong ISO 9001:2015 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức/doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn, hoạt động trong mọi lĩnh vực. Doanh nghiệp có thể linh hoạt áp dụng PDCA vào từng quy trình, hoạt động cụ thể của mình.
Một số thách thức khi áp dụng quy trình PDCA trong ISO 9001:2015
- Thiếu sự cam kết từ lãnh đạo: Việc áp dụng quy trình PDCA trong ISO 9001:2015 đòi hỏi sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Nhưng, lãnh đạo trong nhiều tổ chức còn chưa quan tâm và chưa tham gia tích cực vào các hoạt động cải tiến chất lượng.
- Thiếu nguồn lực và năng lực của nhân viên còn hạn chế: Để triển khai quy trình hệ thống quản lý chất lượng cần có sự chuẩn bị nguồn lực tài chính, nhân lực cũng như sự tham gia của tất cả các nhân viên trong tổ chức. Tuy nhiên, nhiều tổ chức chưa có đủ nguồn lực, nhân lực để thực hiện tốt quá trình PDCA của ISO 9001.
- Văn hóa doanh nghiệp không phù hợp: Việc triển khai ISO 9001 theo quy trình PDCA có thể gặp khó khăn nếu trước nay tổ chức không chú trọng vào các hoạt động cải tiến liên tục. Mọi người trong tổ chức có thể không quen với hoạt động của quy trình cũng như chưa có quá nhiều hiểu biết về nó.
- Khó khăn trong việc thu thập và phân tích dữ liệu: Quy trình PDCA dựa trên dữ liệu để đánh giá hiệu quả và thực hiện các biện pháp cải tiến. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn hạn chế hay gặp khó khăn trong việc thu thập và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả, chính xác.
- Khó khăn trong việc duy trì hoạt động lâu dài: Áp dụng ISO 9001:2015 theo PDCA là một quá trình lâu dài và cần được duy trì liên tục. Tổ chức cần phải có kế hoạch để duy trì hệ thống quản lý chất lượng và thực hiện các hoạt động cải tiến thường xuyên nếu không rất khó để duy trì hoạt động lâu dài.
Ngoài những thách thức trên, việc triển khai ISO 9001 theo PDCA cũng có thể gặp phải một số khó khăn khác tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng những thách thức này và có biện pháp khắc phục phù hợp để đảm bảo việc triển khai thành công.
Trên đây là những thông tin khi áp dụng quy trình PDCA trong ISO 9001:2015. Thông tin có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình PDCA trong ISO 9001 cũng như những lợi ích, khó khăn khi áp dụng quy trình PDCA trong ISO 9001:2015.
Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc áp dụng quy trình PDCA trong ISO 9001:2015 này, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được hướng dẫn triển khai.
