Để xây dựng thành công Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, các doanh nghiệp ko nên bỏ qua hướng dẫn áp dụng ISO 45001:2018 dưới đây.
Với việc gia tăng lợi nhuận thì hiện nay các Doanh Nghiệp đầu tư chú trọng vào việc đảm bảo an toàn sức khỏe cho người lao động. Minh chứng là từ khi chuyển đổi và ra phiên bản mới ISO 45001:2018 chuyên về quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp thì tại các quốc gia trên thế giới áp dụng rất nhiều. Tại Việt Nam đã có những đơn vị tiên phong áp dụng tiêu chuẩn này và đã từng bước mang lại những tín hiệu và lợi ích tích cực cho môi trường làm việc của người lao động.
Trong bài viết này chúng tôi xin chia sẻ đến bạn đọc về những Hướng dẫn triển khai áp dụng ISO 45001:2018 để Doanh Nghiệp của bạn áp dụng và duy trì một hệ thống ISO 45001:2018 một cách hiệu quả nhất.
CÁC BƯỚC XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG ISO 45001:2018
Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý ATSKNN thường trải qua các giai đoạn như bảng sau:
Bảng 3.3 Quá trình xây dựng, đánh giá HTQL ATSKNN
| 1. Xác định nhu cầu |
|
| 2. Chuẩn bị |
|
| 3. Đánh giá thực trạng |
|
| 4. Đào tạo |
|
| 5. Thiết lập HTQL |
|
| 6. Áp dụng |
|
| 7. Giám sát, đánh giá, cải tiến |
|
| 8. Chứng nhận (nếu có nhu cầu) |
|
| 9. Duy trì |
|
Số lượng và thứ tự thực hiện các bước nêu trên chỉ mang tính tương đối. Một số bước có thể được thực hiện đồng thời hoặc trước các bước khác. Chẳng hạn việc xác định nhu cầu và đánh giá thực trạng có thể thực hiện song song, hoặc thậm chí đánh giá thực trạng có thể thực hiện trước, làm cơ sở cho việc xác định chính xác nhu cầu. Khâu đào tạo cũng có thể lồng ghép trong nhiều khâu khác nhau .
Trong quá trình thực hiện, tổ chức có thể thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp giúp đào tạo và hướng dẫn xây dựng, áp dụng. Tùy vào nhu cầu, tổ chức có thể sử dụng dịch vụ đánh giá chứng nhận bởi tổ chức độc lập để có được sự xem xét, đánh giá một cách khách quan, chuyên nghiệp.
Xác định nhu cầu: Nếu một tổ chức xác định việc áp dụng ISO 45001 chỉ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc của cơ quan quản lý nhà nước địa phương, tổ chức đó vẫn có thể dựng lên được một hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn, thậm chí có thể được chứng nhận. Tuy nhiên, việc duy trì hệ thống đó sẽ trở thành gánh nặng do nó không xuất phát từ nhu cầu nội tại. Do đó, ở giai đoạn này, lãnh đạo tổ chức cần đánh giá một cách khách quan các lợi ích cụ thể mà hệ thống quản lý ATSKNN theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018 mang lại cho tổ chức mình, nhận diện đầy đủ các thuận lợi, khó khăn, đặc biệt là các vấn đề từ bên trong tổ chức để xác định mức độ cấp thiết của việc xây dựng một hệ thống như vậy. Nếu câu trả lời là tích cực, lãnh đạo cần tự mình xác định quyết tâm, cam kết và truyền đạt trong tổ chức. Đặc biệt, tuyệt đối không nên coi đây là một dự án được triển khai trong một thời gian rồi kết thúc, mà là sự khởi đầu của một quá trình lâu dài, song hành cùng với sự tồn tại của tổ chức từ đó về sau.
Chuẩn bị: Đây là khâu không thể thiếu nếu muốn thành công. Bên cạnh vấn đề tài chính, tổ chức cần tập hợp được những người có năng lực, trách nhiệm, quyền hạn, khả năng tổ chức để hỗ trợ cho toàn bô quá trình triển khai tiếp theo. Một nhóm như vậy thường được gọi là “Ban OHS (ATSKNN)” hay “Ban ISO”. Kinh nghiệm của một số tổ chức chỉ ra rằng , nếu thành phần của nhóm này bao gồm người đứng đầu các bộ phận ( thay vì cấp phó hoặc “người được ủy quyền “khác) trong tổ chức thì khả năng thành công sẽ cao hơn . Một kế hoạch triển khai chi tiết cần được thiết lập trong giai đoạn này, có tính tới tất các quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ATSKNN và nguồn lực cần thiết cho các quá trình đó .
Đánh giá thực trạng: Giúp nhận diện đầy đủ , chính xác những điểm yếu, thiếu so với yêu cầu của tiêu chuẩn , từ đó tổ chức có căn cứ tin cậy để xác định khối lượng công việc cần làm. Hoạt động này cũng giúp tổ chức có cái nhìn thực tế hơn về những thuận lợi, khó khăn, có hội và thách thức. Đánh giá thực trạng càng tỉ mỉ thì quá trình thiết kế và xây dựng hệ thống sau này càng thuận lợi hơn . Việc này cần được thực hiện bởi những người hiểu rõ tiêu chuẩn ISO 45001 .
Đào tạo: Có ba nội dung đào tạo cơ bản là đào tạo nhận thức chung về yêu cầu của tiêu chuẩn, đào tạo phương pháp xây dựng hệ thống quản lý ATSKNN và đào tạo đánh giá (nội bộ). Đào tạo nhận thức chung cần được áp dụng đối với mọi cá nhân có hoạt động ảnh hưởng tới hoạt động ATSKNN của tổ chức, thực tế là hầu như tất cả mọi người trong tổ chức. Nội dung phải bao gồm kiến thức về an toàn, các biện pháp đảm bảo an toàn, ngăn ngừa tai nạn, kiến thức khái quát về quản lý an toàn, về hệ thống quản lý ATSKNN và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001. Đào tạo phương pháp xây dựng hệ thống quản lý ATSKNN thường được cung cấp cho những người chịu trách nhiệm soạn thảo các tài liệu của hệ thống quản lý ATSKNN để cung cấp kỹ năng viết quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và các tài liệu khác cần thiết cho hệ thống quản lý. Đào tạo đánh giá nội bộ giúp hình thành đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ cho tổ chức để chủ động triển khai công tác đánh giá, cải tiến. Đào tạo phương pháp xây dựng hệ thống và đánh giá nội bộ cần tập trung vào việc hình thành kỹ năng nên cần được thiết kế tỷ lệ đào tạo lý thuyết và thực hành hợp lý. Ngoài ra không thể bỏ qua các nội dung đào tạo theo yêu cầu pháp luật.
Thiết lập HTQL: Đây là quá trình thiết kế hay còn gọi là xây dựng hệ thống quản lý. Tổ chức cần xác định phạm vi của hệ thống này, tức là cần áp dụng cho những hoạt động, bộ phận, khu vực nào trong tổ chức. Trong điều kiện lý tưởng, doanh nghiệp nên xây dựng cho tất cả . Tuy nhiên , vì nhiều lý do khác nhau như hạn chế về nguồn lực, thời gian, khó khăn trong kiểm soát một số bộ phận hay khu vực … nên có tổ chức sẽ giới hạn phạm vi áp dụng ISO 45001. Chẳng hạn một công ty vận tải có thể gặp khó khăn trong kiểm soát hoạt động trên đường của các lái xe do không đủ phương tiện, nhân lực quản lý nên không áp dụng cho hoạt động vận chuyển hàng hóa mà chỉ áp dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng xe tại nhà xưởng của mình. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc giới hạn như vậy cũng hợp lý. Ví dụ một công ty xây dựng muốn áp dụng ISO 45001 nhưng lại loại trừ hoạt động tại các công trình xây dựng thì việc áp dụng như vậy không có nhiều ý nghĩa.
Việc thiết kế HTQL ATSKNN có thể dựa trên các cơ cấu tổ chức sẵn có với việc bổ sung các trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận chức năng và từng cá nhân đối với việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống đó. Cũng có thể điều chỉnh, bổ sung cơ cấu tổ chức cho phù hợp với “bản thiết kế” mà tổ chức đưa ra , chẳng hạn như việc thiết lập Ban An toàn sức khỏe, các nhân viên an toàn tại các phân xưởng… Trong khi việc thiết kế hệ thống thường là quá trình từ trên xuống (top down) thì quá trình soạn thảo các tài liệu thuộc hệ thống đó lại nên là quá trình từ dưới lên (bottom up). Nhóm hạt nhân (“Ban OHS”) đóng vai trò điều phối hoạt động này, việc soạn thảo tài liệu cần có sự tham gia của những người làm việc trực tiếp. Mặc dù tiêu chuẩn chỉ quy định một số lượng hữu hạn các tài liệu bắt buộc phải có, các tổ chức cần bổ sung những tài liệu cần thiết giúp quá trình vận hành diễn ra theo mong muốn và đạt được kết quả dự kiến. Quá trình biên soạn tài liệu được trao đổi, phản biện và sau đó được xem xét lại bởi (những) người khác. Quá trình soát xét này giúp phát hiện và loại bỏ những cách diễn đạt tối nghĩa, khó hiểu, gây tranh cãi, hoặc các quy định mâu thuẫn với các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác hay với các tài liệu khác, các yêu cầu không khả thi. Do loại tài liệu được sử dụng thường xuyên nhất trong thực tế là tài liệu ở tầng cuối cùng – biểu mẫu, chúng nên được thiết kế sao cho nhìn vào đó là người sử dụng có thể dễ dàng hình dung ra quy trình thực hiện.
Cần nhấn mạnh rằng, tiêu chuẩn chỉ đưa ra yêu cầu mà không áp đặt cách làm, vốn là việc do tổ chức tự quyết định. Để dễ hình dung về việc xây dựng và áp dụng một hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn, người ta khái quát thành” viết ra những gì đã làm, và làm theo những gì đã viết”. Về sau vế đầu của “công thức’ này được chỉnh lại cho đúng hơn là “viết ra những gì cần làm”, nghĩa là hệ thống tài liệu không phải chi mô phỏng lại những gì đang diễn ra mà phải phù hợp với các yêu cầu (của tiêu chuẩn, của các bên liên quan như cơ quan nhà nước) và mong muốn của tổ chức. Tiếp theo, nhiều tổ chức không hài lòng với cách làm của mình mà muốn hướng theo các cách làm hiệu quả hơn, nên họ đổi tiếp thành “viết ra những thực hành tốt nhất”.
Hoạt động đòi hỏi thời gian, công sức và chi phí khác trong quá trình xây dựng hệ thống là việc cung cấp các nguồn lực cần thiết như cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, cải tạo môi trường làm việc … Yêu cầu pháp luật đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc đầu tư ban đầu của tổ chức để đảm bảo mức độ đáp ứng tối thiểu. Trong quá trình duy trì và cải tiến sau này, tổ chức có thể từng bước cải thiện các điều kiện cơ sở vật chất, môi trường theo hướng tốt hơn.
Áp dụng: Những tài liệu đã được thiết lập trong quá trình trước cần được phổ biến cho các cá nhân liên quan để hiểu rõ và thực hiện trong thực tế. Các tài liệu đó cũng cần phải sẵn có và có thể được truy cập ở các khu vực có liên quan (tổ chức cần xác định từng bộ phận cần được phân phối các tài liệu nào , hình thức phân phối (bản cứng, bản điện tử). Có thể cần những đợt tập huấn để phổ biến các tài liệu như chính sách, mục tiêu, các quy trình, hướng dẫn, hệ thống biểu mẫu và cách áp dụng chúng. Việc này có thể thực hiện một cách tập trung hoặc phân quyền cho các bộ phận triển khai tới cho từng nhân viên . Cũng có thể áp dụng các hình thức kiểm tra thích hợp để đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức hiểu đúng các yêu cầu liên quan đến hoạt động của họ. Những người mới được tuyển dụng hoặc được luân chuyển tới nơi làm việc mới cần nhanh chóng nắm bắt các quá trình mới và các tài liệu liên quan.
Thời gian áp dụng ban đầu đòi hỏi sự hướng dẫn bởi những người có trình độ và kỹ năng, thường là thành viên của “Ban OHS”, người quản lý các khu vực, hoặc của chuyên gia tư vấn cho tới khi việc áp dụng trở nên thuần thục . Nhìn thoáng qua về hình thức, quá trình áp dụng có vẻ như đồng nhất với việc “cập nhật (hay ghi chép) các biểu mẫu”. Cách nhìn như vậy không sai nếu xét tới định nghĩa về hồ sơ của tiêu chuẩn ISO 45001 : 2018 (“bằng chứng của các kết quả đạt được” – mục 3.24 Điều 3) hay định nghĩa chung về hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2015 (“tài liệu chỉ ra kết quả đạt được hoặc cung cấp bằng chứng về hoạt động được thực hiện ” – Điều 3.8.10) bởi hồ sơ chủ yếu được hình thành từ việc ghi chép (cập nhật) thông tin trong quá trình thực hiện công việc (và cả kết quả công việc) vào các biểu mẫu. Dĩ nhiên, điều này là chưa đủ, vì việc áp dụng còn bao gồm việc tuân thủ các quy định mà không cần phải được ghi chép lại, chẳng hạn như việc sử dụng bảo hộ lao động (ví dụ đội mũ bảo hộ , đeo nút bịt tại , đeo đai an toàn …) ,hay việc thực hiện các thao tác an toàn, vv.
Cần lưu ý là một hệ thống quản lý được coi là có hiệu lực khi nó được áp dụng trong thực tế đúng như những gì đã hoạch định (ví dụ theo các tài liệu đã được viết ra). Tuy nhiên, tổ chức có thể, và nên, quan tâm tới hiệu quả của việc áp dụng, tức là tính tới những gì phải bỏ ra như tài chính, thời gian, nhân lực … để vận hành hệ thống. Như vậy hiệu quả được xác định trong mối quan hệ giữa mục tiêu đạt được và chi phí cho quá trình. Do đó, trong quá trình áp dụng tổ chức cần thường xuyên xem xét , điều chỉnh để nâng cao hiệu quả áp dụng. Việc thực hiện các quá trình nhận biết , đánh giá , xử lý rủi ro và các quá trình có liên quan, là những yếu tố đặc thù của quản lý ATSKNN theo ISO 45001, được trình bày trong:
NHẬN DIỆN MỐI NGUY VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO ATSKNN TRONG HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG ISO 45001
Giám sát, đánh giá, cải tiến: Đây là các công cụ không thể thiếu của bất kỳ hệ thống quản lý nào. Việc này được thực hiện thông qua công tác giám sát an toàn lao động của những người có trách nhiệm (ví dụ mạng lưới an toàn vệ sinh viên, nếu có), kết quả quan trắc môi trường lao động, qua các báo cáo tai nạn lao động, theo dõi diễn biến sức khỏe của người lao động , qua hoạt động đánh giá nội bộ và đánh gá sự tuân thủ, lập và phân tích các báo cáo định kỳ như báo cáo thực hiện mục tiêu ATSKNN, các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền … Hiệu quả của hoạt động này phụ thuộc vào độ tin cậy của dữ liệu. Do đó, cần có cơ chế khuyến khích việc cung cấp dữ liệu thực, tránh tình trạng “làm đẹp” con số. Trong thực tế không hiếm trường hợp các công ty tổ chức quan trắc môi trường lao động nhưng không giám sát công việc và phân tích kết quả do đơn vị quan trắc lập nên không phát hiện việc quan trắc không đúng, đủ theo kế hoạch (ví dụ không đúng vị trí cần 1 quan trắc) hoặc áp dụng nhầm chỉ tiêu đánh giá nên kết luận sai.
Khi phân tích bản chất và nguyên nhân sự cố, sự không phù hợp, cần đi đến cùng bản chất và phân tích mọi nguyên nhân. Có thể áp dụng các phương pháp như 5 Why (đặt liên tiếp 5 câu hỏi tại sao cho tới khi thấy được nguyên nhân gốc rễ) hoặc sử dụng biểu đồ nhân quả (còn gọi là biểu đồ xương cá, để phân tích nguyên nhân từ nhiều góc độ khác nhau gồm con người, phương tiện, phương pháp, thông tin) . Hành động khắc phục phải tương ứng với các nguyên nhân đã phân tích. Một tình huống phổ biến là khi thực hiện các hành động khắc phục, nhiều tổ chức không phân tích nguyên nhân sâu xa của vấn đề và hành động khắc phục được thực hiện chỉ đơn giản là việc xử lý sự cố, tức chỉ hướng tới “ngọn” của vấn đề.
Chứng nhận: Chứng nhận không phải là điều bắt buộc đối với tổ hức áp dụng ISO 45001, trừ khi là một yêu cầu pháp luật. Tuy nhiên, tổ chức có thể tìm thấy lợi ích từ dịch vụ này như việc có được sự đánh giá độc lập, khách quan từ một tổ chức chuyên nghiệp. Giấy chứng nhận của tổ chức chứng nhận có uy tín, được công nhận bởi các tổ chức công nhận thành viên của Diễn đàn Công nhận quốc tế IAF khách hàng, đối tác và xã hội. Bên cạnh đó, việc thường xuyên được giám sát bởi tổ chức chứng nhận cũng tạo ra một sức ép cần thiết cho tính tuân thủ trong tổ chức, đặc biệt là ở những giai đoạn đầu. Để được chứng nhận, tổ chức cần có người làm đầu mối liên hệ với tổ chức chứng nhận để hiểu được các yêu cầu về thủ tục chứng nhận, về duy trì chứng nhận , sử dụng dấu chứng nhận … Chứng nhận thường có hiệu lực trong vòng 3 năm và bao gồm các hoạt động đánh giá chứng nhận lần đầu (gồm đánh giá 2 giai đoạn), đánh giá giám sát ít nhất mỗi năm một lần, đánh giá chứng nhận lại trong năm thứ 3 trước khi giấy chứng nhận hết hiệu lực. Khi đã được chứng nhận, tổ chức phải tuân thủ một số nghĩa vụ để được duy trì chứng nhận như phải duy trì, cải tiến hệ thống quản lý ATSKNN, báo cáo với tổ chức chứng nhận về các thay đổi hoặc các báo cáo theo yêu cầu, chẳng hạn khi có sự cố tai nạn nghiêm trọng xảy ra, hoặc khi phối hợp giải quyết khiếu nại … Tổ chức chứng nhận có thể đánh giá giám sát đột xuất.
Duy trì: Duy trì hệ thống quản lý ATSKNN là một quá trình lâu dài, không có điểm kết thúc, đòi hỏi sự quan tâm thường xuyên của tổ chức. Trong quá trình duy trì, tổ chức cần thường xuyên đánh giá (nội bộ), thu thập, phân tích các thông tin và xem xét để thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý ATSKNN, cập nhật các thay đổi của tiêu chuẩn. Bên cạnh các hoạt động hàng ngày của các bộ phận, cá nhân như việc thực hiện các thao tác, quy trình, báo cáo … một số hoạt động cần được thực hiện theo định kỳ, và cần có người phụ tránh để không bị bỏ qua
Xem thêm Rủi ro và cơ hội trong ISO 45001 là gì?
ISO 45001:2018 – Hệ thống quản lý An toàn và Sức khoẻ Nghề nghiệp cung cấp các tiêu chí và khuôn khổ để cải thiện an toàn lao động, giảm thiểu rủi ro tại nơi làm việc và tạo điều kiện làm việc an toàn hơn.
Tiêu chuẩn ISO 45001:2018 được thiết lập để tích hợp với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO khác, nhằm đảm bảo mức độ tương thích cao với các phiên bản mới của ISO 9001 (quản lý chất lượng) và ISO 14001 (quản lý môi trường) qua việc sử dụng mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act). Nó cung cấp một khuôn khổ cho các tổ chức để lên kế hoạch về những gì họ cần phải làm nhằm giảm thiểu nguy cơ gây hại. Các biện pháp này phải giải quyết được các mối lo ngại về những vấn đề lâu dài về sức khoẻ và sự vắng mặt trong công việc, cũng như những vấn đề gây ra tai nạn khác.
Tiêu chuẩn ISO 45001:2018 về Quản lý An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp sẽ thay thế cho OHSAS 18001 ban hành năm 2007.
Để được tư vấn tiêu chuẩn ISO 45001:2018 liên hệ với CHÚNG TÔI để được tư vấn chuyên nghiệp nhất.
