Thư viện tiêu chuẩn xin gửi đến bạn những thông tin cần thiết về Điều khoản 8.1 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
Mục lục
Điều khoản 8.1: Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
Điều khoản 8.1 – ISO 9001 là điều khoản nằm trong Điều 8 (Thực hiện) thuộc phiên bản ISO 9001:2015 về Hệ thống quản lý chất lượng.
Điều khoản 8.1 chú trọng về “Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện”. Trong phần này, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc lên kế hoạch, kiểm tra, rà soát các quá trình thưc hiện.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định điều khoản 8.1 cụ thể như sau:
“Tổ chức phải hoạch định, thực hiện và kiểm soát tốt các quá trình (xem 4.4) cần thiết để đáp ứng các yêu cầu đối với việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ và để thực hiện các hành động xác định tại Điều 6, thông qua:
- a) xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ;
- b) thiết lập chi phí với:
1) các quá trình;
2) việc chấp nhận sản phẩm dịch vụ;
- c) xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm và dịch vụ;
- d) thực hiện việc kiểm soát các quá trình theo tiêu chí này;
- e) xác định, duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết:
1) để có sự tin tưởng rằng các quá trình được thực hiện như đã hoạch định;
2) để chứng tỏ sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ với các yêu cầu của chúng.
Đầu ra của việc hoạch định này phải thích hợp với các hoạt động của doanh nghiệp.”
Tổ chức phải kiểm soát những thay đổi theo hoạch định và xem xét các hệ thống những thay đổi ngoài dự kiến, thực hiện hành động để giảm nhẹ mọi tác động bất lợi khi cần.
Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình thuê ngoài đều được kiểm soát (xem 8.4).”
Tại sao nên áp dụng Điều khoản 8.1 – ISO 9001:2015
Điều khoản 8.1 của tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản mới nhất yêu cầu về hoạch định và kiểm soát việc thực hiện. Điều khoản này hướng tới mục tiêu đảm bảo quy trình thực hiện được triển khai một cách thống nhất và bài bản.
Việc áp dụng tốt Điều khoản 8.1 mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, dưới đây là một vài lợi ích chính:
1. Nâng cao hiệu quả hoạt động
Khi doanh nghiệp áp dụng Điều khoản 8.1 của ISO 9001:2015, việc quản lý quy trình sẽ trở nên hiệu quả hơn. Mỗi yêu cầu trong Điều khoản 8.1 đều góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động, đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Khi triển khai công việc, hoạt động kiểm soát góp phần phát hiện, xác định các rủi ro tiềm ẩn, từ đó ngăn ngừa sai sót và sự cố xảy ra. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro, tránh được các chi phí không cần thiết. Ngoài ra còn tối ưu hóa được nguồn lực như nhân công, thời gian, nguồn vốn… là cơ sở nâng cao năng suất hoạt động.
Có thể nói, việc áp dụng tốt Điều khoản 8.1 giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất hoạt động, năng suất làm việc tăng cao, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.
2. Tăng cường sự hài lòng của khách hàng
Việc thực hiện tốt các yêu cầu có trong Điều khoản 8.1 có tác động trực tiếp tới sự hài lòng của khách hàng. Thông qua việc lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện, chất lượng sản phẩm/dịch vụ được nâng cao, đáp ứng được yêu cầu mong đợi của khách hàng, mang lại trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ tốt, nâng cao độ tin cậy và uy tín thương hiệu.
Việc triển khai công việc theo kế hoạch và kiểm soát tốt quá trình thực hiện giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất cứ nhiệm vụ nào. Các sản phẩm, dịch vụ được cung cấp đến khách hàng một cách chuyên nghiệp, kịp thời giải quyết mọi khiếu nại.
Có được sự yêu mến của khách hàng, doanh nghiệp có thể nâng cao vị thế của mình trên thị trường so với các đối thủ, thu hút thêm khách hàng tiềm năng, tăng cường tiếp cận khách hàng mục tiêu và mở rộng thị trường.
3. Khẳng định vị thế của doanh nghiệp
Khi thực hiện hoạch định và kiểm soát tốt, doanh nghiệp hoàn toàn đủ khả năng cung cấp bằng chứng cho các cam kết về chất lượng.
Việc đảm bảo sản phẩm/dịch vụ chất lượng góp phần giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng tiếp cận thị trường. Mở rộng cơ hội hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước, tham gia vào các dự án lớn. Dựa vào chất lượng và khả năng tiếp cận thị trường, doanh nghiệp có thể nâng cao giá trị thương hiệu, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín.
Hướng dẫn tuân thủ Điều khoản 8.1 – ISO 9001:2015
Bước 1: Xác định yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
Các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ được đề cập đến có thể là:
- Yêu cầu về chất lượng (tiêu chuẩn chất lượng cam kết; an toàn với con người và môi trường; độ bền cao…)
- Yêu cầu tính năng (thỏa mãn nhu cầu khách hàng; tính năng mới, sáng tạo; dể sử dụng, bảo trì…)
- Giá cả (tính hợp lý; tính cạnh tranh; chính sách giá linh hoạt…)
- Dịch vụ khách hàng (nhanh chóng, hiệu quả; chuyên nghiệp, chu đáo, tận tâm; giải quyết khiếu nại thỏa đáng…)
- Thông tin (đầy đủ, chính xác, kịp thời; rõ ràng, dễ hiểu…)
- …
Bước 2: Thiết lập tiêu chí
Tiêu chí được thiết lập nhằm đảm bảo cho các yêu cầu được hoàn thành một cách tốt nhất. Gồm cả tiêu chí về các quá trình và tiêu chí về việc chấp nhận sản phẩm dịch vụ.
Tiêu chí về quá trình (những tiêu chí mà các quá trình trong doanh nghiệp cần đáp ứng để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất hoạt động) như
- Tiêu chí về hiệu quả (đúng mục tiêu đề ra; nguồn lực tối ưu; tuân thủ quy định, tiêu chuẩn; ứng được với những thay đổi của môi trường…)
- Tiêu chí về hiệu suất (thực hiện nhanh chóng, kịp thời; độ chính xác, độ tin cậy cao; tính nhất quán cao…)
- Tiêu chí về giá trị (mang lại giá trị cho khách hàng; tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp; nâng cao uy tín thương hiệu…)
- Tiêu chí kiểm soát (mô tả rõ ràng, chi tiết; phân công rõ ràng; giám sát, đo lường hiệu quả…)
- Tiêu chí về sự minh bạch, sự linh hoạt, tính an toàn…
- ….
Tiêu chí về việc chấp nhận sản phẩm/dịch vụ (những tiêu chí mà sản phẩm/dịch vụ cần đáp ứng để được khách hàng chấp nhận và sử dụng) như
- Tiêu chí về chức năng (chức năng cơ bản; chức năng bổ sung; dễ sử dụng, bảo trì…)
- Tiêu chí về chất lượng (chất lượng cao; tiêu chuẩn về an toàn, độ bền; chính xác cao, ít sai sót; tính thẩm mỹ, phù hợp sở thích khách hàng…)
- Tiêu chí giá cả (hợp lý với giá trị; xét cạnh tranh với đổi thủ…)
- Tiêu chí dịch vụ khách hàng (thời gian, quá trình thực hiện dịch vụ khách hàng; hiệu quả; giải quyết khiếu nại…)
- Tiêu chí thông tin (các thông số kỹ thuật, mô tả tính năng, công dụng…)
- …
Bước 3: Xác định nguồn lực
Doanh nghiệp cần xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm/dịch vụ. Các nguồn lực có thể kể đến như
- Nhân lực (đội ngũ lãnh đạo; cán bộ, công nhân viên)
- Tài chính (nguồn vốn; trang thiết bị, công cụ, phần mềm; chi phí vận hàng; chi phí đào tạo…)
- Thông tin (đầy đủ thông tin chính xác; hệ thống quản lý thông tin hiệu quả…)
- Công nghệ – kỹ thuật (phần mềm, công nghệ mới; dây chuyền sản xuất…)
- Thời gian (thời gian thực hiện, hiệu chỉnh; thời gian đào tạo….)
- ….
Việc xác định đầy đủ và hợp lý các nguồn lực sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả công tác hoạch định và kiểm soát các quá trình cũng như quá trình phát triển chung của sản phẩm/dịch vụ. Từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh và đạt được mục tiêu đề ra.
Bước 4: Thực hiện kiểm soát các quá trình theo tiêu chí
Vận dụng một cách có hiệu quả giữa tiêu chí đề ra cùng với nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Các quá trình thực hiện đều cần được kiểm soát chặt chẽ, việc kiểm soát sẽ hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra hoặc bất ngờ xuất hiện trong quá trình thực hiện công việc.
Việc kiểm soát cần được thực hiện xuyên suốt tất cả các quá trình và bộ phận thực hiện để không bỏ sót bất kỳ điều gì, dù là một chi tiết nhỏ nhất.
Bước 5: Xác định, duy trì và lưu giữ thông tin
Mọi kế hoạch hay hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện đều cần lưu giữ bằng chứng. Thông tin không chỉ là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các quyết định tiếp theo mà còn giúp doanh nghiệp nhìn nhận thực trạng và đánh giá điểm mạnh/điểm yếu cũng như xác định các rủi ro/cơ hội
Trên đây là những thông tin hữu ích về Điều khoản 8.1 – ISO 9001:2015 về hoạch định và kiểm soát việc thực hiện trong doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các yêu cầu của điều khoản này, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được hướng dẫn triển khai.
