Kanban là phương pháp cơ bản của Hệ thống sản xuất tinh gọn. Kanban sử dụng Kanban card để nhận biết các công việc trong quy trình một cách dễ dàng hơn. Bài viết dưới đây sẽ nói chi tiết hơn về Thẻ Kanban.
Xem thêm Tìm hiểu về Kanban là gì?
Mục lục
KANBAN CARD LÀ GÌ?
“Kanban card” dịch sang tiếng Việt là “Thẻ Kanban”. Thẻ Kanban là một thành phần thiết yếu của Kanban, một khung quản lý công việc giúp bạn hình dung công việc của mình, hạn chế công việc đang thực hiện (WIP) và tối đa hóa hiệu quả (hoặc quy trình). Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc duy nhất khi nó di chuyển qua các giai đoạn hoàn thành khác nhau được thể hiện trên bảng Kanban vật lý hoặc bảng Kanban ảo.
SỰ RA ĐỜI CỦA KANBAN CARD
Kanban là một từ tiếng Nhật có nghĩa đen là ‘dấu hiệu trực quan’ hoặc ‘thẻ trực quan’ hoặc ‘bảng hiệu.’ Kỹ sư công nghiệp Nhật Bản, người đang làm việc tại Toyota – Taiichi Ohno đã phát triển Kanban như một khái niệm vào cuối những năm 1940. Ohno đã quan sát quá trình giao hàng và dự trữ hàng trong thời gian ngắn tại các siêu thị Hoa Kỳ. Ông nhận ra rằng thay vì luôn dự trữ đầy đủ hàng tồn kho, siêu thị chỉ xếp lại hàng hóa trong các kệ hàng khi họ nhìn thấy một cách trực quan rằng một trong các kệ đã gần như trống rỗng. Điều này giúp đỡ tốn thời gian và công sức hơn.
Căn cứ vào đó, Ohno đã phát triển hệ thống thẻ Kanban kiểm kê. Mỗi thùng tại các bộ phận đều có một thẻ Kanban được gắn vào đó để làm tín hiệu cảnh báo cho công nhân bất cứ khi nào hàng hóa giảm xuống dưới số lượng ghi trên thẻ. Khi điều đó xảy ra, nó sẽ kích hoạt việc bổ sung – hoặc dự trữ lại – một quá trình thông báo cho nhà cung cấp để lấp đầy các mặt hàng còn ít.
Bằng cách xem các thông tin trên thẻ về các thông số kỹ thuật của bộ phận, số lượng yêu cầu và thời gian giao hàng dự kiến - nhà cung cấp có thể nhanh chóng hoàn thành đơn đặt hàng và gửi thùng đã được bổ sung hàng hóa cùng với thẻ kanban của mình trở lại nhà máy, kịp thời gian để tiếp tục cho các công đoạn tiếp theo. Toyota đã sử dụng thành công hệ thống này trong nhiều năm, trước khi công bố rộng rãi vào những năm 1990. Sau đó, nó trở thành một yếu tố quan trọng của phương pháp sản xuất Tinh gọn trên khắp thế giới.
MỤC ĐÍCH CỦA THẺ KANBAN
Thẻ Kanban nhanh chóng phát triển thành một tạo tác trực quan để theo dõi một hạng mục công việc khi nó được triển khai trong quy trình làm việc. Về cốt lõi, thẻ Kanban khuyến khích tinh thần đồng đội bằng cách giúp các thành viên trong nhóm giao tiếp và chia sẻ thông tin một cách trực quan.
Thẻ Kanban cho phép các nhóm:
Xem nhanh các chi tiết quan trọng về các hạng mục công việc: Mỗi thẻ Kanban thường có mô tả ngắn gọn về một hạng mục công việc, cùng với người thực hiện, ngày đến hạn hoàn thành và trạng thái của nó. Thẻ có thể bao gồm thông tin khác, chẳng hạn như con trỏ đến tài liệu nguồn hoặc danh sách các vấn đề cản trở tiến trình.
Xử lý việc giao hàng một cách trơn tru và hiệu quả: Thẻ Kanban khuyến khích các nhóm thiết lập kỳ vọng rõ ràng và nhất quán cho từng khu vực chức năng. Khi cần chuyển một hạng mục công việc từ trạng thái này sang trạng thái tiếp theo — ví dụ, từ giai đoạn lập kế hoạch đến thực hiện — các thẻ này làm rõ ai nắm quyền sở hữu và các bước tiếp theo là gì.
Nâng cao hiệu quả: Thẻ Kanban giúp bạn dễ dàng theo dõi thời gian thực hiện. Đó là thời gian cần thiết để một hạng mục công việc đi từ đầu đến cuối. Thẻ Kanban, cùng với bảng Kanban, có thể giúp các nhóm xác định các nút thắt trong quy trình làm việc của họ, để từ đó hợp lý hóa quy trình. Hầu hết các nhóm làm việc để giảm thời gian chờ đợi của họ, có nghĩa là hoàn thành công việc nhanh hơn.
PHÂN LOẠI KANBAN CARD
-
Thẻ Kanban vật lý (Physical Kanban Card)
Thẻ Kanban vật lý thường có dạng các ghi chú dính trên một bức tường hoặc bảng được chuyển vào các cột khác nhau khi công việc được tiến hành qua các bước.
-
Thẻ Kanban kỹ thuật số (Digital Kanban Card)
Thẻ kanban vật lý rất thuận lợi để cầm và di chuyển, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu các thành viên trong nhóm của bạn không làm việc trong cùng một phòng? May mắn thay, có rất nhiều công cụ phần mềm giúp bạn dễ dàng thiết lập thẻ Kanban kỹ thuật số.
Ngoài việc cho phép các nhóm từ xa cộng tác, thẻ Kanban kỹ thuật số có một vài ưu điểm so với thẻ vật lý. Thẻ Kanban kỹ thuật số có khả năng tùy biến cao. Ví dụ: bạn có thể hiển thị hoặc ẩn các trường thông tin đã chọn trên thẻ và thêm nội dung như nhận xét, tệp đính kèm hoặc liên kết đến các thẻ khác. Hầu hết phần mềm Kanban có thể được thiết lập để gửi thông báo qua Email khi thẻ được thiết lập lại, được chuyển sang một giai đoạn khác trong quy trình làm việc hoặc trải qua một số thay đổi khác.
Các công cụ phần mềm cũng giúp các nhóm hiểu rõ hơn về mức độ hiệu quả mà họ đang đạt dược. Các công cụ như Jira Software theo dõi các chỉ số quan trọng mà nhóm Kanban có thể sử dụng để cải thiện quy trình của họ. Có thể phân tích thời gian dẫn, WIP và Sơ đồ luồng tích lũy chỉ với một hoặc hai cú nhấp chuột là một lợi thế rất lớn.
CÁC THÔNG TIN TRÊN THẺ KANBAN
Thẻ Kanban cũng giống như các loại thẻ khác, có hai mặt.
Mặt trước của thẻ Kanban là những gì bạn thấy khi nhìn vào bảng Kanban. Mặt trước bao gồm những thông tin quan trọng nhất liên quan đến nhiệm vụ, bao gồm:
- Tiêu đề / Định danh: Mỗi thẻ có một tên cụ thể. Đôi khi chúng cũng có một số để giúp tăng sự nhận dạng.
- Chủ sở hữu / Người quản lý tác vụ: Đây là người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ.
- Ngày đến hạn: Đây là hạn chót / ngày kết thúc của nhiệm vụ.
- Mô tả nhiệm vụ: Đây là một lời giải thích ngắn gọn về những gì chính xác cần phải làm.
- Loại công việc: Cho biết nhiệm vụ đang phát triển một tính năng, nghiên cứu câu hỏi, xử lý lỗi, v.v. Loại công việc thường được biểu thị bằng màu sắc để giúp tiết kiệm thời gian.
- Ước tính về thời gian hoặc độ phức tạp: Mỗi nhiệm vụ thường cũng bao gồm một ước tính về thời gian sẽ hoàn thành.
Mặt sau của thẻ Kanban hoặc chi tiết thẻ trong các công cụ Kanban thường chứa nhiều thông tin chi tiết hơn về nhiệm vụ, mặc dù thông tin thoạt nhìn không quá quan trọng. Loại thông tin này bao gồm:
- Phạm vi dự án
- Liên kết hoặc tệp đính kèm: Thường có trong thẻ Kanban kỹ thuật số, chúng được sử dụng để cung cấp thêm thông tin liên quan đến nhiệm vụ
- Bình luận: Hữu ích cho các thành viên trong nhóm chia sẻ suy nghĩ, phản hồi hoặc các ghi chú khác liên quan đến nhiệm vụ, quy trình hoặc dự án tổng thể.
- Nhiệm vụ con
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc
—————————————————————————————————————————————————————————-
Để biết thêm thông tin chi tiết về Kanban card – Thẻ Kanban, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com
