Xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015 là một trong 6 thủ tục, quy trình bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng.
Mục lục
BƯỚC 1: THU THẬP HỒ SƠ
Trưởng phòng ban phân công nhiệm vụ thu thập các hồ sơ được tạo ra trong quá trình áp dụng các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc, từ các hoạt động sản xuất – kinh doanh (văn bản nội bộ, bên ngoài)
Hồ sơ được thu thập tùy theo ngày, theo tuần, theo tháng, quí, năm hoặc theo nội dung công việc, theo khách hàng, theo đối tượng quản lý
BƯỚC 2: SẮP XẾP HỒ SƠ
Đối với Hồ sơ thu thập theo ngày, tuần:
- Mỗi loại hồ sơ sẽ được sắp xếp vào trong một bìa
- Ngày trước để dưới, ngày sau để trên
- Ngoài bìa có nhận dạng bằng ký mã hiệu, tháng và tên gọi của hồ sơ
- Cuối mỗi tháng, nhân viên phụ trách lưu trữ hồ sơ sẽ tập hợp hồ sơ lại để kiểm tra số lượng, có thể đóng thành tập, sau đó cho vào một box file để lưu. Trong một box file, giữa các tháng có một lá ngăn hồ sơ
Đối với Hồ sơ thu thập theo tháng, quí, năm: Lưu trực tiếp các hồ sơ loại này thì vào box file. Trong một box file, giữa các tháng, quý, năm có một lá ngăn hồ sơ để phân biệt
Đối với Hồ sơ thu thập theo nội dung công việc, theo khách hàng, theo đối tượng quản lý: Lưu trực tiếp các hồ sơ loại này thì vào box file theo trình tự thời gian. Trong một box file, giữa các nội dung, khách hàng, đối tượng quản lý có một lá ngăn hồ sơ để phân biệt
BƯỚC 3: LƯU TRỮ HỒ SƠ
- Có thể lưu hồ sơ trong box file/ bìa sơ mi/ bao kiện/ thùng
- Bên ngoài mỗi box file/ bìa sơ mi/ bao kiện/ thùng phải dán nhãn hồ sơ và đánh số thứ tự cho mỗi box file/ bìa sơ mi/ bao kiện/ thùng. Nhãn hồ sơ ở tất cả các box file/ bìa sơ mi/ bao kiện/ thùng phải được dán đều nhau
- Mỗi phòng ban phải lập “Danh mục hồ sơ lưu” để quy định rõ vị trí lưu của từng box file/ bìa sơ mi/ bao kiện/ thùng. Danh mục này phải được in ra và để nơi dễ thấy nhất trong phòng để cả phòng đều biết và dễ dàng tìm hồ sơ. Các phòng ban phải đánh số thứ tự cho từng tủ, ngăn hồ sơ. Riêng các hồ sơ mật (quan trọng) thì nên lưu ở một tủ riêng, kín đáo, có khóa tủ
- Các dữ liệu trên máy tính liên quan đến công việc cũng được coi là hồ sơ, vì vậy phải được sắp xếp ở thư mục trên máy tính cho rõ ràng, đồng thời cũng phải liệt kê nơi lưu vào “Danh mục hồ sơ lưu”. Với các hồ sơ mật mật thì phải cài mã khóa (password) cho file hồ sơ đó
BƯỚC 4: TRUY CẬP, SỬ DỤNG HỒ SƠ
Khi muốn sử dụng hồ sơ, cá nhân phải báo cho Trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền cho mượn. Trường hợp phòng ban này mượn hồ sơ của phòng ban khác thì lập “Phiếu yêu cầu hồ sơ”
Có 3 trường hợp sử dụng như sau:
- Trường hợp 1 – Nếu mượn và trả ngay: Người sử dụng có thể ngồi tại chỗ để tham khảo hồ sơ
- Trường hợp 2 – Nếu cần hồ sơ nghiên cứu thời gian lâu: Người sử dụng ký mượn với Trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền
- Trường hợp 3 – Nếu cần dùng hồ sơ để theo dõi nội dung công việc đang thực hiện: Người sử dụng đề nghị photo hồ sơ để sử dụng
- Trường hợp 4 – Nếu cần chuyển hồ sơ ra ngoài công ty: Người sử dụng phải xin ý kiến của Trưởng phòng ban, Ban ISO, hoặc TGĐ nếu là hồ sơ mật, quan trọng
Người sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm gìn giữ, bảo quản hồ sơ. Sau khi sử dụng xong phải trả cho Trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.
BƯỚC 5: BẢO QUẢN HỒ SƠ
- Để hồ sơ ở nơi khô ráo, xếp trong tủ kệ để tránh hư hỏng, mất mát.
- Vị trí để hồ sơ gần hay xa căn cứ vào tần suất sử dụng thường xuyên, hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm của người sử dụng
- Các dữ liệu, hồ sơ trên máy tính dùng để làm bằng chứng hoặc có tính chất quan trọng, bảo mật thì phải cài password để quản lý
- Lưu chép vào ổ D định kỳ hàng tuần các email nội dung công việc
- Lưu chép dữ liệu trong máy tính qua ổ cứng rời hàng tháng để IT lưu trữ, bảo quản.
- Các hồ sơ được lưu trữ trên bàn làm việc, trong ngăn kéo phải được sắp xếp gọn gàng
- Loại bỏ các hồ sơ không cần thiết
- Nhân viên quản lý hồ sơ có trách nhiệm sắp xếp hồ sơ gọn gàng, đúng nơi quy định
- Kiểm tra và theo dõi việc mượn, trả hồ sơ giữa các phòng ban, cá nhân
BƯỚC 6: HỦY BỎ HỒ SƠ
Khi hồ sơ hết hạn lưu trữ, các phòng ban cần tiến hành kiểm tra và hủy bỏ:
- Trường hợp 1 – Đối với các hồ sơ bình thường: Trưởng phòng ban kiểm tra và cho tiến hành hủy bỏ
- Trường hợp 2 – Đối với các hồ sơ mật: Phòng ban lập “Phiếu yêu cầu hồ sơ” trình Ban Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành hủy bỏ
Hồ sơ có thể được hủy bỏ theo các cách thức sau:
- Xé, cắt nhỏ, đốt (Đối với hồ sơ mật)
- Gạch chéo mặt chữ để sử dụng mặt còn lại (Với những hồ sơ in 1 mặt mà không phải hồ sơ mật)
—————————————————————————————————
Để được hướng dẫn xây dựng Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015 một cách cụ thể, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số hotline: 0948.690.698
