Xem xét của lãnh đạo đóng vai trò là cơ sở để xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết nhằm triển khai, duy trì và liên tục nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Do đó, việc áp dụng quy trình xem xét của lãnh đạo ISO 9001:2015 một cách phù hợp sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích.
Mục lục
Tại sao phải thực hiện các cuộc xem xét của lãnh đạo?
Việc xem xét của lãnh đạo là cần thiết để đánh giá tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả liên tục của hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Thông qua quy trình xem xét của lãnh đạo, doanh nghiệp sẽ có thêm dữ liệu để ban hành chính sách, xây dựng kế hoạch với các mục tiêu liên quan, kiểm tra, giám sát, đo lường hiệu suất so với kế hoạch và phản ứng với những phát hiện. Ngoài ra, quy trình xem xét của lãnh đạo ISO 9001 là một nền tảng để xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết trong quá trình triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, cải thiện liên tục hiệu quả của nó, và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng. Bằng cách xem xét từng phần của hệ thống tại cuộc họp xem xét, ban lãnh đạo cấp cao có thể quyết định những thay đổi cần thiết (nếu có) để đảm bảo hệ thống quản lý tiếp tục hoạt động hiệu quả.
Những nội dung được kiểm soát trong quy trình xem xét của lãnh đạo ISO 9001:2015
Theo ISO 9001:2015, những nội dung cần được kiểm soát trong quy trình xem xét của lãnh đạo ISO 9001 gồm:
- Tình trạng của các hành động từ các cuộc xem xét của lãnh đạo trước đó.
- Những thay đổi trong các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
- Thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm: Sự thỏa mãn của khách hàng và thông tin phản hồi từ các bên quan tâm liên quan, mức độ thực hiện các mục tiêu chất lượng, kết quả thực hiện quá trình và sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ, sự không phù hợp và hành động khắc phục, kết quả theo dõi và đo lường, kết quả đánh giá, kết quả thực hiện của nhà cung cấp bên ngoài…
- Sự đầy đủ của nguồn lực.
- Hiệu lực của hành động thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội.
- Các cơ hội cải tiến.
Tần suất thực hiện quy trình xem xét của lãnh đạo ISO 9001:2015
Tiêu chuẩn ISO yêu cầu đội ngũ lãnh đạo ở mỗi tổ chức tự xác định tần suất hay khoảng thời gian phù hợp để tiến hành xem xét hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Việc xem xét này cần dựa trên dữ liệu thu thập từ các hoạt động giám sát và đo lường nhằm xác định các khía cạnh cần cải tiến. Đồng thời, đánh giá liên tục các rủi ro tiềm ẩn do thay đổi nội bộ/ ngoại bộ và các vấn đề liên quan đến hiệu suất QMS.
Mỗi cuộc họp của ban quản lý nhằm đánh giá hiệu suất hoạt động và đề ra các biện pháp để thích nghi với tình hình mới đều được coi là một cuộc xem xét của lãnh đạo. Nội dung cuộc họp cần được ghi chép đầy đủ bao gồm chương trình nghị sự, biên bản và danh sách hành động. Tần suất giám sát các chỉ số hiệu suất có thể khác nhau tùy theo từng loại chỉ số, dao động từ theo giờ, hàng ngày, hàng tuần đến hàng tháng. Để quản lý hiệu quả hoạt động, nhiều tổ chức triển khai nhiều cấp độ xem xét với các chỉ số đầu vào riêng biệt. Tần suất cụ thể cho các cuộc họp xem xét của lãnh đạo có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, sáu tháng hoặc hàng năm. Nhiều tổ chức có thể lựa chọn tổ chức các cuộc xem xét của lãnh đạo riêng biệt hoặc kết hợp với các hoạt động kinh doanh khác như lập kế hoạch chiến lược, kinh doanh, hoạt động, quy trình hoặc chức năng. Tuy nhiên, việc chỉ tổ chức thực hiện xem xét của lãnh đạo hàng năm là không đủ để đảm bảo hiệu quả hoạt động của QMS.
Cách để ghi lại quy trình xem xét của lãnh đạo?
Ghi chép xem xét của lãnh đạo là một phần quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc thực hiện các quyết định quan trọng cho tổ chức. Và sau đây là một số lưu ý giúp doanh nghiệp lưu giữ thông tin xem xét của lãnh đạo hiệu quả hơn:
-
Chuẩn bị trước khi xem xét:
Trước khi bắt đầu một quy trình xem xét của lãnh đạo, ban lãnh đạo cấp cao cần xác định rõ mục tiêu của buổi xem xét, những chủ đề chính cần thảo luận và phạm vi đánh giá. Song song với việc xác định nội dung, ban lãnh đạo cũng cần thu thập thông tin và dữ liệu liên quan đến nội dung xem xét, bao gồm báo cáo, số liệu thống kê và phản hồi từ các bên liên quan.
-
Ghi chép trong khi xem xét:
Việc lưu giữ lại thông tin xem xét của lãnh đạo vô cùng quan trọng. Vì điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc truyền tải thông tin, sử dụng lại dữ liệu, so sánh số liệu với những lần tiếp theo…Do vậy, doanh nghiệp cần ghi chép đầy đủ và chính xác nội dung thảo luận trong những buổi xem xét, bao gồm các ý kiến, đề xuất và quyết định.
-
Lưu giữ lại thông tin:
Sau khi hoàn thiện quá trình ghi chép, tổ chức cần tiến hành lưu giữ lại thông tin. Doanh nghiệp nên tạo hay sử dụng mẫu ghi chép có sẵn để đảm bảo tính nhất quán và đầy đủ của thông tin. Để lưu giữ thông tin hiệu quả, doanh nghiệp nên phân công nhiệm vụ ghi chép, lưu giữ, đánh giá chất lượng ghi chép sau khi hoàn thành.
Bằng cách thực hiện quy trình xem xét của lãnh đạo một cách hiệu quả, các tổ chức có thể đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng của họ luôn hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Hy vọng những thông tin do Thư Viện Tiêu Chuẩn Việt Nam cung cấp, quý doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về quy trình xem xét của lãnh đạo trong ISO 9001:2015 và áp dụng vào hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức một cách hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quy trình xem xét của lãnh đạo, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn để nhận hỗ trợ.
- Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
- Hotline: 0948.690.698
- Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com
