Tìm hiểu về Kanban là gì?

Có nhiều phương pháp khác nhau giúp các công ty cải tiến quy trình hoạt động, trong đó có Kanban. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về Kanban là gì trong bài viết dưới đây.

KANBAN LÀ GÌ?

Kanban là một phương pháp trực quan để quản lý quy trình làm việc ở cấp độ cá nhân, nhóm và thậm chí là tổ chức. Được phát âm là “kahn-bahn”, thuật ngữ này dịch từ tiếng gốc Nhật thành “tín hiệu hình ảnh” hoặc “thẻ”.

Không giống như các phương pháp quản lý quy trình làm việc khác buộc phải thay đổi ngay từ đầu, Kanban hướng đến sự tiến hóa chứ không phải cuộc cách mạng. Nó dựa trên sự thật cơ bản rằng bạn phải biết mình đang ở đâu trước khi bạn có thể đến được đích mong muốn.

PHƯƠNG PHÁP KANBAN HỮU ÍCH NHƯ THẾ NÀO?

Kanban lấy thông tin thường được truyền đạt thông qua lời nói và biến nó thành loại thông tin mà não bộ dễ dàng tiếp nhận hơn. Bằng cách chuyển tất cả “việc cần làm” của bạn thành các thẻ trên bảng, Kanban giúp làm rõ điều gì là quan trọng, giúp bạn tập trung vào công việc có mức độ ưu tiên cao nhất. Nó cung cấp một không gian chia sẻ, nơi mọi người tham gia vào một phần công việc có thể truy cập để tìm kiếm thông tin cập nhật nhất.

Khi được sử dụng hiệu quả, Kanban có thể giảm đáng kể lượng thời gian mà các nhóm dành cho các cuộc họp chỉ đơn giản là cung cấp các cập nhật trạng thái. Nhờ vậy, các nhóm có thể dành nhiều thời gian để hoàn thành công việc hơn là nói về công việc.

Kanban cũng chuẩn hóa các tín hiệu và tinh chỉnh các quy trình, giúp giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa giá trị. Xem cách công việc của bạn trôi chảy trong quy trình của nhóm cho phép bạn không chỉ thông báo trạng thái mà còn cung cấp và nhận bối cảnh cho công việc.

AI CÓ THỂ ÁP DỤNG KANBAN?

Kanban có thể được áp dụng cho hầu hết mọi loại công việc theo một quy trình lặp lại. Nếu công việc của bạn tuân theo mô hình “Việc cần làm”, “Việc đang làm” và “Hoàn thành” thì bạn đều có thể sử dụng Kanban để quản lý.

Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:

• Bộ não của bạn có luôn cảm thấy như bạn đang mở cả triệu tab không?
• Bạn có cảm thấy mình luôn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, cố gắng tập trung vào bất kỳ việc nào đủ lâu để đạt được tiến bộ không?
• Bạn có cảm thấy mình làm việc không ngừng nghỉ nhưng không bao giờ đạt năng suất như mong muốn không?
• Nhóm của bạn có gặp khó khăn với giao tiếp cơ bản, gây ra các vấn đề như trùng lặp, khiếm khuyết, làm lại và hơn thế nữa không?

Nếu bạn đã trả lời có cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, Kanban có thể phù hợp với bạn.

CÁC THUẬT NGỮ CẦN BIẾT KHI TÌM HIỂU VỀ KANBAN

1. Bảng Kanban (Kanban Board)

Bảng Kanban là một trong những thành phần quan trọng của phương pháp Kanban và là nơi bạn hình dung tất cả các hạng mục công việc. Nó nên được chia thành tối thiểu 3 cột – Đã yêu cầu, Đang tiến hành, Đã hoàn thành – đại diện cho các giai đoạn quy trình khác nhau.

2. Thẻ Kanban (Kanban card)

Thẻ Kanban đại diện cho các hạng mục công việc khác nhau di chuyển qua một bảng Kanban. Chúng chứa các chi tiết quan trọng về các nhiệm vụ như mô tả, thời hạn, quy mô, người được giao, v.v.

3. Các cột trong bảng Kanban

Chúng chia bảng Kanban theo chiều dọc và mỗi cột đại diện cho một giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Mỗi bảng Kanban có 3 cột mặc định: Đã yêu cầu, Đang tiến hành, Đã hoàn thành. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của một quy trình làm việc, ba giai đoạn này có thể được chia thành nhiều cột con nhỏ hơn.

4. Đường nằm ngang trong bảng Kanban

Làn đường nằm ngang chia bảng Kanban thành nhiều phần. Các nhóm sử dụng chúng để phân tách trực quan các loại công việc khác nhau trên cùng một bảng và tổ chức các nhiệm vụ đồng nhất với nhau.

5. Thời gian chu kỳ

Thời gian chu kỳ bắt đầu vào thời điểm một nhiệm vụ mới bước vào giai đoạn “đang thực hiện” trong quy trình làm việc của bạn và ai đó đang thực sự làm việc đó.

6. Thời gian thực hiện

Thời gian thực hiện bắt đầu tại thời điểm một nhiệm vụ mới đang được yêu cầu (không quan trọng nếu ai đó thực sự đang thực hiện nó) và kết thúc bằng việc rời khỏi hệ thống cuối cùng.

7. Thông lượng

Số lượng các hạng mục công việc đã hoàn thành về một hệ thống hoặc quy trình trong một khoảng thời gian nhất định. Thông lượng là một chỉ số quan trọng cho thấy nhóm của bạn làm việc hiệu quả như thế nào theo thời gian.

8. Đang tiến hành (WIP)

Đây là khối lượng công việc bạn đang làm và nó vẫn chưa hoàn thành.

9. Giới hạn WIP

Giới hạn công việc đang thực hiện có nghĩa là giới hạn số lượng nhiệm vụ mà nhóm của bạn có thể thực hiện đồng thời để tránh quá tải và chuyển đổi ngữ cảnh.

10. Class of Service

Tập hợp các chính sách giúp các nhóm ưu tiên các hạng mục công việc và dự án.

11. Kanban Cadences

Các cuộc họp theo chu kỳ thúc đẩy sự thay đổi mang tính tiến hóa và cung cấp dịch vụ phù hợp với mục đích

12. Phần mềm Kanban

Đề cập đến một hệ thống kỹ thuật số cho phép áp dụng thực tế các nguyên tắc và thực hành Kanban được sử dụng bởi các nhóm và tổ chức ở mọi quy mô.

QUY TRÌNH THỰC HIỆN KANBAN LÀ GÌ?

Quy trình thực hiện Kanban được mô tả qua 5 bước chính sau đây:

• Hình dung quy trình làm việc và chương trình làm việc của bạn bằng bảng Kanban và các thẻ.
• Hạn chế số lượng công việc đang thực hiện để tránh đa nhiệm.
• Quản lý luồng công việc và giám sát hiệu suất để thực hiện các cải tiến cần thiết và khắc phục các sự cố khi xảy ra và khi chúng xảy ra.
• Đặt ra các quy tắc và hướng dẫn riêng cho công việc của bạn.
• Cải tiến liên tục và hợp tác, sử dụng các mô hình khoa học như: Lý thuyết về các ràng buộc, Hệ thống kiến ​​thức sâu sắc hoặc Mô hình kinh tế tinh gọn.

————————————————————————————————————————————————————————-

Để có thêm thông tin trong quá trình tìm hiểu Tìm hiểu về Kanban là gì, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com