Điều kiện Áp Dụng ISO 9001:2015

Tổ chức/doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện áp dụng ISO 9001:2015 để triển khai thành công Hệ thống quản lý chất lượng tại tổ chức. Hãy đọc bài viết dưới đây của Thư Viện Tiêu Chuẩn để biết thêm về các điều kiện để áp dụng ISO 9001:2015. 

ISO 9001:2015 là gì?  

Tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng (QMS – Quality Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên Toàn cầu. Tiêu chuẩn này tập trung vào việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ, đảm bảo sự cải tiến liên tục và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 phiên bản mới nhất của bộ tiêu chuẩn ISO 9001, được ban hành vào tháng 9 năm 2015. Phiên bản ISO 9001:2015 đưa ra các yêu cầu về xác định bối cảnh bên trong tổ chức, môi trường bên ngoài; phân tích các rủi ro, cơ hội và đưa ra hành động giải quyết cho việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng.

Phiên bản ISO 9001:2015 có 10 điều khoản như sau:  

• Phạm vi áp dụng
• Tài liệu viện dẫn
• Thuật ngữ và định nghĩa
• Bối cảnh của tổ chức
• Sự lãnh đạo
• Hoạch định
• Hỗ trợ
• Thực hiện
• Đánh giá kết quả thực hiện
• Cải tiến

Phiên bản ISO 9001:2015 áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào, bất kể quy mô, ngành nghề hay lĩnh vực hoạt động.

Điều kiện áp dụng ISO 9001:2015 

• Lãnh đạo của tổ chức/doanh nghiệp – Điều kiện tiên quyết 

Theo ISO 9001, “Lãnh đạo là người hoặc nhóm người chỉ đạo và kiểm soát một tổ chức ở cấp cao nhất. Ban quản lý cấp cao có quyền phân quyền và cung cấp nguồn lực trong tổ chức. Nếu phạm vi của hệ thống quản lý chỉ bao gồm một phần của tổ chức, thì ban quản lý cấp cao đề cập đến những người chỉ đạo và kiểm soát phần đó của tổ chức”.

Lãnh đạo là người có khả năng thúc đẩy các nhóm người hướng tới một mục tiêu chung. Đây là một kỹ năng quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện nay. Nếu không có sự lãnh đạo hiệu quả, nhiều doanh nghiệp tốt sẽ gặp thất bại trong quá trình hoạt động. Vậy nên có thể nói lãnh đạo là “Điều kiện tiên quyết” để doanh nghiệp đủ điều kiện áp dụng ISO 9001:2015.

Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc ban hành chính sách, mục tiêu chất lượng. Và thể hiện cam kết áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015. Những cam kết này cần được truyền đạt đến tất cả nhân viên trong tổ chức.

Ban quản lý cấp cao cũng cần đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất và trang thiết bị cho việc triển khai, vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Để hệ thống quản lý chất lượng thành công thì lãnh đạo của tổ chức cần tham gia trực tiếp vào các hoạt động liên quan đến hệ thống, bao gồm đánh giá nội bộ, đánh giá bên ngoài, xem xét ban lãnh đạo,..

Ngoài ra, lãnh đạo cần tạo dựng văn hóa doanh nghiệp phù hợp, đề cao chất lượng trong toàn tổ chức, khuyến khích sự tham gia của tất cả nhân viên vào việc cải tiến chất lượng.

• Thành viên của tổ chức/doanh nghiệp – Yếu tố quyết định  

Tất cả cán bộ nhân viên là những người tham gia trực tiếp vào mọi công việc. Đây là yếu tố quyết định mang lại thành công cho  hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Vì vậy, tổ chức cần đảm bảo các thành viên đều hiểu được ý nghĩa cũng như các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Các thành viên phải nhận thức được vai trò, trách nhiệm của bản thân họ trong hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời rèn luyện kỹ năng vận hành hệ thống hiệu quả.

Tổ chức cũng cần sở hữu đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn và kỹ năng phù hợp để thực hiện tốt các hoạt động. Việc này nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và vận hành hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.

Ngoài ra, tổ chức cần tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào các hoạt động đào tạo, cải tiến chất lượng, khuyến khích ý tưởng sáng tạo và chia sẻ kinh nghiệm trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

• Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của tổ chức/doanh nghiệp 

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị cũng là một trong những điều kiện áp dụng ISO 9001:2015.Yếu tố này cũng đóng góp vào việc hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Tổ chức cần xác định rõ nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm: quy mô sản xuất, loại hình kinh doanh sản phẩm/dịch vụ,.. Điều này giúp tổ chức có thể đầu tư cơ sở hạ tầng và trang bị trang thiết bị phù hợp với hoạt động thực tế. Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và nguồn lực để tránh đầu tư vào những trang thiết bị quá hiện đại hoặc không sử dụng hết chức năng, gây lãng phí tài nguyên.

Tổ chức cũng nên lựa chọn các nhà thầu và nhà cung cấp uy tín, có chứng chỉ chất lượng. Đặc biệt, cần thực hiện kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Quan trọng hơn cả là doanh nghiệp cần có kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo máy móc và trang thiết bị luôn hoạt động hiệu quả.

Bên cạnh yếu tố về chất lượng, còn có một yếu tố khác liên quan tới năng suất và hiệu quả công việc đó là an toàn. Doanh nghiệp luôn phải tuân thủ các quy định về an toàn lao động khi lựa chọn, lắp đặt và sử dụng cơ sở hạ tầng cũng như trang thiết bị. Doanh nghiệp cũng cần cung cấp đầy đủ đồ bảo hộ lao động cho nhân viên khi làm việc. Ngoài ra, cần đào tạo nhân viên về cách vận hành, sử dụng thiết bị an toàn. Chỉ khi nhân viên được an toàn thì họ mới yên tâm lao động và cống hiến, từ đó năng suất lao động cũng sẽ tăng cao, chất lượng cũng sẽ được đảm bảo.

• Môi trường văn hoá 

Môi trường văn hóa cũng có ảnh hưởng tới việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Một môi trường văn hóa đề cao chất lượng sẽ khuyến khích sự tham gia của tất cả nhân viên vào việc cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu khách hàng.

• Nguồn lực tài chính  

Một điều kiện áp dụng ISO 9001:2015 khác cũng vô cùng quan trọng chính là nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Để áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư chi phí cho các hoạt động như: chi phí đào tạo, chi phí tư vấn, chi phí đánh giá, chi phí duy trì,..

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo có nguồn tài chính đủ để chi trả cho các chi phí áp dụng và xây dựng ISO 9001 mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Để cân đối chi phí, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng lợi ích về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng, hiệu quả hoạt động,.. với khoản phí đầu tư.

• Chuyên gia tư vấn  

Để thiết lập và áp dụng ISO 9001, tổ chức không nhất thiết phải thuê chuyên gia tư vấn. Nếu tổ chức có nguồn lực nội bộ (nhân lực) có đủ năng lực – có thể tự thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với một số khó khăn trong việc triển khai nội bộ. Ví dụ như: người được giao trách nhiệm có kiến thức tốt, nhiệt tình nhưng thiếu kinh nghiệm triển khai hệ thống, nhân viên chưa hiểu được các yêu cầu của tiêu chuẩn,…

Vậy nên, nếu không có đủ nguồn lực nội bộ phù hợp thì tổ chức có thể cân nhắc tới việc thuê đơn vị tư vấn ISO 9001 bên ngoài. Khi đó, kiến thức và kinh nghiệm của bên tư vấn sẽ đóng vai trò quan trọng với mức độ thành công  của việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Các chuyên gia tư vấn sẽ giúp công ty xây dựng hệ thống quản lý chất lượng một cách nhanh chóng, sát với thực tế sản xuất kinh doanh. Đó là lý do tại sao các tổ chức phải tìm hiểu và lựa chọn đơn vị tư vấn phù hợp để đảm bảo thành công của dự án.

Trên đây là những thông tin khi về điều kiện áp dụng chứng nhận ISO 9001:2015. Hy vọng chúng có thể giúp doanh nghiệp xem xét xem mình có đủ điều kiện đánh giá ISO 9001:2015 hay không. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc xem xét các điều kiện áp dụng ISO 9001:2015 này. Vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được hướng dẫn.