Những lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015 vào hệ thống quản lý chất lượng.

Tiêu chuẩn ISO 9001 được cải tiến qua nhiều phiên bản khác nhau, nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001 cũng được chỉnh sửa để phù hợp với bối cảnh xã hội hơn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức được những điểm cần lưu ý. Từ đó, hệ thống quản lý chất lượng không được kiểm soát sát sao theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – phiên bản mới nhất. Để giúp quý doanh nghiệp tránh sai sót trong quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng, Thư Viện Tiêu Chuẩn sẽ đưa ra những điểm lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015.

Mục lục

Cấu trúc HLS

Một điểm đáng được lưu ý khi áp dụng ISO 9001 là sự thay đổi từ việc áp dụng cấu trúc HLS. Tiêu chuẩn chuẩn ISO 9001:2008 gồm 8 điều khoản, trong khi đó tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có 10 điều khoản, các điều khoản không chỉ tăng lên về số lượng mà còn có sự thay đổi về mặt nội dung.

Thuật ngữ của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có sự cải tiến

Trước khi áp dụng ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần nắm vững các thuật ngữ và định nghĩa mới để tránh hiểu lầm hoặc hiểu sai các yêu cầu của tiêu chuẩn. Một số thuật ngữ trong ISO 9001:2015 đã được cập nhật để phù hợp hơn với bối cảnh kinh tế và xã hội hiện nay.

Sổ tay chất lượng không còn bị bắt buộc

Sổ tay chất lượng là một điểm lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015 mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Sổ tay chất lượng đóng vai trò then chốt trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức bằng cách cung cấp hướng dẫn chi tiết, ghi chép và lưu trữ các quy trình, truyền đạt kiến thức, xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn, và hỗ trợ cải tiến liên tục. Mặc dù không bắt buộc, sổ tay chất lượng giúp tổ chức tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn, tạo nền tảng cho sự phát triển và cung cấp bằng chứng rõ ràng trong quá trình đánh giá và chứng nhận, từ đó xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ và hiệu quả.

Sự loại trừ của các điều khoản ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 mang lại sự linh hoạt và cái nhìn toàn diện về quản lý chất lượng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình một cách thông minh, phù hợp với bối cảnh của tổ chức. Các doanh nghiệp có thể loại trừ những yêu cầu không ảnh hưởng đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với yêu cầu khách hàng. Điều này cũng khuyến khích sự sáng tạo và linh hoạt trong quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải chứng minh rằng các loại trừ này không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Việc loại trừ các điều khoản trong ISO 9001:2015 không phải là bỏ qua các yêu cầu của tiêu chuẩn mà là cơ hội nhằm tối ưu hóa quy trình, tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất để cung cấp giá trị tốt nhất cho khách hàng.

ISO 9001:2015 có 7 nguyên tắc quản lý chất lượng thay vì 8 nguyên tắc

Phiên bản ISO 9001:2008 có 8 nguyên tắc quản lý chất lượng. Trong khi phiên bản ISO 9001:2015 rút gọn còn 7 nguyên tắc. Trong đó, nguyên tắc số một đến số bốn vẫn giữ nguyên tiêu đề. Tiếp cận theo hệ thống được lược bỏ. “Ra quyết định dựa trên sự kiện” được đổi thành “Quyết định dựa trên bằng chứng”. “Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng” được tóm gọn thành “Quản lý mối quan hệ”. Qua đây, ta có thể thấy 7 nguyên tắc quản lý hệ thống chất lượng sẽ bao gồm và mở rộng thêm so với 8 nguyên tắc cũ.

Tập trung tới “Bối cảnh của tổ chức”

ISO 9001:2015 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định bối cảnh nội bộ và bên ngoài của doanh nghiệp. Việc này không chỉ bao gồm việc phân tích các yếu tố bên ngoài mà còn nhìn sâu vào bên trong để hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức. Bằng cách xác định nhu cầu của các bên liên quan, từ khách hàng đến nhà cung cấp và cộng đồng, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh và tận dụng các điểm mạnh của mình. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu giúp tổ chức nhận diện các lĩnh vực cần cải thiện và phát triển các thế mạnh hiện có. Đồng thời, nhận biết rủi ro và cơ hội giúp tổ chức chuẩn bị tốt hơn cho các thách thức tương lai và tận dụng các cơ hội mới.

Quản trị tri thức

Điều 7.1.6 trong ISO 9001:2015 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý tri thức trong doanh nghiệp. Quản lý tri thức không chỉ là việc lưu trữ thông tin mà còn là việc thu thập và lưu giữ kinh nghiệm từ quá trình làm việc. Tri thức giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tạo ra cơ sở kiến thức ổn định cho sự phát triển và cải tiến liên tục. Nó không chỉ nằm trong tài liệu mà còn trong kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên. Một lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015 rất quan trọng là doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường khuyến khích chia sẻ và truyền đạt tri thức. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp tận dụng tối đa tri thức hiện có và phát triển nguồn nhân lực, sáng tạo, góp phần vào sự thành công bền vững của tổ chức.

Quản trị sự thay đổi

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu quản trị sự thay đổi một cách thận trọng và kỹ lưỡng trong hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Mục tiêu là thực hiện các điều chỉnh mà không làm suy yếu cấu trúc hoặc hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi quá trình lập kế hoạch, triển khai và đánh giá hiệu quả thay đổi được thực hiện kỹ lưỡng. Tập trung vào tối ưu hóa quá trình thay đổi để nâng cao hiệu suất và duy trì tính ổn định của tổ chức là cần thiết. Việc xác định rõ mục tiêu và tác động của sự thay đổi giúp tạo ra một hệ thống quản lý chất lượng linh hoạt, thích ứng và đồng bộ với sự phát triển của doanh nghiệp.

Sự quan trọng của lãnh đạo

Có sự tham gia của lãnh đạo cũng là một lưu ý khi áp dụng ISO 9001:2015. Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, lãnh đạo đóng vai trò quyết định trong việc định hình và thúc đẩy sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng. Lãnh đạo nên tham gia trực tiếp, hỗ trợ, và tạo môi trường để nhân viên có thể đóng góp và phát triển. Lãnh đạo cũng phải thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, sử dụng cách tiếp cận quá trình và tư duy dựa trên rủi ro, nhằm quản lý và biến rủi ro thành cơ hội. Vai trò này không chỉ liên quan đến việc định hình mục tiêu và cam kết mà còn tạo ra môi trường để hệ thống quản lý chất lượng phát triển và vận hành hiệu quả trong môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh.

Quản trị rủi ro

Trong ISO 9001:2015, việc quản lý rủi ro là yếu tố then chốt để định hình và duy trì sự thành công của tổ chức. Việc xác định và giải quyết rủi ro cùng với nhận diện cơ hội giúp doanh nghiệp đạt kết quả mong đợi, ngăn ngừa tác động không mong muốn và thúc đẩy cải tiến liên tục. Chủ động xác định rủi ro giúp tối ưu hóa chiến lược và quản lý dự án, ngăn chặn tác động tiêu cực và tận dụng cơ hội phát triển. Quản lý rủi ro đòi hỏi sự tập trung, kiểm soát và thực hiện biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu rủi ro, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất và cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cần có tầm nhìn và khả năng đánh giá chính xác để chủ động xác định và xử lý rủi ro, đảm bảo sự ổn định và thúc đẩy sáng tạo và phát triển bền vững.

Trên đây là thông tin về 10 lưu ý khi áp dụng chứng nhận ISO 9001:2015 mà doanh nghiệp cần tìm hiểu trước khi cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Nếu quý doanh nghiệp còn có những điều khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2015 vào hệ thống. Xin vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn tại