ISO 14001, một tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu về hệ thống quản lý môi trường (EMS – Environmental Management System). Tiêu chuẩn này giúp cải thiện đáng kế hiệu suất và danh tiếng về môi trường của công ty. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ISO 14001 thường sẽ xuất hiện rất nhiều những điểm không phù hợp, có thể làm giảm đi hiệu quả của EMS. Vậy những lỗi thường gặp trong quá trình đánh giá ISO 14001 và cách tránh những sai lỗi đó là gì? Hãy cùng Thư Viện Tiêu Chuẩn tìm hiểu cụ thể các lỗi thường gặp ISO 14001:2015.
Mục lục
LỖI NC TRONG ISO LÀ GÌ?
Trong quá trình triển khai đánh giá chứng nhận theo ISO, chuyên gia đánh giá sẽ đánh giá sự phù hợp cũng như phát hiện những điểm không phù hợp theo các tiêu chuẩn ISO. Kết quả của cuộc đánh giá sẽ gồm 4 loại đó là: Phù hợp với tiêu chuẩn đang đánh giá áp dụng, Cần lưu ý (Ob – Observation), Khuyến nghị cải tiến (OFI – Opportunity For Improvement) và quan trọng nhất là Điểm không phù hợp (NC). Lỗi NC là viết tắt của lỗi Không phù hợp (tiếng anh là Nonconformities)
Lỗi không phù hợp xuất hiện khi doanh nghiệp không đáp ứng một yêu cầu. Nói một cách dễ hiểu hơn thì khi doanh nghiệp không đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO đang được đánh giá, phía đoàn đánh giá sẽ ghi nhận lại lỗi NC cho doanh nghiệp. Việc xuất hiện lỗi NC cho thấy đã sảy ra lỗi trong sản phẩm, quy trình, dịch vụ hoặc một số khía cạnh trong quy trình ISO đã không được thực hiện (hoặc cần sửa đổi/cập nhật).
Lỗi NC trong ISO được phân ra 2 loại với mức độ và cách xử lý khác nhau đó là:
- NC – Major: Những lỗi không phù hợp mà đánh giá viên xác định có ảnh hưởng tới khả năng đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý. Phía đánh giá chứng nhận sẽ quay lại doanh nghiệp để kiểm chứng việc khắc phục lỗi NC – Major, sau khi lỗi được phát hiện và thông báo lại cho doanh nghiệp.
- NC – Minor: Là lỗi không phù hợp mà đánh giá viên xác định sẽ không ảnh hưởng tới khả năng đạt được kết quả dự kiến của hệ thống quản lý, không ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm hoặc dịch vụ. Đối với lỗi này, phía doanh nghiệp chỉ cần gửi hồ sơ, tài liệu hay bằng chứng có thể chứng minh rằng lỗi NC – Minor đã được khắc phục cho bên đánh giá viên.
CÁC LỖI TRONG ĐÁNH GIÁ ISO 14001 VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
1. Thiếu cam kết và sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo
Một trong các lỗi thường gặp trong ISO 14001:2015 là thiếu cam kết và hỗ trợ từ ban lãnh đạo. Biểu hiện rõ nhất của lỗi sai này là sự không quan tâm, không tích cực tham gia của ban lãnh đạo vào các hoạt động của hệ thống quản lý môi trường mà chú trọng và tập trung vào những mục tiêu khác.
Ban lãnh đạo được xem như là đầu tàu nâng đỡ cả doanh nghiệp, nếu không có sự hỗ trợ đầy đủ của họ, không có đủ các nguồn lực thì việc triển khai ISO 14001 sẽ bị trì trệ, khó mà thành công. Đồng thời các nhân viên cũng vì thế mà không có động lực để cố gắng thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.
Để khắc phục được điểm chưa phù hợp này, trước khi tiến hành triển khai EMS, ban lãnh đạo cần phải hiểu và nắm được tầm quan trọng của ISO 14001 trong các hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi triển khai, doanh nghiệp phải tăng cường truyền thông về lợi ích của ISO 14001, đưa ra các mục tiêu rõ ràng và gắn kết với chiến lược kinh doanh cụ thể. Đào tạo về ISO 14001 cho ban lãnh đạo trước khi tiến hành đào tạo cho nhân viên là cách giúp cho ban lãnh đạo hiểu hơn và dễ dàng truyền đạt những mong muốn, yêu cầu của mình trong việc triển khai tiêu chuẩn ISO 14001.
2. Công tác đào tạo nhân viên không hiệu quả
Đào tạo nhân viên không đầy đủ là một sai lầm phổ biến khác có thể làm giảm tình hiệu quả của EMS. Đào tạo không hiệu quả có thể là quá trình truyền đạt về kiến thức chuyên môn không đầy đủ, không đảm bảo nguồn thông tin, tài liệu cho nhân viên…Khi nhân viên không biết về các quy trình và chính sách mới, điều này có thể dẫn đến việc không tuân thủ hoặc kém hiệu quả khi triển khai EMS.
Nhân viên là người trực tiếp thực hiện các công việc, quy trình, kế hoạch…được đưa ra. Bởi vậy, để đảm bảo hiệu quả của quá trình triển khai EMS thì nhân viên phải là người hiểu rõ, có đủ kiến thức về ISO 14001 và kỹ thuật chuyên môn trong việc vận hành các trang thiết bị, máy móc phục vụ các hoạt động có tác động tới môi trường.
Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và thiết kế chương trình đào tạo hiệu quả. Tiếp đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các buổi đào tạo nhận thức, nhằm giúp nhân viên hiểu rõ được sự cần thiết và quan trọng của ISO 14001 trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có một hệ thống truyền đạt thông tin hiệu quả. Việc nắm bắt thông tin, các cập nhật mới về mục tiêu, chính sách môi trường của doanh nghiệp kịp thời cũng giúp cho nhân viên hiểu được hướng đi và quyết định của ban lãnh đạo.
3. Hệ thống thông tin dạng văn bản về môi trường không đầy đủ
Hệ thống thông tin dạng văn bản không đầy đủ có thể nằm trong các lỗi trong đánh giá Iso ISO 14001. Doanh nghiệp có thể thiếu những hồ sơ, tài liệu, các báo quá cáo, đánh giá…Điểm không phù hợp này có thể xuất phát từ việc doanh nghiệp không có một quy trình quản lý tài liệu không hiệu quả, thiếu thời gian, nhân lực và công cụ để quản lý thông tin hoặc các thông tin không được cập nhật kịp thời trước những thay đổi của doanh nghiệp.
Việc hệ thống thông tin không đầy đủ gây ảnh hưởng cho quá trình truyền đạt thông tin, thiếu dữ liệu để thực hiện công việc và thiếu cả bằng chứng về sự tuân thủ trong quá trình đánh giá. Đồng thời, việc thiếu sót thông tin cũng khiến cho doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian, công sức để tìm kiếm thông tin khi cần.
Doanh nghiệp cần đưa ra những phương pháp khắc phục kịp thời đối với lỗi trên. Đầu tiên, phải xây dựng một hệ thống quản lý thông tin dạng văn bản hiệu quả, xác định rõ các thông tin, tài liệu cần thiết cho Hệ thống quản lý môi trường và thiết lập quy trình tạo, phê duyệt, phân phối và lưu trữ tài liệu. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu để lưu trữ và chia sẻ thông tin. Đồng thời, thực hiện đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng hệ thống thông tin đang hoạt động hiệu quả và kịp thời khắc phục các vấn đề phát sinh.
4. Thiếu đánh giá rủi ro môi trường và cơ hội
Đánh giá rủi ro môi trường và cơ hội là một quy trình quan trọng trong bộ các quy trình mà doanh nghiệp phải thực hiện khi triển khai EMS. Nếu doanh nghiệp thiếu đi quy trình này đồng nghĩa với hoạt động của Hệ thống quản lý môi trường không thể đảm bảo tính hoàn thiện và hiệu quả.
Không đánh giá rủi ro môi trường và cơ hội, doanh nghiệp sẽ không thể xác định được các rủi ro môi trường tiềm ẩn và biện pháp phòng ngừa, đồng thời cũng không nắm bắt được cơ hội. Từ đó dẫn đến các sự cố môi trường không được kịp thời khắc phục, gây thiệt hại cho doanh nghiệp và môi trường.
Để khắc phục sự thiếu sót này, doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình đánh giá rủi ro môi trường và cơ hội cụ thể nhất. Việc xây dựng quy trình cần dựa trên chính sách môi trường, quy mô, tính chất cũng như mục tiêu của doanh nghiệp trong đánh giá rủi ro môi trường và cơ hội, chú trọng xác định rủi ro tiềm ẩn hay tìm cơ hội cải tiến mới? Doanh nghiệp cần dựa trên các tiêu chí nhất định, đánh giá mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra của từng rủi ro, ưu tiên khắc phục những rủi ro có ảnh hưởng mạnh tới quá trình thực hiện ISO 14001 của doanh nghiệp.
———————————————————————————————————————————————————————
Trên đây là những lỗi thường gặp trong ISO 14001 và đề xuất khắc phục. Hy vọng qua bài viết, doanh nghiệp cũng phần nào tránh được những lỗi sai trên và biết được cách khắc phục khi gặp vướng mắc. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về các lỗi trong đánh giá ISO 14001, liên hệ ngay với Thư Viện Tiêu Chuẩn qua Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được hỗ trợ thêm.
