Chi phí chất lượng (Cost of Quality – COQ) là gì?

Chi phí chất lượng (Cost of Quality – COQ) là gì? là câu hỏi được nhiều người quan tâm trong quá trình tìm tìm hiểu chất lượng và lợi nhuận.

COQ LÀ GÌ?

COQ là viết tắt của cụm từ “Cost Of Quality” có nghĩa là “Chi phí chất lượng”. Đây là phương pháp luận cho phép tính toán chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để sản xuất ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và cả những phí tổn mà doanh nghiệp phải gánh khi sản xuất hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Chi phí chất lượng giúp các nhà quản lý hiểu được chất lượng có ảnh hưởng như thế nào tới lợi nhuận. Trên cơ sở đó hỗ trợ doanh nghiệp có các chiến lược và kế hoạch phát triển đúng đắn và hiệu quả.

PHÂN LOẠI CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG (COST OF QUALITY – COQ)

Chi phí chất lượng được chi thành 2 loại chính là Chi phí chất lượng tốt/Chi phí cho sự phù hợp (CoGQ) và Chi phí chất lượng kém/Chi phí cho sự không phù hợp (CoPQ).

Chi phí chất lượng tốt (CoGQ) là những chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đảm bảo các sản phẩm được sản xuất hoặc dịch vụ được cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật. Trong đó Chi phí chất lượng tốt bao gồm Chi phí phòng ngừa và Chi phí thẩm định.

• Chi phí phòng ngừa (PC) bao gồm chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến các hoạt động được triển khai để ngăn ngừa lỗi xảy ra như: huấn luyện và đào tạo về chất lượng, nghiên cứu thử nghiệm, xem xét sản phẩm mới, thiết lập thông số kỹ thuật sản phẩm, phát triển hệ thống quản lý chất lượng (QMS), lập kế hoạch chất lượng, điều tra năng lực nhà cung cấp, hỗ trợ kỹ thuật của bên bán máy móc thiết bị, phân tích năng lực quá trình. Nhìn chung các chi phí này được sử dụng để phổ biến nhận thức về các chương trình chất lượng hướng tới mục tiêu giữ cho chi phí thẩm định và chi phí lỗi ở mức thấp nhất có thể.
• Chi phí thẩm định (AC) bao gồm chi phí kiểm tra, thử nghiệm gắn liền với việc đánh giá sản phẩm đã hoàn thành và thẩm duyệt sự phù hợp giữa các tiêu chí và quy trình so với tất cả các chức năng của sản phẩm, dịch vụ đó. Chi phí thẩm định có thể bao gồm các hoạt động như hiệu chuẩn thiết bị đo lường và thử nghiệm sản phẩm cuối cùng, thu thập ý kiển phản hồi về chất lượng sản phẩm, ra soát lại quy trình sản xuất để đánh giá mức độ tuân thủ,…

Chi phí chất lượng kém (CoPQ) là các chi phí liên quan tới sản phẩm hoặc dịch vụ không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Những chi phí này còn được gọi là chi phí lỗi và được chia thành chi phí lỗi nội bộ và chi phí lỗi bên ngoài.

• Chi phí lỗi nội bộ (IFC) là chi phí liên quan đến các lỗi được tìm thấy trước khi sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay khách hàng. Các lỗi nội bộ có thể bao gồm: Phế phẩm quá mức, sản phẩm bị hư hỏng và phải sửa chữa lại, lãng phí do quy trình sản xuất chưa hợp lý, máy móc hỏng do bảo trì không đúng cách, chi phí chung liên quan đến các hoạt động như phân tích lỗi, thẩm định lại, thử lại, dừng máy do lỗi chất lượng hoặc sản phẩm xuống cấp.
• Chi phí lỗi bên ngoài (EFC) là chi phí liên quan đến các lỗi được tìm thấy sau khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Các lỗi bên ngoài có thể bao gồm: chi phí bảo hành, chi phí sửa chữa, xử lý khiếu nại của khách hàng, phí tổn do sản xuất hàng không đúng với đơn đặt hàng, thiệt hại do vận chuyển hoặc đóng gói không cẩn thận, xử lý hàng hóa bị trả lại hoặc thu hồi, chiết khấu và các nghĩa vụ khác liên quan đến sản phẩm.

TẠI SAO CẦN TÍNH TOÁN CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG (COST OF QUALITY – COQ)

• Chi phí chất lượng cung cấp cơ sở thực tiễn để nhà quản lý ra quyết định và triển khai hành động đúng đắn.
• Xác định được các vấn đề tồn đọng trong quy trình sản xuất, kinh doanh.
• Dựa vào Chi phí chất lượng để thiết lập thứ tự ưu tiên cho các hành động khắc phục.
• Giúp doanh nghiệp xác định được các nguồn lực đang sử dụng và phân bố nguồn lực hợp lý.
• Có các biện pháp cải tiến hoạt động chất lượng đúng hướng.
• Hiện thực hóa mục tiêu nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm giá thành để thu hút khách hàng.
• Đo lường chi phí chất lượng một cách nghiêm túc là công cụ hữu ích giúp phòng ngừa khủng hoảng.
• Kiểm soát tốt chi phí chất lượng mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn cho doanh nghiệp.

CÁCH KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG (COST OF QUALITY – COQ)

Sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt hơn trong môi trường kinh doanh. Để tạo ra sự khác biệt so với đối thủ, các công ty phải lắng nghe ý kiến của khách hàng và tạo ra các sản phẩm vừa đáp ứng nhu cầu của thị trường nhưng vẫn đảm bảo duy trì mức độ tin cậy và chất lượng cao. Một trong những phương pháp để thực hiện điều này là kiểm soát chi phí chất lượng (Cost of Quality – COQ).

Chi phí chất lượng được tính bằng tổng của 2 yếu tố là Chi phí chất lượng tốt (CoGQ) và Chi phí chất lượng kém (CoPQ) theo công thức:

CoQ = CoGQ + CoPQ

Trong đó, Chi phí chất lượng tốt là tổng của Chi phí phòng ngừa (PC) và Chi phí thẩm định (AC) dưới dạng:

CoGQ = PC + AC

Còn Chi phí chất lượng kém là tổng Chi phí lỗi bên trong (IFC) và bên ngoài (EFC):

CoPQ = IFC + EFC

Bằng cách kết hợp các phương trình trên, Chi phí chất lượng có thể được xác định rõ hơn:

COQ = (PC + AC) + (IFC + EFC)

Mọi hệ thống Chi phí chất lượng đều hướng tới mục tiêu giảm chi phí xuống mức thấp nhất có thể. Dựa vào các phương trình trên có thể thấy muốn giảm Chi phí chất lượng thì phải giảm các thành phần của nó. Một tổ chức có thể lựa chọn đầu tư vào Chi phí chất lượng tốt để giảm thiểu hoặc ngăn ngừa các vi phạm có thể xảy ra trong quá trình sản xuất. Họ cũng có thể lựa chọn gánh chịu Chi phí chất lượng kém khi lỗi chỉ được phát hiện sau khi sản phẩm tới tay khách hàng.

Thực tế có khá nhiều tổ chức lựa chọn phương án thứ 2 mà quên mất rằng lỗi sản phẩm có thể làm tăng chi phí bảo hành, thậm chí khiến sản phẩm bị thu hồi hoặc tiêu hủy. Nhất là khi Chi phí lỗi bên ngoài được xem là chi phí đắt nhất trong tất cả các Chi phí chất lượng. Hiệp hội Chất lượng Hoa Kỳ ước tính rằng Chi phí chất lượng kém trung bình của một công ty đang phát triển mạnh là khoảng 10-15% tổng chi phí hoạt động. Trong trường hợp xấu hơn, những chi phí này có thể chiếm tới 40% tổng chi phí của một doanh nghiệp. Thiệt hại không chỉ dừng lại ở mặt kinh tế mà kéo theo đó là hệ lụy về sự suy giảm lòng tin của khách hàng với doanh nghiệp, uy tín và hình ảnh doanh nghiệp bị xuống cấp, nguy hiểm hơn doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những bồi thường, khiếu nại, kiện tụng làm đình trệ, thậm chí sụp đổ hệ thống. Những thiệt hại trên phương diện này là không thể đong đếm được và khiến cho Chi phí chất lượng tăng lên đáng kể.

Cùng là một sản phẩm có chất lượng và công dụng như nhau nhưng sản phẩm nào có giá thành rẻ hơn thì thường có xu hướng được khách hàng lựa chọn nhiều hơn. Một trong những giải pháp giúp giảm giá thành mà vẫn đảm bảo duy trì chất lượng chính là giảm Chi phí chất lượng. Để đạt được chi phí thấp thì việc phòng ngừa ngay từ đầu được xem là giải pháp tối ưu hơn cả. Hay nói một cách đơn giản, trước khi sản phẩm tới tay khách hàng, lỗi càng được phát hiện sớm thì Chi phí chất lượng sẽ càng thấp. Mặt khác, việc phát hiện ra các vi phạm sớm cũng rất có lợi cho doanh nghiệp trong việc xác định căn nguyên vấn đề, thời gian phát hiện lỗi càng lâu thì càng khó tìm ra nguyên nhân gốc rễ.  Bằng cách đầu tư nhiều vào chi phí phòng ngừa và thẩm định, doanh nghiệp có thể giảm chi phí lỗi nội bộ và chi phí lỗi bên ngoài.

Trên đây là một sô thông tin cơ bản về Chi phí chất lượng (Cost of Quality – COQ). Hy vọng bài viết này sẽ giúp người đọc phần nào hình dung được COQ là gì và tầm quan trọng của COQ với sự phát triển của doanh nghiệp.