Điều khoản 6.1 ISO 9001 là một trong những điểm cốt lõi của việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Vậy Điều khoản 6.1 ISO 9001:2015 đề cập tới nội dung gì và làm sao để tổ chức có thể tuân thủ điều khoản này một cách hiệu quả? Hãy cùng Thư Viện Tiêu Chuẩn tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Điều khoản 6.1 ISO 9001 là gì?
Điều khoản 6.1 ISO 9001 là điều khoản nằm trong Điều 6 (Hoạch định) thuộc tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
Điều khoản 6.1 của ISO 9001:2015 liên quan đến “Các hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội”. Điều khoản này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu bối cảnh của một tổ chức, xác định các rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và thực hiện hành động cần thiết để giải quyết chúng một cách hiệu quả.
Các yêu cầu của Điều khoản 6.1 ISO 9001
Khi hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức phải xem xét các vấn đề được đề cập ở Điều khoản 4.1 ISO 9001:2015 (Hiểu tổ chức và bối cảnh tổ chức) và các yêu cầu được đề cập ở Điều khoản 4.2 (Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm). Từ đó, tổ chức có thể xác định được các rủi ro và cơ hội tiềm ẩn của mình.
Việc xác định các rủi ro và cơ hội cần giải quyết nhằm:
- Mang lại sự đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng có thể đạt được (các) kết quả dự kiến.
- Nâng cao những tác động mong muốn đối cho tổ chức.
- Ngăn ngừa hoặc giảm bớt những tác động không mong muốn cho tổ chức.
- Giúp tổ chức đạt được các hành động cải tiến để nâng cao hiệu suất hoạt động.
Tổ chức phải lập kế hoạch cho những hành động giải quyết rủi ro và cơ hội. Tổ chức cần tích hợp và triển khai hành động vào các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng của mình. Sau đó cần xem xét, đánh giá hiệu lực của những hành động đã thực hiện. Bên cạnh đó, những hành động để giải quyết các rủi ro và cơ hội phải tương ứng với tác động tiềm ẩn tới sự phù hợp của các sản phẩm và dịch vụ.
Tổ chức có thể thực hiện các phương án giải quyết rủi ro bao gồm: Tránh rủi ro, chấp nhận rủi ro để theo đuổi một cơ hội, loại bỏ nguồn rủi ro, thay đổi khả năng xảy ra hoặc hệ quả, chia sẻ rủi ro hoặc duy trì rủi ro bằng quyết định đúng đắn.
Tổ chức có thể có các cơ hội thông qua các việc: Chấp nhận thực hành mới, tung ra sản phẩm mới, mở thị trường mới, tiếp cận khách hàng mới, xây dựng quan hệ đối tác, sử dụng công nghệ mới và các khả năng mong muốn, khả thi khác để giải quyết nhu cầu của tổ chức hoặc khách hàng của tổ chức.
Hướng dẫn tuân thủ điều khoản 6.1 ISO 9001:2015
Việc tuân thủ Điều khoản 6.1 của ISO 9001:2015 liên quan đến cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý rủi ro và cơ hội trong bối cảnh tổ chức của bạn. Sau đây là hướng dẫn từng bước về cách tuân thủ điều khoản:
Bước 1: Hiểu bối cảnh của tổ chức
Tổ chức cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài của tổ chức để hiểu được bối cảnh của tổ chức mình. Tổ chức cần xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến khả năng đạt được mục tiêu, chiến lược của tổ chức
Tổ chức có thể xác định các yếu tố bên trong bao gồm:
- Mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn của tổ chức
- Năng lực và nguồn lực như: Tài chính, nhân sự, công nghệ, cơ sở vật chất,..
- Văn hóa tổ chức: Giá trị, niềm tin, quy tắc ứng xử và tác phong làm việc của nhân viên…
- Cấu trúc và quy trình tổ chức
- Hiệu suất hoạt động
Bên cạnh đó, tổ chức cần xem xét các yếu tố bên ngoài như: Ngành, điều kiện thị trường, yêu cầu pháp lý, khía cạnh văn hóa và kỳ vọng của các bên liên quan,..
Bước 2: Xác định các bên quan tâm có liên quan
Tổ chức cần xác định các bên liên quan hoặc bên quan tâm (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, cơ quan quản lý..) cũng như nhu cầu và mong đợi của họ liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức. Việc xác định các bên quan tâm có liên quan là bước quan trọng để hiểu rõ mong đợi của họ và hiểu rõ họ ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của tổ chức. Từ đó, tổ chức có thể đưa ra các quyết định phù hợp để đảm bảo sự thành công của tổ chức.
Bước 3: Đánh giá rủi ro
Sau khi xem xét các vấn đề được đề cập ở Bước 1 và Bước 2, tổ chức tiến hành xác định các rủi ro tiềm ẩn trong tổ chức của mình. Trên cơ sở đấy, thực hiện đánh giá những rủi ro đã xác định .
Tổ chức nên thực hiện đánh giá rủi ro một cách có hệ thống bằng cách xem xét những rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu chất lượng. Và đánh giá xem khả năng tác động của những rủi ro này đến quy trình, sản phẩm/dịch vụ cũng như hiệu suất tổng thể của tổ chức như thế nào.
Bên cạnh đó, tổ chức cần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các rủi ro đã xác định dựa trên mức độ ảnh hưởng của chúng đối với hệ thống quản lý chất lượng. Việc nhận diện được đâu là rủi ro nghiêm trọng nhất giúp tổ chức quyết định rủi ro nào cần giải quyết trước và đưa ra những hành động giải quyết rủi ro phù hợp.
Bước 4: Xác định cơ hội
Sau khi xem xét các vấn đề được đề cập ở Bước 1 và Bước 2, bên cạnh việc xác định rủi ro, tổ chức cũng cần liệt kê những cơ hội có thể cải thiện Hệ thống quản lý chất lượng hoặc nâng cao hiệu suất hoạt động của tổ chức. Ngoài ra, tổ chức có thể xác định cơ hội thông qua việc xem xét: xu hướng thị trường, công nghệ mới nổi hoặc nhu cầu thay đổi của khách hàng như những nguồn cơ hội tiềm năng…
Bước 5: Lập kế hoạch hành động
Tổ chức cần lập kế hoạch hành động để giải quyết các rủi ro và cơ hội đã được xác định trong quá trình đánh giá rủi ro và cơ hội. Những hành động này rất quan trọng để duy trì và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và giúp tổ chức đạt được kết quả mong muốn.
Kế hoạch hành động này cần nêu rõ cách để ngăn ngừa, giảm thiểu hoặc quản lý rủi ro. Ngoài ra, cũng cần mô tả cách tổ chức có thể làm để tận dụng cơ hội nhằm cải thiện hiệu suất của Hệ thống quản lý chất lượng. Quan trọng nhất là phải nêu chi tiết các bước thực hiện, nguồn lực và trách nhiệm cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra
Bước 6: Tích hợp hành động với các quy trình trong Hệ thống quản lý chất lượng
Việc tích hợp và triển khai hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội vào các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là điều cần thiết để đảm bảo rằng những hành động này trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày của tổ chức. Mục đích của việc tích hợp này là để nâng cao hiệu quả và tính bền vững của QMS.
Dưới đây là một số hành động mà tổ chức có thể thực hiện để tích hợp:
- Lập bản đồ quy trình: Tổ chức cần xác định các quy trình trong QMS bị ảnh hưởng bởi những hành động được thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội.
- Tạo lập và duy trì tin dạng văn bản: Tổ chức thực hiện ghi chép các rủi ro, cơ hội và cả những hành động đã được thực hiện để giải quyết rủi ro, cơ hội một cách rõ ràng. Duy trì thông tin dạng văn bản là bằng chứng tuân thủ tiêu chuẩn của tổ chức.
- Ban quản lý cấp cao tham gia vào các hoạt động cụ thể: Các lãnh đạo cần cam kết và tham gia thực hiện hành động giải quyết rủi ro và cơ hội.
- …
Bước 7: Giám sát và xem lại
Tổ chức cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hành động được thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội. Việc đánh giá này giúp tổ chức xem xét những hành động đã thực hiện có thực sự mang lại kết quả mong muốn và góp phần cải thiện hệ thống quản lý chất lượng hay không. Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần liên tục xem xét và cập nhật kết quả từ hoạt động đánh giá rủi ro và cơ hội ở các giai đoạn khác nhau nhằm đảm bảo hoạt động cải tiến liên tục.
—————————————————————————————————————————————
Trên đây là thông tin của Điều khoản 6.1 ISO 9001 về hành động giải quyết rủi ro và cơ hội. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các yêu cầu cũng như cách để tuân thủ Điều khoản 6.1 ISO 9001 trong hệ thống quản lý chất lượng. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các yêu cầu của điều khoản này, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được hướng dẫn cụ thể.
