Điều khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản trong ISO 9001

Thông tin dạng văn bản trong ISO 9001 đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Nhờ việc kiểm soát tốt thông tin mà doanh nghiệp có thể đảm bảo tính sẵn sàng và phù hợp của thông tin để sử dụng vào thời điểm cần thiết. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa quy trình và ra quyết định sáng suốt, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Mục lục

Thông tin dạng văn bản trong ISO 9001 theo điều khoản 7.5.

Khái quát

Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức cần bao gồm hai loại thông tin dạng văn bản chính

Thông tin dạng văn bản theo ISO 9001(Đây là những thông tin bắt buộc mà tổ chức cần lưu trữ và kiểm soát để chứng minh sự tuân thủ tiêu chuẩn.) Bao gồm: phạm vi áp dụng của HTQL, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, hướng dẫn công việc, ghi chép về các hoạt động kiểm soát và cải tiến chất lượng….

Thông tin dạng văn bản được tổ chức xác định là cần thiết cho hiệu quả hoạt động của HTQL (Ngoài những thông tin bắt buộc, tổ chức có thể xác định thêm các thông tin khác cần thiết cho việc vận hành và cải tiến HTQL hiệu quả.) Ví dụ: Biên bản họp của ban lãnh đạo liên quan đến chất lượng, báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ, phản hồi từ khách hàng, tài liệu đào tạo về chất lượng….

Mức độ chi tiết và số lượng thông tin dạng văn bản cần thiết sẽ phụ thuộc vào những yếu tố như quy mô, ngành nghề, mức độ phức tạp của hoạt động của tổ chức, năng lực nhân sự,…

Việc kiểm soát thông tin dạng văn bản cần đảm bảo tính sẵn sàng, phù hợp, bảo mật và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

Tạo lập và cập nhật văn bản

Khi tạo lập và cập nhật các tài liệu dạng văn bản theo ISO 9001:2015, tổ chức cần đảm bảo sự phù hợp của các yếu tố sau:

Việc nhận biết và mô tả:

Thông tin cần có tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu để dễ dàng nhận diện và truy cập.

Cần ghi chú thời gian tạo lập, cập nhật, phiên bản và người tạo để theo dõi lịch sử thay đổi.

Nên sử dụng số tham chiếu để liên kết với các tài liệu hoặc quy trình khác có liên quan.

Định dạng và phương tiện truyền thông:

Định dạng thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng và mục đích sử dụng.

Cần lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp để lưu trữ và truyền tải thông tin. Đảm bảo thông tin được lưu trữ an toàn và có khả năng truy cập dễ dàng khi cần thiết.

Việc xem xét và phê duyệt:

Thông tin cần được xem xét và phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi ban hành hoặc cập nhật.

Việc xem xét và phê duyệt cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, phù hợp và thỏa đáng của thông tin.

Việc lưu giữ hồ sơ về việc xem xét và phê duyệt để truy xuất rất cần thiết.

Kiểm soát thông tin dạng văn bản

Thông tin dạng văn bản trong ISO 9001 cần được đáp ứng một số yêu cầu sau nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.

Yêu cầu chung: Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của HTQL và tiêu chuẩn ISO 9001:2015 phải được kiểm soát để đảm bảo:

Tính sẵn có và sự phù hợp để sử dụng: Thông tin cần được lưu trữ và tổ chức một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm, truy cập và sử dụng khi cần thiết.

Sự bảo vệ thỏa đáng: Thông tin cần được bảo vệ khỏi các rủi ro như mất tính bảo mật, sử dụng sai mục đích hoặc bị thay đổi trái phép.

Doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động sau để kiểm soát thông tin dạng văn bản:

Xác định rõ ràng đối tượng sử dụng, phương thức phân phối, quy trình truy cập, khôi phục và sử dụng thông tin hiệu quả.

Lưu trữ thông tin an toàn, đảm bảo dễ dàng sử dụng được trong suốt thời gian lưu giữ theo quy định.

Theo dõi và quản lý các thay đổi đối với thông tin, bao gồm kiểm soát các phiên bản, lưu giữ lịch sử thay đổi và lý do thay đổi.

Xác định thời gian lưu giữ phù hợp cho từng loại thông tin và quy trình hủy bỏ an toàn khi không còn cần thiết.

Sự quan trọng của thông tin dạng văn bản trong ISO 9001

Hệ thống văn bản ISO 9001:2015 được ghi lại đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả của QMS:

Đánh giá quy trình dễ dàng: Thông tin dạng văn bản được lưu trữ giúp tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của các quy trình hiệu quả, tốn ít công sức hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định điểm mạnh, điểm yếu để phát triển và cải tiến liên tục.

Hỗ trợ hành động khắc phục: Khi có vấn đề về chất lượng, thông tin được ghi lại có thể cung cấp hướng dẫn để doanh nghiệp thực hiện các hành động khắc phục phù hợp, giúp loại bỏ lỗi và ngăn ngừa sự cố lặp lại.

Ra quyết định dựa trên bằng chứng: Dựa trên thông tin được ghi lại, các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định sáng suốt liên quan đến chất lượng, chẳng hạn như phân bổ nguồn lực, đầu tư công nghệ hoặc điều chỉnh quy trình sản xuất.

Đảm bảo tính nhất quán: Thông tin được ghi lại giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ các chính sách, quy trình và yêu cầu về chất lượng, đảm bảo sự nhất quán trong hoạt động và đạt được mục tiêu về chất lượng.

5 bước để kiểm soát thông tin dạng văn bản trong ISO 9001

Bước 1: Xác định những thông tin dạng văn bản cần có

Bằng việc hiểu rõ nội dung doanh nghiệp cần ghi lại, doanh nghiệp có thể đảm bảo không bỏ lỡ thông tin cần thiết nào.

Bước 2: Xác định yêu cầu về thông tin

Doanh nghiệp cần đảm bảo tính nhất quán của thông tin. Từ đó, mọi cá nhân tại tổ chức có thể hiểu về thông tin một cách dễ dàng hơn. Thông tin dạng văn bản sẽ thay đổi tùy theo quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực tổ chức, năng lực nhân viên, số lượng cán bộ nhân viên, mức độ quan trọng……

Bước 3: Tìm thông tin

Thông tin cần chính xác về mặt thực tế và đầy đủ. Người tìm thông tin cần cập nhật liên tục để tránh thiếu sót những chi tiết cần thiết. Bên cạnh thông tin dạng chữ, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị được dạng thông tin hình ảnh, âm thanh… nếu cần thiết.

Bước 4: Phê duyệt và kiểm soát:

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình xem xét và phê duyệt rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và phù hợp của thông tin. Với sự vận hành không ngừng của doanh nghiệp, sẽ có những dạng thông tin văn bản được cập nhật và đổi mới, nên doanh nghiệp cần theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu và xác định phiên bản hiện tại.

Bước 5: Lưu giữ thông tin dạng văn bản:

Doanh nghiệp cần lưu giữ thông tin văn bản một cách cẩn thận để tránh việc làm mất hay hỏng tài liệu. Việc lưu giữ tài liệu vô cùng quan trọng vì sẽ có những hoạt động cần sử dụng lại tại doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung khái quát của việc kiểm soát thông tin dạng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào loại hình doanh nghiệp của mình, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn để nhận hỗ trợ.