Điều khoản 8.6 ISO 9001 – “Thông qua sản phẩm và dịch vụ” đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tuân thủ các yêu cầu của khách hàng. Điều khoản này tập trung vào việc kiểm tra và xác nhận rằng sản phẩm của tổ chức đáp ứng các yêu cầu chất lượng đã được xác định. Hãy cùng Thư Viện Tiêu chuẩn tìm hiểu về Điều khoản 8.6 ISO 9001.
Mục lục
Điều khoản 8.6 ISO 9001 :2015 là gì?
Điều khoản 8.6 của ISO 9001:2015 là điều khoản liên quan đến việc thông qua sản phẩm và dịch vụ. Nội dung của Điều khoản 8.6 trong ISO 9001:2015 được quy định cụ thể như sau: .
“Tổ chức phải thực hiện các sắp đặt theo hoạch định ở những giai đoạn thích hợp để kiểm tra xác nhận rằng các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ được đáp ứng.
Việc thông qua sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng chỉ được tiến hành sau khi đã hoàn thành thỏa đáng các sắp đặt theo hoạch định, nếu không thì phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền và, nếu có thể, của khách hàng.
Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về việc thông qua sản phẩm và dịch vụ. Thông tin dạng văn bản phải bao gồm:
- bằng chứng về sự phù hợp với chuẩn mực chấp nhận;
- khả năng truy xuất đến (những) người cho phép thông qua.”
Các yêu cầu của Điều khoản 8.6 ISO 9001
Điều khoản 8.6 trong ISO 9001:2015 yêu cầu các tổ chức triển khai các sắp xếp đã lên kế hoạch ở các giai đoạn thích hợp để xác nhận những yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ. Điều này rất quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì uy tín cho tổ chức. Nếu một sản phẩm không đáp ứng các tiêu chí chấp nhận của khách hàng và được phát hành trước khi xác nhận với khách hàng, điều này có thể khiến khách hàng không hài lòng với sản phẩm/dịch vụ và khiến tổ chức đánh mất khách hàng hiện có.
Tổ chức nên thiết lập các tiêu chí xác nhận tại những giai đoạn chính của quy trình để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ. Các tiêu chí cần phải cụ thể, có thể đo lường được và phù hợp với yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ và các tiêu chuẩn chất lượng. Các phương pháp xác minh phù hợp nhất cho từng giai đoạn nên được xác định, bao gồm kiểm tra, thử nghiệm, đo lường, đánh giá, kiểm toán hoặc các kỹ thuật khác. Kế hoạch xác minh nên phác thảo các hoạt động, trách nhiệm và lịch trình cụ thể.
Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về việc thông qua sản phẩm và dịch vụ. Việc duy trì hồ sơ thông qua sản phẩm và dịch vụ là một khía cạnh quan trọng của quản lý chất lượng. Những hồ sơ này cung cấp bằng chứng cho thấy tổ chức đã tuân thủ các sắp xếp đã lên kế hoạch, quy trình xác minh và thủ tục phê duyệt để đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ được cung cấp đáp ứng các yêu cầu đã chỉ định.
Điều khoản 8.6 ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải lưu giữ tài liệu để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp, trong đó cũng phải chỉ ra người cho phép thông qua sản phẩm/dịch vụ. Phạm vi tài liệu nên dựa trên rủi ro liên quan đến quy trình và tính phức tạp của sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp. Tài liệu có thể bao gồm báo cáo thử nghiệm cho thấy kết quả thử nghiệm sản phẩm.
Ngoài ra, Điều khoản 8.6 ISO 9001 cũng yêu cầu về khả năng truy xuất đến những người cho phép thông qua sản phẩm hoặc dịch vụ. Tổ chức cần chứng minh rằng nhân sự đưa ra quyết định thông qua sản phẩm hoặc dịch vụ có thẩm quyền để làm điều đó. Thông tin được đưa vào hồ sơ xác minh thẩm quyền của người phê duyệt có thể đơn giản như chữ ký trên báo cáo thử nghiệm, tên của nhân sự cho phép phát hành, dấu đóng dấu, trạng thái ủy quyền của họ,..
Hướng dẫn tuân thủ Điều khoản 8.6 ISO 9001.
Bước 1: Thiết lập tiêu chí để thông qua sản phẩm/dịch vụ
Tổ chức/doanh nghiệp cần xác định tiêu chí rõ ràng để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ. Các tiêu chí này phải cụ thể, có thể đo lường được và phù hợp với yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ và các tiêu chuẩn chất lượng có liên quan. Các tiêu chí có thể bao gồm các yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng, thông số kỹ thuật, yêu cầu theo quy định và kỳ vọng của khách hàng.
Bước 2: Phát triển quy trình thông qua sản phẩm/dịch vụ
Sau khi đã xác định rõ ràng các tiêu chí thông qua, bước tiếp theo là xây dựng quy trình cụ thể để xác thực theo các tiêu chí đó. Quy trình này cần được mô tả chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu và đảm bảo tính thực tiễn, khả thi khi áp dụng vào thực tế.
Quy trình cần bao gồm các bước cụ thể, ai là người chịu trách nhiệm cho từng bước, thời gian hoàn thành mỗi bước, cũng như các công cụ và tài liệu cần thiết. Việc xây dựng quy trình thông qua sản phẩm/dịch vụ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, đồng bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Bước 3: Xác minh và xác nhận
Tổ chức nên tiến hành xác minh và xác nhận kỹ lưỡng thông tin liên quan đến sản phẩm/dịch vụ để đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đáp ứng các tiêu chí đã thiết lập. Xác minh, xác nhận rằng các yêu cầu được đáp ứng trong từng giai đoạn sản xuất, trong khi xác nhận đảm bảo rằng đầu ra cuối cùng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Bước 4: Đánh giá và phê duyệt
Tổ chức nên thực hiện quy trình đánh giá khi có sự tham gia của các bên liên quan hoặc nhân sự được chỉ định. Quy trình này bao gồm việc kiểm tra tất cả các tài liệu, kết quả thử nghiệm và hồ sơ tuân thủ có liên quan trước khi cho phép thông qua sản phẩm/dịch vụ.
Bước 5: Khả năng truy xuất tới người thông qua sản phẩm/dịch vụ
Tổ chức cần duy trì hồ sơ, tài liệu liên quan đến khả năng truy xuất tới người đã ra quyết định thông qua sản phẩm/dịch vụ. Việc tổ chức và lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến khả năng truy xuất đến người ra quyết định thông qua sản phẩm/dịch vụ đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ thống nhất và dễ dàng truy cập, tra cứu khi cần thiết. Các hồ sơ, tài liệu này bao gồm: thông tin về người ra quyết định, thẩm quyền của họ, quy trình ra quyết định, căn cứ ra quyết định, kết quả quyết định và các tài liệu liên quan khác. Việc lưu trữ đầy đủ và chính xác các hồ sơ, tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa quy trình ra quyết định thông qua sản phẩm/dịch vụ, đảm bảo trách nhiệm giải trình và tạo thuận lợi cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Bước 6: Giao tiếp với khách hàng
Tổ chức nên đảm bảo giao tiếp hiệu quả với khách hàng để kịp thời nắm bắt các yêu cầu của họ, những vấn đề liên quan hay các thay đổi tiềm ẩn nào có thể ảnh hưởng đến sản phẩm/dịch vụ. Tổ chức cần liên tục nhận ý kiến, phản hồi từ khách hàng để có thể cải tiến sản phẩm/dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong tương lai.
Bước 7: Thay đổi cách quản lý
Tổ chức cần thiết lập quy trình quản lý các thay đổi có thể xảy ra sau khi thông qua sản phẩm/dịch vụ. Quy trình này bao gồm đánh giá tác động của các thay đổi đối với chất lượng, xác thực lại nếu cần và cập nhật tài liệu có liên quan.
Bước 8: Lưu giữ tài liệu và hồ sơ
Tổ chức nên duy trì việc ghi chép chính xác và toàn diện về quá trình thông qua sản phẩm/dịch vụ, bao gồm hồ sơ xác minh, ủy quyền, kết quả thử nghiệm và bất kỳ thông tin nào được truyền đạt.
Bước 9: Cải tiến liên tục
Tổ chức/doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét và cải thiện quy trình thông qua sản phẩm/dịch vụ dựa trên phản hồi, kiểm toán và số liệu hiệu suất. Thực hiện các hành động khắc phục để giải quyết bất kỳ sự không phù hợp hoặc các lĩnh vực cần cải thiện.
Bước 10: Đào tạo và nâng cao nhận thức
Đảm bảo rằng nhân viên tham gia vào quá trình thông qua sản phẩm/dịch vụ của tổ chức được đào tạo đầy đủ và nhận thức được trách nhiệm của mình. Tổ chức cần đảm bảo về việc tuân thủ các tiêu chí và quy trình thông qua sản phẩm/dịch vụ với khách hàng.
>>>> Dịch vụ làm giấy chứng nhận ISO 9001:2015 cho Doanh Nghiệp
Trên đây là nội dung của “Điều khoản 8.6 ISO 9001”. Hy vọng rằng bài viết này đã mang lại những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp trong việc triển khai quy trình thông qua sản phẩm/dịch vụ. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan tới tiêu chuẩn ISO 9001, hãy liên hệ ngay với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được giải đáp.
