Để một doanh nghiệp có thể nhận được chứng chỉ ISO 9001 không phải là điều dễ dàng. Và để duy trì được chứng chỉ ISO 9001 cũng khó khăn không kém nếu như doanh nghiệp không thật sự quyết tâm. Nếu doanh nghiệp không duy trì được chứng chỉ thì mọi nỗ lực, công sức, chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra sẽ là lãng phí, và doanh nghiệp cũng không thể nhận được những lợi ích mà chứng nhận ISO 9001 đem lại. Vậy duy trì ISO 9001:2015 như thế nào mới hiệu quả, hãy cùng Thư Viện Tiêu Chuẩn đi tìm lời giải đáp trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Làm thế nào để được cấp chứng nhận ISO 9001?
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế gồm các yêu cầu cần thiết để tạo ra hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Hệ thống quản lý chất lượng tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, cùng với các quy định của ngành và chính phủ. ISO 9001 là tiêu chuẩn phổ biến nhất trong loạt tiêu chuẩn ISO 9000 và là tiêu chuẩn duy nhất trong loạt tiêu chuẩn ISO 9000 có chương trình chứng nhận.
Để được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều hành động. Đầu tiên, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nội bộ để kiểm tra mức độ tuân thủ và tình trạng của toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng. Ban lãnh đạo cao nhất có thể sử dụng những thông tin phân tích được và những dữ liệu liên quan khác về hệ thống quản lý chất lượng để đưa ra quyết định đúng đắn trong việc cải tiến liên tục hệ thống.
Sau đó, doanh nghiệp phải nộp đơn đăng ký chứng nhận cho Tổ chức chứng nhận ISO 9001. Tổ chức chứng nhận là một tổ chức hoạt động độc lập với doanh nghiệp . Tổ chức chứng nhận sẽ cử chuyên gia thực hiện đánh giá chứng nhận để xác định xem doanh nghiệp có đang đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 hay không.
Nếu mọi thứ đều đạt yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ ISO 9001 cho doanh nghiệp. Giấy chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực trong ba năm. Mặt khác, một trong những yêu cầu chủ đạo của ISO 9001 là cải tiến liên tục, nghĩa là ngay cả khi đã sở hữu chứng nhận, doanh nghiệp vẫn phải liên tục đảm bảo rằng công ty đang tiếp tục tuân thủ các yêu cầu mà tiêu chuẩn ISO 9001 đề ra. Đó là lý do tại sao tổ chức chứng nhận sẽ tiếp tục đánh giá lại hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp thường niên để đảm bảo sự cải tiến liên tục được thực hiện và xác minh doanh nghiệp có khả năng tái chứng nhận.
Duy trì ISO 9001:2015 như thế nào?
1. Hoàn thành các cuộc đánh giá giám sát chứng nhận định kỳ
Dù có sự khác biệt nhất định, tuy nhiên những phương pháp duy trì chứng nhận ISO 9001 đều tập trung vào kết quả của các cuộc đánh giá giám sát định kỳ. Những cuộc kiểm tra giám sát này không cần phải chi tiết như cuộc kiểm tra ban đầu.
Doanh nghiệp cần theo dõi thời gian diễn ra các cuộc đánh giá định kỳ, điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thời gian để chuẩn bị những tài liệu cần thiết. Ngoài ra, khi xác định được thời gian diễn ra các cuộc đánh giá, doanh nghiệp cũng sẽ chủ động hơn trong việc đánh giá lại mức độ tuân thủ những yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng của mình.
Trong các cuộc đánh giá định kỳ, nếu chuyên gia đánh giá phát hiện ra bất kỳ khía cạnh rủi ro hoặc một điểm nào đó không tuân thủ theo các yêu cầu của ISO 9001 thì doanh nghiệp có trách nhiệm phải hoàn thành các hành động khắc phục trong thời gian quy định. Doanh nghiệp cũng được khuyến khích tận dụng các cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ở bất cứ thời điểm nào.
Trong quá trình đánh giá giám sát, chuyên gia đánh giá sẽ xem xét những yếu tố sau:
- Hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng hiện tại
- Các hành động và quy trình phòng ngừa cùng khắc phục mà doanh nghiệp đang thực hiện
- Mức độ hiệu quả của quy trình đánh giá nội bộ trong doanh nghiệp
- Những hành động đã được thực hiện sau quá trình đánh giá nội bộ
- Mức độ tham gia của ban lãnh đạo cấp cao vào hệ thống quản lý chất lượng
- Phản hồi của khách hàng để xác định xem khách hàng nghĩ gì về tổ chức và sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức
Do đó, doanh nghiệp cần duy trì tốt hệ thống quản lý chất lượng. Liên tục thực hiện tốt những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, lưu giữ thông tin dưới dạng văn bản để hỗ trợ quá trình đánh giá giám sát định kỳ của Tổ chức chứng nhận.
Các cuộc đánh giá giám sát này giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng cho việc tái chứng nhận, diễn ra vào cuối mỗi chu kỳ ba năm.
2. Tái đánh giá chứng nhận ISO 9001
Sau khi chứng nhận ISO 9001 hết hiệu lực, cách duy nhất để duy trì chứng nhận ISO 9001 lúc này là đăng ký tái chứng nhận. Quá trình tái chứng nhận yêu cầu doanh nghiệp phải trải qua một cuộc kiểm tra tương tự như cuộc kiểm tra chứng nhận ban đầu.
Trước khi tiến hành tái chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần xem xét lại bên đánh giá hiện tại. Liệu Tổ chức chứng nhận ban đầu có cung cấp dịch vụ phù hợp với yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra không? Uy tín của chứng chỉ được cấp có giúp gia tăng giá trị sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp không? Những chi phí phát sinh trong quá trình tái đánh giá do Tổ chức chứng nhận yêu cầu có phù hợp với tài chính của doanh nghiệp không? …
Doanh nghiệp cần đánh giá Tổ chức chứng nhận để xác định xem có nên tiếp tục đăng ký tái chứng nhận với họ hay không? Lựa chọn đúng Tổ chức chứng nhận là một yếu tố vô cùng quan trọng. Các đánh giá viên sẽ xem xét những nội dung tương tự như họ đã làm trong cuộc đánh giá cấp chứng nhận lần đầu tiên.
Dựa trên kết quả của cuộc kiểm tra, đánh giá viên sẽ đưa ra khuyến nghị về việc liệu chứng chỉ ISO 9001 của doanh nghiệp có thể được gia hạn thêm một chu kỳ ba năm nữa hay không. Tổ chức đánh giá cũng sẽ đề xuất bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào cho kế hoạch giám sát liên tục dựa trên quan sát của họ trong suốt chu kỳ tái chứng nhận.
Doanh nghiệp sẽ không gặp khó khăn trong quá trình tái chứng nhận miễn là vẫn liên tục tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và thực hiện cải tiến trong suốt thời gian ba năm. Ngoài ra, Thư Viện Tiêu Chuẩn khuyến nghị doanh nghiệp cần phải thường xuyên cập nhật kiến thức và đào tạo cho nhân viên của mình về công nghệ và kỹ năng mới mới, xem xét sự biến động của thị trường cũng như những thay đổi trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa, đặc biệt là những thay đổi có liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001.
Tóm lại, doanh nghiệp cần luôn chủ động trong việc thực hiện sát sao những yêu cầu cần thiết cho việc duy trì ISO 9001:2015.
——————————————————————————————————————————————–
Trên đây là những thông tin cơ bản liên quan để việc duy trì ISO 9001:2015 như thế nào cho hiệu quả. Qua những kiến thức trên, Thư Viện Tiêu Chuẩn hy vọng quý độc giả sẽ hiểu rõ hơn về cách duy trì chứng chỉ ISO một cách hiệu quả. Nếu quý độc giả thấy thắc mắc về bài viết hay có những câu hỏi liên quan đến những tiêu chuẩn liên quan, vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận giải đáp.
- Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
- Hotline: 0948.690.698
- Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com
