Xây dựng thông tin dạng văn bản là một trong những yêu cầu không thể nào bỏ qua khi tổ chức, doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn An ninh CTPAT. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ danh mục Hồ sơ CTPAT, Tài liệu CTPAT mà tổ chức, doanh nghiệp cần chuẩn bị.
Mục lục
VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG HỒ SƠ – TÀI LIỆU CTPAT
- Là yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn CTPAT về An ninh chuỗi cung ứng
- Hỗ trợ xây dựng các quy trình làm việc đạt chuẩn
- Chứng minh sự tuân thủ an ninh và đảm bảo an toàn trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
- Là bằng chứng có giá trị cho các cơ quan có thẩm quyền hoặc những bên liên quan khi có yêu cầu
- Là căn cứ để doanh nghiệp định hướng và cải thiện hiệu quả hoạt động hơn trong tương lai
YÊU CẦU KHI XÂY DỰNG TÀI LIỆU – HỒ SƠ CTPAT
Khi xây dựng danh mục tài liệu, hồ sơ CTPAT, các tổ chức, doanh nghiệp cần giải đáp được những câu hỏi sau:
- Đâu là Tài liệu CTPAT bắt buộc?
- Có bao nhiêu Hồ sơ bắt buộc văn bản hóa CTPAT?
- Danh mục tài liệu CTPAT gồm những gì?
Để trả lời được những câu hỏi trên, doanh nghiệp cần nắm rõ nội dung, yêu cầu cũng như các điều khoản của tiêu chuẩn CTPAT.
→ Xem thêm Tiêu Chuẩn CTPAT
MỘT SỐ HỒ SƠ – TÀI LIỆU CTPAT CƠ BẢN
- Giấy phép đăng ký hoạt động
- Danh sách lực lượng bảo vệ
- Hợp đồng dịch vụ với công ty bảo vệ bên ngoài
- Mô tả công việc của Quản trị viên Bảo vệ
- Danh sách nhân viên được phép truy cập vào tài liệu vận chuyển thương mại
- Danh sách nhân viên chịu trách nhiệm phát hành và theo dõi con dấu thương mại
- Danh sách xe tải được ủy quyền thương mại
- Danh sách Lô hàng Xuất & Nhập khẩu
- Thủ tục vận chuyển hàng hóa thành phẩm cho người nhận
- Văn bản liên hệ với đơn vị vận chuyển thương mại
- Biên bản kiểm tra tại chỗ sự tuân thủ của các nhà thầu phụ
- Danh sách các nhà thầu phụ
- Quy trình và tiêu chuẩn an ninh bằng văn bản dành cho nhà thầu
- Thông báo bằng văn bản về các yêu cầu C-TPAT cho nhà thầu
- Kiểm tra lý lịch về sự tuân thủ của nhà thầu phụ
- Chính sách thủ tục bảo mật (FSP)
- Hồ sơ đào tạo nhận thức về an ninh chuỗi cung ứng
- Chính sách trong việc kiểm soát an ninh của các khu vực làm hàng và cất giữ hàng hóa
- Danh sách các khu vực hạn chế
- Quy trình kiểm tra bằng văn bản đối với các công-te-nơ rỗng ngoài biển
- Thủ tục báo cáo vi phạm cho Ban Quản lý
- Hồ sơ đào tạo Lực lượng Bảo vệ An ninh (theo FSP)
- Chính sách / thủ tục bằng văn bản để sử dụng, thay thế và theo dõi con dấu.
- Báo cáo Đánh giá Nội bộ
- Kế hoạch quản lý khủng hoảng / rủi ro
- Danh sách nhân viên có quyền truy cập vào khu vực xếp hàng / đóng gói hoàn thiện
- Quy trình đóng gói hàng hóa thành phẩm hoàn thiện
- Hồ sơ kiểm tra lý lịch của nhân sự
- Tài liệu đào tạo và Hồ sơ định hướng nhân viên
- Sổ tay nêu rõ các quy tắc và quy định của công ty
- Hướng dẫn an ninh nhân sự bằng văn bản để tuyển dụng nhân sự
- Thủ tục chấm dứt hợp đồng và niêm yết trên hồ sơ của bộ phận nhân sự
- Quy trình kiểm soát truy cập thông tin CNTT
- Quy trình và chính sách bảo mật máy tính CNTT
- Hồ sơ kiểm tra / bảo trì của camera giám sát và cảnh báo
- Đăng ký nhân sự nắm giữ chìa khóa / thẻ của nhà máy & Chính sách giữ chìa khóa quản lý
- Sổ đăng ký niêm phong của container an ninh
- Danh sách nhân viên được giao nhiệm vụ giám sát xếp dỡ container an ninh
- Đăng ký lưu hồ sơ niêm phong và số container an ninh
- Danh sách khách & xe đăng ký ra vào
- Nhật ký vận chuyển hàng hóa
- Hồ sơ sự cố bảo mật an ninh
- Danh sách nhân viên đăng nhập / đăng xuất / đăng ký quyền vào khu vực hạn chế
- Hồ sơ cá nhân của mỗi tài xế đang được kiểm tra và phê duyệt
- Sổ đăng ký kiểm tra an ninh không báo trước & quy trình của nó
- Danh sách các gói hàng và thư đến & Quy trình kiểm tra an ninh
- Quy trình kiểm tra 7 điểm & hồ sơ bảo mật của nó
- Hồ sơ về diễn tập an ninh Bảo mật
- Lịch trình huấn luyện an ninh
- Hồ sơ về hàng hóa nguy cơ mất an ninh cao
- Hồ sơ cuộc họp an ninh với danh sách tham dự cuộc họp
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng Danh mục tài liệu CTPAT, vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được tư vấn một cách cụ thể.
