3 trụ cột của Horenso là “Báo cáo – Liên hệ – Tham khảo ý kiến”. Bài viết dưới đây cung cấp các thông tin cho câu hỏi HORENSO là gì?
Mục lục
HORENSO LÀ GÌ?
Trong tiếng Nhật, “horenso” có nghĩa là “rau bina” nhưng khi được sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh thì Horenso được cấu thành bởi 3 từ viết tắt là “Ho”, “Ren” và “So”. Mỗi từ này là viết tắt của một giai đoạn trong quy trình giải quyết vấn đề.
- “Ho” là viết tắt của “Hokoku” có nghĩa là “báo cáo” hoặc “thông báo” (trong tiếng Anh là “Report”)
- “Ren” là viết tắt của “Renraku” có nghĩa là “cập nhật” hoặc “liên hệ” (trong tiếng Anh là “Contact”)
- “So” là viết tắt của “Sodan” mang nghĩa “tham khảo ý kiến” hoặc “thảo luận” (trong tiếng Anh là “Consult”)
Trong văn hóa Nhật Bản, khi có một vấn đề xảy ra, thay vì một mình tự giải quyết vấn đề, người lao động được khuyến khích báo cáo lại với cấp trên, họ nên cập nhật tình hình cho các cấp quản lý. Thay vì giữ cho riêng mình, người lao động nên cùng thảo luận với các bên liên quan, tham khảo ý kiến của cấp trên để nhận được những lời khuyên hoặc chỉ đạo nhằm khắc phục vấn đề.
Xuất phát từ việc đảm bảo cho cho các chủ doanh nghiệp luôn nắm rõ được những gì đang xảy ra trong tổ chức của mình. Horenso phát triển thành một phương pháp giao tiếp kinh doanh tập trung vào khía cạnh tương tác với mục tiêu giảm thiểu tình trạng mù mờ thông tin, loại bỏ các hiểu lầm không đáng có do trao đổi công việc không rõ ràng để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống. Trả lời cho câu hỏi Horenso nghĩa là gì, bạn chỉ cần ghi nhớ 3 trụ cột của Horenso là “Báo cáo – Liên hệ – Tham khảo ý kiến” tức là báo cáo định kỳ với cấp trên, thường xuyên trao đổi với đồng nghiệp và cấp dưới, cuối cùng là xin ý kiến cấp trên trước khi hành động.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA HORENSO VỚI DOANH NGHIỆP
Mặc dù Horenso là một phương pháp giao tiếp đặc trưng của người Nhật Bản nhưng ngày nay Horenso đã được áp dụng ở nhiều nơi trên thế giới nhờ những lợi ích thiết thực mà nó đem lại.
Người Nhật cho rằng hành động khắc phục của nhân viên tại thời điểm phát hiện ra lỗi có thể vô tình che dấu đi một vấn đề lớn hơn tiềm ẩn trong hệ thống. Vấn đề có thể sẽ không tiếp tục xuất hiện ngay lúc đó mà ảnh hưởng tới các giai đoạn quan trọng sau này của quá trình.
Tất nhiên, điều đó không có nghĩa là việc nhân viên chủ động tự mình sửa chữa sự cố là sai trái nhưng trong một số trường hợp, các vấn đề cần phải được báo cáo lại cho cấp trên trước khi tiến hành các hành động khắc phục. Bởi nếu sai sót ngay lập tức được xóa bỏ thì hiện trường ban đầu sẽ không còn nguyên vẹn, việc tìm ra nguyên nhân trở nên khó khăn hơn nhiều và vì không tìm ra nguyên nhân nên các vấn đề tương tự có thể lặp đi lặp lại. Lúc bấy giờ thì việc giải quyết triệt để sẽ trở nên khó khăn và tốn kém hơn.
Ngoài ra, việc tự đưa ra quyết định mà không tham khảo ý kiến mọi người có thể vô tình đánh mất cơ hội có được một giải pháp tốt hơn cho vấn đề nếu thực hiện tham vấn với các bên liên quan.
Triết lý kinh doanh của người Nhật cho rằng, quá trình để bạn đưa ra được giải pháp còn quan trọng hơn giải pháp đó là gì. Sự trao đổi liên tục giữa cấp trên và nhân viên có thể hơi tốn thời gian nhưng về lâu dài, đó là cách tốt nhất để tất cả các quyết định đưa ra đều được thành viên đồng lòng và thực hiện nhất quán. Trong một số trường hợp, việc tập hợp ý kiến có thể giúp các giải pháp được đưa ra dễ dàng hơn trước khi vấn đề ngày một trở nên nghiêm trọng. Thảo luận cũng có ích cho việc xác định đâu là biện pháp tối ưu nhất trong khắc phục. Đặc biệt áp dụng Horenso cũng một cách để gắn kết các thành viên trong tổ chức với nhau và gia tăng sự thấu hiểu, chia sẻ trong hệ thống.
QUY TẮC HORENSO LÀ GÌ?
Kỹ năng giao tiếp Horenso bao gồm 3 quy tắc chính:
Quy tắc 1: HO – Báo cáo, thông báo
Nhân viên khi làm một nhiệm vụ do cấp trên đưa ra phải cập nhật thường xuyên cho cấp trên hoặc người quản lý của mình về tình trạng của nhiệm vụ đó: công việc đang diễn ra như thế nào, khi nào hoàn thành công việc. Trường hợp có vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện công việc thì cần thông báo lại cho cấp trên và bất kỳ đồng nghiệp nào khác có thể bị ảnh hưởng. Đặc biệt, tất cả sai sót hoặc vấn đề phát sinh cần được báo cáo càng sớm càng tốt.
Ban đầu “Ho” chỉ mang nghĩa cấp dưới phải có trách nhiệm báo cáo cho cấp trên nhưng trong lĩnh vực kinh doanh, cũng có thể hiểu “Ho” với phạm vi rộng hơn bao gồm cả những thông tin mà cấp trên truyền đạt cho cấp dưới. Điều này không chỉ giúp ban lãnh đạo nắm rõ được tình hình của tổ chức để có các kế hoạch và chiến lược đúng đắn và còn giúp nhân viên hiểu được vai trò, trách nhiệm và những gì mình cần phải làm trong tổ chức. Việc trì trệ trong truyền đạt thông tin có thể khiến cho bộ máy bị trì trệ và xảy ra những hiểu lầm không đáng có trong quá trình vận hành hệ thống.
Có nhiều hình thức khác nhau để thông báo thông tin trong tổ chức. Một trong số đó là việc duy trì các cuộc họp định kỳ tại nơi làm việc để báo cáo công việc thường xuyên và tổ chức họp đột xuất trong những trường hợp khẩn cấp. Hãy xem các cuộc họp như một cơ hội để lên tiếng và cung cấp các thông tin mà cá nhân có được cho tổ chức hoặc đơn giản là là chú ý lắng nghe các thông tin được công bố trong cuộc họp và ghi chú lại nếu cần thiết. Nếu không thể sắp xếp các cuộc họp thường xuyên thì có thể sử dụng hình thức trò chuyện ngắn vào đầu hoặc cuối thời gian làm việc để trao đổi thông tin giữa các nhóm. Ngoài ra cũng có thể thông báo thông tin tới mọi người bằng việc sử dụng bảng tin, văn bản, tạp chí nội bộ, phát thanh,…
Quy tắc 2: REN – Giữ liên lạc
Để thông tin được thông báo kịp thời tới các cá nhân, bộ phận thì việc giữ liên lạc được xem là điều kiện tiên quyết. Cách tốt nhất là hãy tới gặp trực tiếp những người liên quan để trao đổi rõ ràng. Nếu không thể gặp trực tiếp thì hãy liên lạc qua điện thoại để trò chuyện. Trong trường hợp cả 2 hình thức liên lạc trên đều không thể thực hiện thì hãy gửi email hoặc tin nhắn.
Lý do email và tin nhắn không được xem là công cụ tốt nhất để giao tiếp với đồng nghiệp vì có thể đồng nghiệp của bạn nhận được rất nhiều email hoặc tin nhắn trong cùng một ngày, email hoặc tin nhắn do bạn gửi có thể bị bỏ sót trong số đó. Bạn sẽ không biết chắc được liệu họ đã tiếp nhận thông tin hay chưa cho đến khi họ trả lời bạn. Vì vậy trong những điều kiện thuận lợi, hãy trò chuyện trực tiếp để trao đổi công việc.
Khi liên lạc để thông tin, tránh nói vòng vo, dài dòng, khó hiểu. Đề cập nhiều tới những công việc không liên quan tới hiện tại cũng là một trong những nguyên nhân gây loãng thông tin và làm giảm sự tập trung của người nghe vào những thông tin chính. Cần giữ liên lạc thông tin một cách thường xuyên, tránh kéo dài thời gian liên lạc hoặc liên lạc chỉ vì ngẫu hững mà không có mục đích cụ thể.
Quy tắc 3: SO – Thảo luận, tư vấn
Khi có một vấn đề cần giải quyết, cấp trên có thể đưa ra lời khuyên cho cấp dưới, ngược lại, cấp dưới cũng có thể nêu suy nghĩ của mình hoặc cung cấp các thông tin cần thiết để các bên liên quan tham gia thảo luận. Tham vấn giữa đồng nghiệp cấp dưới và lãnh đạo cấp cao là một phần thiết yếu của làm việc nhóm. Hoạt động này vừa mang tính đào tạo cho cấp dưới vừa làm sâu sắc thêm lòng tin giữa các đồng nghiệp trong hệ thống.
Các thành viên cần hiểu rõ mục đích của cuộc thảo luận. Hãy suy nghĩ thật thấu đáo trước khi đưa ra quan điểm của mình vì ý kiến của bạn có thể ảnh hưởng tới quyết định chung của tổ chức. Nếu được xin ý kiến hãy đóng góp một cách tích cực và đứng trên lập trường khách quan. Đừng hùa theo số đông hoặc tùy tiện bác bỏ một ý kiến nào đó chỉ vì bạn không hài lòng với người đưa ra ý kiến đó.
Đặc biệt, khi có một đề xuất hay một phương án nào đó đã được tổ chức thông qua thì cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện phải có nghĩa vụ tuân thủ và làm theo đúng những gì đã được quyết định. Bất cứ sự vướng mắc hay không đồng tình nào phải được thể hiện ở khâu thảo luận để mọi người cùng nhau bàn bạc và tìm ra tiếng nói chung chứ không phải là sau khi quyết định được đưa ra rồi mới chống đối và không tuân thủ.
NHẬN XÉT CHUNG:
Đối với các công ty Nhật Bản thì Horenso là một phương pháp giao tiếp kinh doanh rất quen thuộc nhưng với một số doanh nghiệp nước ngoài khác thì Horenso vẫn còn khá mới mẻ. Hầu hết các tài liệu về Horenso đều là các tài liệu huấn luyện nội bộ nên nếu muốn tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp Horenso các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các mô hình làm việc của các công ty Nhật Bản.
Thực tế, Horenso đi ngược lại với triết lý kinh doanh của phương Tây khi các nhà quản lý phương Tây khuyến khích người lao động đưa ra quyết định nhanh chóng mà không cần dựa vào người khác. Hầu hết mọi mô tả công việc đều bao gồm “hoạt động tốt mà không cần giám sát” và “tự tiến hành”. Việc nhờ người khác giúp đỡ dường như là một điểm yếu, đặc biệt là khi vấn đề xảy ra trong phạm vi trách nhiệm hoặc chuyên môn của chính mình. Không thể kết luận được đâu mới là phương pháp đúng đắn bởi mỗi một lý luận đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Bởi trong một số tình huống đặc biệt khẩn cấp hoặc sự cố phát sinh mà lãnh đạo, quản lý lại vắng mặt thì người lao động cũng không thể cứ trông chờ để thảo luận mà bỏ lỡ thời cơ để khắc phục sự cố. Điều quan trọng là cần căn cứ vào tình hình thực tế và bối cảnh của tổ chức để có có các quyết định linh hoạt trong từng tình huống cụ thể.
