ISO 22000 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm áp dụng cho các tổ chức trong chuỗi cung ứng thực phẩm. Trong đó, điều khoản 8.4.2 – “Xử lý các tình huống khẩn cấp và sự cố” là một phần quan trọng, giúp doanh nghiệp chuẩn bị và ứng phó hiệu quả với các rủi ro bất ngờ có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Thư Viện Tiêu Chuẩn sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000 cho các tổ chức qua bài viết dưới đây.
Mục lục
Điều khoản 8.4.2 ISO 22000 là gì?
Điều khoản 8.4.2 của tiêu chuẩn ISO 22000 quy định về việc xử lý các tình huống khẩn cấp và sự cố có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải có một kế hoạch cụ thể để ứng phó với những sự cố bất ngờ như thiên tai, khủng bố sinh học, tai nạn lao động, sự cố về môi trường, sự cố về thiết bị,….
Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch này không chỉ là yêu cầu bắt buộc để đạt chứng nhận ISO 22000 mà còn là một biện pháp phòng ngừa quan trọng để đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Từ đó giúp bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng, uy tín của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định của pháp luật.
Các yêu cầu của điều khoản 8.4.2 trong ISO 22000 – Xử lý các tình huống khẩn cấp và sự cố
Tổ chức cần:
1) Ứng phó các tình huống khẩn cấp và sự cố thực tế bằng cách:
- Đảm bảo xác định được các yêu cầu luật định và chế định hiện hành
Tổ chức cần đảm bảo mọi hoạt động ứng phó tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan. Điều này bao gồm việc nắm rõ các điều kiện pháp lý về an toàn thực phẩm, môi trường, và sức khỏe. Ví dụ sau khi doanh nghiệp xác định tình huống khẩn cấp là ngộ độc thực phẩm, thì doanh nghiệp cần xem xét các luật, nghị định, thông tư, tiêu chuẩn ngành liên quan đến ngộ độc thực phẩm như Luật An toàn vệ sinh thực phẩm 2010, Quyết định 39/2006/QĐ-BYT,… để doanh nghiệp thực hiện ứng phó theo các quy định đó.
- Trao đổi thông tin nội bộ
Thông tin cần được truyền đạt kịp thời và hiệu quả trong nội bộ tổ chức để đảm bảo tất cả các bộ phận và cá nhân hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Một hệ thống truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên phản ứng nhanh chóng và chính xác trong các tình huống khẩn cấp. Ví dụ, khi có sự cố xảy ra trong dây chuyền sản xuất, việc thông báo kịp thời cho đội ngũ kỹ thuật có thể giúp giải quyết rủi ro.
- Trao đổi thông tin với bên ngoài
Tổ chức cần chủ động chia sẻ thông tin với các bên liên quan bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan chức năng và phương tiện truyền thông. Khi xảy ra sự cố, ví dụ như phát hiện một lô hàng không đạt tiêu chuẩn, việc nhanh chóng thông báo cho khách hàng và thu hồi sản phẩm là yếu tố quyết định để giảm thiểu hậu quả. Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng giúp tổ chức xử lý khủng hoảng một cách hợp pháp và hiệu quả. Tổ chức có thể trao đổi thông tin với bên ngoài bằng điện thoại, email, công văn,…
2) Hành động để giảm hậu quả của tình huống khẩn cấp, phù hợp với mức độ khẩn cấp hoặc sự cố và tác động tiềm ẩn đến an toàn thực phẩm
Khi xảy ra tình huống khẩn cấp, tổ chức cần đánh giá nhanh chóng mức độ nghiêm trọng và thực hiện các hành động nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực. Các biện pháp này bao gồm việc kiểm soát nguồn lây nhiễm, cách ly khu vực bị ảnh hưởng và nhanh chóng xử lý vấn đề. Ví dụ, nếu một nhà máy sản xuất thực phẩm phát hiện hệ thống làm lạnh bị hỏng, họ cần ngay lập tức cách ly các sản phẩm có nguy cơ nhiễm khuẩn và tiến hành kiểm tra toàn bộ dây chuyền sản xuất. Những hành động quyết đoán và nhanh chóng này không chỉ bảo vệ chất lượng sản phẩm mà còn hạn chế thiệt hại tài chính và uy tín doanh nghiệp.
3) Định kỳ kiểm tra các thủ tục trên thực tế
Việc kiểm tra định kỳ các kế hoạch và thủ tục ứng phó khẩn cấp là bước không thể thiếu để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống quản lý. Thông qua các buổi kiểm tra hoặc diễn tập mô phỏng, tổ chức có thể phát hiện và khắc phục các điểm yếu trong quy trình hiện tại. Ví dụ, một nhà máy sản xuất thực phẩm có thể tổ chức diễn tập giả định sự cố mất điện để kiểm tra khả năng vận hành của hệ thống điện dự phòng và sự phối hợp của nhân viên. Kết quả từ những buổi kiểm tra này không chỉ giúp nâng cao khả năng ứng phó mà còn củng cố tinh thần sẵn sàng của đội ngũ.
4) Xem xét và khi cần, cập nhật các thông tin dạng văn bản sau khi xảy ra sự cố, tình huống khẩn cấp hoặc sau khi kiểm tra.
Sau mỗi sự cố hoặc đợt kiểm tra định kỳ, tổ chức cần phân tích và rút ra các bài học kinh nghiệm để cải tiến hệ thống. Tất cả các tài liệu, kế hoạch và quy trình liên quan phải được cập nhật để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong tương lai. Ví dụ, nếu một nhà máy phát hiện quy trình xử lý sự cố mất nước chưa hiệu quả , họ cần bổ sung thêm thiết bị dự phòng và cải thiện kế hoạch ứng phó để không lặp lại tình huống tương tự. Việc này không chỉ giúp tăng cường hiệu suất hoạt động mà còn đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu của ISO 22000.
CHÚ THÍCH: Các ví dụ về tình huống khẩn cấp có thể tác động đến an toàn thực phẩm và/hoặc sản xuất là: thiên tai, sự cố môi trường, khủng bố sinh học, tai nạn lao động, các trường hợp khẩn cấp về sức khỏe cộng đồng và các sự cố khác như mất nước, mất điện hoặc máy làm lạnh.
Cách thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000
-
Xác định các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra
Một trong những bước quan trọng nhất khi thực hiện điều khoản 8.4.2 của ISO 22000:2018 là tổ chức cần nhận diện và phân loại các tình huống khẩn cấp có khả năng xảy ra trong quá trình hoạt động. Những tình huống này có thể bao gồm hỏng hóc máy móc, rò rỉ hóa chất, mất điện, sự cố hệ thống làm lạnh hoặc các thiên tai như bão, lũ lụt, động đất. Việc xác định này giúp tổ chức hiểu rõ những nguy cơ tiềm ẩn và lên kế hoạch ứng phó kịp thời.
Chẳng hạn, một nhà máy chế biến thực phẩm cần liệt kê cụ thể các rủi ro trong dây chuyền sản xuất, như hỏng thiết bị tiệt trùng hoặc hệ thống làm lạnh gặp sự cố, để đảm bảo sản phẩm không bị nhiễm khuẩn. Ngoài ra, việc nhận diện các tình huống khẩn cấp không chỉ dừng lại ở những vấn đề kỹ thuật mà còn bao gồm cả rủi ro về môi trường và sức khỏe cộng đồng, chẳng hạn như dịch bệnh hoặc ô nhiễm nguồn nước.
Bằng cách thực hiện bước này, tổ chức không chỉ chủ động hơn trong quản lý rủi ro mà còn tiết kiệm thời gian và nguồn lực khi xảy ra sự cố, vì họ đã chuẩn bị sẵn sàng cho các biện pháp xử lý phù hợp.
-
Lập kế hoạch ứng phó chi tiết
Sau khi nhận diện các tình huống khẩn cấp, tổ chức cần xây dựng các kế hoạch ứng phó cụ thể và chi tiết cho từng loại rủi ro. Một kế hoạch ứng phó tốt cần bao gồm ba yếu tố chính: các bước xử lý cụ thể, phân công trách nhiệm rõ ràng và quy trình tuyên truyền hiệu quả.
Các bước xử lý cần được viết rõ ràng để hướng dẫn cụ thể những việc cần làm khi xảy ra sự cố. Ví dụ, nếu xảy ra sự cố rò rỉ hóa chất, kế hoạch nên chỉ rõ cách cô lập khu vực bị ảnh hưởng, xử lý chất thải hóa học và khử trùng. Phân công trách nhiệm là yếu tố then chốt để đảm bảo mọi cá nhân trong tổ chức hiểu rõ vai trò của mình trong từng tình huống. Điều này giúp tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc chồng chéo trách nhiệm khi xử lý sự cố.
Cuối cùng, quy trình tuyên truyền đóng vai trò quan trọng trong việc thông báo kịp thời cho cả nội bộ lẫn các bên liên quan bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng và cơ quan chức năng. Chẳng hạn, khi phát hiện sản phẩm bị nhiễm khuẩn, tổ chức cần ngay lập tức thông báo đến khách hàng để ngăn chặn nguy cơ lan rộng và phối hợp với cơ quan chức năng để xử lý. Một kế hoạch ứng phó chi tiết không chỉ giúp tổ chức giảm thiểu thiệt hại mà còn tăng khả năng phục hồi nhanh chóng sau sự cố.
-
Huấn luyện và đào tạo nhân viên
Để các kế hoạch ứng phó được thực thi hiệu quả, việc đào tạo nhân viên là yếu tố không thể thiếu. Các chương trình đào tạo cần tập trung vào ba lĩnh vực chính: nhận diện tình huống khẩn cấp, thực hiện các biện pháp ứng phó và sử dụng các thiết bị, công cụ an toàn.
Nhân viên cần được trang bị kỹ năng để nhận biết sớm các dấu hiệu của rủi ro, từ đó nhanh chóng thông báo và kích hoạt các biện pháp xử lý. Ví dụ, nhân viên trong dây chuyền sản xuất cần nhận biết các bất thường như sự cố nhiệt độ trong kho lạnh hoặc dấu hiệu rò rỉ hóa chất. Ngoài ra, họ cần được hướng dẫn chi tiết về các biện pháp ứng phó phù hợp và cách sử dụng thiết bị bảo hộ để đảm bảo an toàn cá nhân cũng như bảo vệ sản phẩm.
Đào tạo thường xuyên giúp nâng cao kỹ năng và sự tự tin của nhân viên, đảm bảo họ có thể phản ứng linh hoạt và chính xác trong mọi tình huống khẩn cấp. Điều này không chỉ giảm thiểu thiệt hại mà còn góp phần duy trì hoạt động sản xuất ổn định.
-
Thực hiện diễn tập và kiểm tra định kỳ
Để đảm bảo kế hoạch ứng phó luôn sẵn sàng và phù hợp, tổ chức cần thực hiện các buổi diễn tập mô phỏng định kỳ. Đây là cơ hội để kiểm tra tính khả thi của kế hoạch và khả năng ứng phó của nhân viên trong các tình huống khẩn cấp.
Một buổi diễn tập có thể bao gồm việc mô phỏng các tình huống như phòng cháy chữa cháy, mất điện toàn bộ, rò rỉ hóa chất hoặc hỏng hệ thống làm lạnh. Qua đó, tổ chức có thể đánh giá được những điểm mạnh và yếu của kế hoạch ứng phó hiện tại, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Đồng thời, các buổi diễn tập cũng giúp nhân viên làm quen với quy trình ứng phó, đảm bảo họ có thể thực hiện chính xác và nhanh chóng khi sự cố thực tế xảy ra.
-
Đánh giá và cập nhật kế hoạch ứng phó sau sự cố
Một trong những bước quan trọng để hoàn thiện hệ thống quản lý an toàn thực phẩm là đánh giá và cập nhật kế hoạch ứng phó sau mỗi sự cố hoặc đợt kiểm tra định kỳ. Việc này giúp tổ chức rút ra bài học kinh nghiệm và cải thiện các quy trình để giảm nguy cơ tái diễn sự cố tương tự.
Sau mỗi sự cố, tổ chức cần phân tích nguyên nhân gốc rễ và đánh giá hiệu quả của các biện pháp ứng phó đã thực hiện. Dựa trên kết quả đánh giá, các tài liệu và kế hoạch cần được điều chỉnh để phù hợp hơn với thực tế. Việc cập nhật này không chỉ giúp tổ chức cải thiện khả năng ứng phó mà còn đảm bảo hệ thống quản lý luôn tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000.
Trên đây là nội dung bài viết về cách thực hiện điều khoản 8.4.2 ISO 22000. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn có thắc mắc về nội dung bài viết, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0948.690.698
- Địa chỉ: Toà nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
