Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 là một phần quan trọng trong Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS). Đánh giá nội bộ giúp đảm bảo rằng hệ thống quản lý OHS của tổ chức hoạt động hiệu quả, tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001 và đáp ứng các mục tiêu an toàn lao động. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Thư Viện Tiêu Chuẩn tìm hiểu hướng dẫn để xây dựng một kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018.
Mục lục
ISO 45001:2018 LÀ GÌ?
ISO 45001 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS – Occupational Health and Safety Management System), được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO – International Organization for Standardization) vào năm 2018.
Tiêu chuẩn này nhằm thiết lập một khuôn khổ quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hiệu quả, giúp các tổ chức nhận diện và kiểm soát rủi ro liên quan đến môi trường làm việc, từ đó giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp. ISO 45001 hướng đến việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn, bảo vệ người lao động và cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.
ISO 45001 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, từ các doanh nghiệp nhỏ đến lớn, trong mọi lĩnh vực và ngành nghề. Tiêu chuẩn này không chỉ áp dụng cho các ngành công nghiệp nặng hoặc có nguy cơ cao mà còn phù hợp với mọi tổ chức có mong muốn bảo vệ người lao động và cải thiện hệ thống quản lý an toàn.
ĐIỀU KHOẢN 9.2 – ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ TRONG ISO 45001:2018
Điều khoản 9.2 trong ISO 45001:2018 quy định về đánh giá nội bộ trong Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS). Theo điều khoản này, doanh nghiệp phải thiết lập, thực hiện và duy trì quy trình đánh giá nội bộ để kiểm tra sự tuân thủ với các yêu cầu của ISO 45001 và đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả. Dưới đây là nội dung của Điều khoản 9.2 – Đánh giá nội bộ trong ISO 45001:2018.
“9.2 Đánh giá nội bộ
9.2.1 Khái quát
Tổ chúc phải thực hiện đánh giá nội bộ theo tần suất được hoạch định để cung cấp thông tin về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe lao động:
a) Phù hợp với:
1) Các yêu cầu của chính tổ chức đối với Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe lao động, kể cả chính sách và mục tiêu an toàn và sức khỏe lao động;
2) Các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
b) Được thực hiện và duy trì có hiệu lực.
9.2.2 Chương trình đánh giá nội bộ
Tổ chức phải:
a) Hoạch định, thiết lập, thực hiện và duy trì (các) chương trình đánh giá, bao gồm các yêu cầu về tần suất, phương pháp, trách nhiệm, tham vấn, hoạch định và báo cáo phải tính đến tầm quan trọng của các quá trình có liên quan và kết quả của các cuộc đánh giá trước đó;
b) Xác định chuẩn mực và phạm vi của mỗi cuộc đánh giá;
c) Lựa chọn chuyên gia đánh giá và tiến hành đánh giá đảm bảo tính vô tư và tính khách quan của quá trình đánh giá;
d) Đảm bảo các kết quả đánh giá được báo cáo đến lãnh đạo liên quan; đảm bảo các kết quả đánh giá liên quan được báo cáo đến người lao động, và nếu có, đại diện người lao động, và các bên quan tâm có liên quan khác;
e) Thực hiện hành động để giải quyết sự không phù hợp và cải tiến liên tục kết quả thực hiện an toàn và sức khỏe lao động của mình (xem Điều 10);
f) Lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện chương trinh đánh giá và các kết quả đánh giá.
CHÚ THÍCH: Để có thêm thông tin về đánh giá và năng lực của chuyên gia đánh giá, xem ISO 19001.”
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ THEO ISO 45001:2018
Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá nội bộ ISO 45001
Mục tiêu chính của hoạt động đánh giá nội bộ là kiểm tra sự tuân thủ của OHSMS đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001, bao gồm chính sách an toàn lao động, các quy trình liên quan và thực hành quản lý an toàn sức khỏe. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần hướng tới mục tiêu đánh giá hiệu quả của hệ thống OHSMS trong việc quản lý rủi ro, ngăn ngừa tai nạn lao động và bảo vệ sức khỏe nhân viên.
Bước 2: Xác định phạm vi đánh giá nội bộ ISO 45001
Xác định các bộ phận, quy trình, hoặc hoạt động cụ thể của tổ chức sẽ được đánh giá. Điều này có thể bao gồm toàn bộ hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp hoặc chỉ một số phần cụ thể có liên quan đến rủi ro an toàn lao động, kiểm soát mối nguy, quy trình ứng phó với tình huống khẩn cấp…
Doanh nghiệp phải xây dựng tiêu chí đánh giá rõ ràng dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001. Những quy định pháp luật liên quan và mục tiêu nội bộ của tổ chức cũng cần được đưa vào các tiêu chí. Những tiêu chí này sẽ được sử dụng để đánh giá mức độ tuân thủ và hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
Bước 3: Lập kế hoạch thực hiện đánh giá nội bộ ISO 45001
Xác định thời gian và tần suất các cuộc đánh giá nội bộ, thường dựa trên mức độ rủi ro của các hoạt động, kết quả của cuộc đánh giá trước đó hoặc yêu cầu pháp lý về an toàn lao động. Có Hoạt động đánh giá nội bộ có thể được thực hiện hàng quý, hàng năm hoặc theo chu kỳ được xác định dựa trên quy mô và tính chất của tổ chức. Doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch chi tiết về thời gian thực hiện đánh giá, bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc, thời gian đánh giá từng bộ phận hoặc từng quy trình.
Sau khi nắm bắt được tần suất và thời gian, ban lãnh đạo cần chỉ định đội ngũ đánh giá nội bộ, bao gồm các thành viên có kiến thức, kỹ năng chuyên môn về hệ thống OHSMS và tiêu chuẩn ISO 45001. Đảm bảo đội ngũ đánh giá độc lập và không bị ảnh hưởng bởi các hoạt động đang được đánh giá.
Bước 4: Chuẩn bị tài liệu đánh giá nội bộ ISO 45001
Doanh nghiệp cần xây dựng danh sách kiểm tra dựa trên các yêu cầu của ISO 45001 và các tiêu chí đánh giá đã xác định. Danh sách kiểm tra cần chi tiết và phù hợp với từng bộ phận hoặc quy trình cụ thể. Tập hợp các tài liệu cần thiết như chính sách an toàn lao động, quy trình, hồ sơ, báo cáo và các tài liệu liên quan khác để hỗ trợ quá trình đánh giá nội bộ.
Bước 5: Thực hiện đánh giá nội bộ ISO 45001
Đội ngũ đánh giá viên sẽ tiến hành thu thập thông tin thông qua việc kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn nhân viên, và quan sát trực tiếp tại hiện trường. So sánh thực hành hiện tại với các yêu cầu của ISO 45001 và các tiêu chí đánh giá đã được thiết lập. Đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát rủi ro, mức độ tuân thủ của các quy trình làm việc, và việc hiệu quả áp dụng các biện pháp phòng ngừa tai nạn.
Sau khi đánh giá, đánh giá viên sẽ xác định các điểm mạnh, điểm yếu, và những điểm không tuân thủ. Những phát hiện này sẽ được ghi nhận lại và thu thập bằng chứng để hỗ trợ cho kết quả đánh giá.
Bước 6: Báo cáo kết quả đánh giá và thông qua ban lãnh đạo
Soạn thảo báo cáo đánh giá nội bộ, bao gồm các phát hiện, điểm mạnh, điểm yếu, và những khuyến nghị cải tiến. Báo cáo cần rõ ràng, khách quan, và cung cấp thông tin về mức độ tuân thủ, các rủi ro phát hiện được, và những hành động cần thực hiện.
Sau khi hoàn thành báo cáo, doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp với ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan để họ nắm rõ tình trạng của OHSMS, thảo luận về kết quả và đưa ra các hành động khắc phục cần thiết.
Bước 7: Đề xuất biện pháp cải tiến và cải tiến liên tục OHSMS
Dựa trên các phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hành động khắc phục để giải quyết các vấn đề và thiếu sót đã xác định. Mọi biện pháp khắc phục phải được miêu tả cụ thể, có thời hạn thực hiện, và được giao cho các bộ phận chịu trách nhiệm. Sau đó, doanh nghiệp cần theo dõi việc triển khai những biện pháp khắc phục này và đánh giá lại hiệu quả của chúng. Đảm bảo rằng các hành động này được thực hiện đầy đủ để giải quyết triệt để những vấn đề đã phát hiện.
Từ kết quả của các biện pháp khắc phục và phản hồi từ các cuộc đánh giá trước, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình đánh giá nội bộ để tăng cường tính hiệu quả và cải tiến liên tục. Việc cải tiến liên tục cho OHSMS, là hoạt động không thể thiếu để giúp hệ thống OHS phát triển và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu về an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
Trên đây là những thông tin cơ bản và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 mà doanh nghiệp có thể đang quan tâm. Nếu Quý Doanh nghiệp còn bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình xây dựng kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được hỗ trợ giải đáp.
