Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Và để thực hiện tốt quá trình này thì việc viết quy trình ISO cần được thực hiện một cách hiệu quả. Trong bài biết này, Thư Viện Tiêu Chuẩn sẽ chia sẻ hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp.

Mục lục

Quy trình ISO 9001:2015 là gì?

Quy trình ISO 9001 là khuôn khổ để tiến hành một loạt những hành động cần thiết trong doanh nghiệp. Một quy trình ISO 9001:2015 tốt sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ thực hiện các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Một doanh nghiệp sẽ có nhiều quy trình khác nhau để hỗ trợ thực hiện các hoạt động có chức năng riêng biệt.

Những quy trình cần thiết trong ISO 9001:2015

Quy trình kiểm soát tài liệu

Việc truyền đạt thông tin hiệu quả là rất cần thiết để hoạt động kinh doanh diễn ra liền mạch. ISO 9001 yêu cầu các tổ chức thiết lập quy trình kiểm soát tài liệu phù hợp, bao gồm việc sử dụng các mẫu thủ tục, để đáp ứng các yêu cầu về tài liệu và giám sát việc cung cấp thông tin trong tổ chức. Quy trình kiểm soát tài liệu đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức có quyền truy cập vào các hướng dẫn chính xác và mới nhất, đồng thời duy trì hồ sơ phù hợp. Một số khía cạnh kiểm soát tài liệu cần xem xét bao gồm: nơi lưu trữ tài liệu, cách phân phối, cách bảo mật tài liệu, cách xác thực tài liệu,…

Quy trình đánh giá nội bộ

Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001 được sử dụng để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Thông qua hoạt động đánh giá nội bộ, doanh nghiệp có thể phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và rủi ro, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời. Đồng thời, đánh giá nội bộ cũng là công cụ quan trọng để nhận diện cơ hội cải tiến, giúp tổ chức xác định những điều cần cải thiện và thực hiện các hành động nâng cao hiệu quả hoạt động. Kết quả đánh giá nội bộ có ảnh hưởng lớn tới kết quả của cuộc đánh giá chứng nhận chính thức.

Quy trình xử lý sản phẩm không phù hợp

Hệ thống quản lý chất lượng cần yêu cầu doanh nghiệp phải xác định và sửa chữa những sản phẩm đầu ra không phù hợp hoặc kém chất lượng. Những sản phẩm không phù hợp có thể được xác định nội bộ thông qua việc đánh giá nội bộ hoặc bên ngoài bởi khách hàng hoặc các bên liên quan khác. Quy trình kiểm soát đầu ra kém chất lượng nhằm mục đích loại bỏ việc cung cấp hoặc tiêu thụ các sản phẩm, dịch vụ không đáp ứng các yêu cầu chất lượng đã chỉ định.

Quy trình triển khai hành động khắc phục

Quy trình triển khai hành động khắc phục bao gồm việc xác định vấn đề, xác định nguyên nhân, kiểm soát và xây dựng các hành động phù hợp để ngăn chặn vấn đề tái diễn. Quy trình này nhằm mục đích cải thiện hiệu suất chung của doanh nghiệp bằng cách loại bỏ những hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy trình tiến hành phòng ngừa rủi ro

Phòng ngừa rủi ro là quy trình loại bỏ mọi nguyên nhân tiềm ẩn gây ra sự không phù hợp, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Quy trình này bao gồm việc đề xuất các hành động phù hợp để ngăn ngừa các rủi ro cụ thể và giảm thiểu rủi ro tái diễn.

Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 – 6 bước chi tiết

Bước 1: Căn chỉnh theo mô hình doanh nghiệp

Bước đầu tiên để viết quy trình ISO 9001:2015 là hiểu rõ bối cảnh của tổ chức, bao gồm các vấn đề nội bộ và bên ngoài, cũng như nhu cầu của các bên liên quan. Điều này rất quan trọng để xác định các rủi ro có liên quan đến quy trình và đề xuất các bước cần thiết để giảm thiểu những rủi ro này. Các quy trình của Hệ thống quản lý chất lượng cần được điều chỉnh sao cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh, đảm bảo tính hiệu quả và tinh gọn. Việc phát triển quy trình theo cách này giúp chúng hoạt động hài hòa hơn với các mục tiêu kinh doanh và đóng góp tích cực vào việc đạt được mục đích của Hệ thống quản lý chất lượng.

Bước 2: Xác định những quy trình cần thực hiện

Không phải mọi quy trình trong một tổ chức đều cần được triển khai một cách chi tiết. Tổ chức cần lựa chọn những quy trình cốt lõi để chuẩn hóa. Sau khi quyết định danh sách những quy trình cốt lõi, doanh nghiệp cần xác định phạm vi của từng quy trình. Việc xác định rõ phạm vi giúp đảm bảo rằng tổ chức thực hiện đủ những hoạt động cần thiết, không có sự mơ hồ nào về thông tin.

Bước 3: Thu thập thông tin quy trình

Mỗi quy trình cần có bản mô tả chi tiết về tất cả các hoạt động mà quy trình yêu cầu. Để viết một quy trình, doanh nghiệp cần thu thập tất cả thông tin bao gồm đầu vào, đầu ra, hoạt động, người chịu trách nhiệm cho từng hoạt động. Sơ đồ luồng hoặc sơ đồ quy trình là hai dạng sơ đồ giúp doanh nghiệp sắp xếp các hoạt động và thu thập tất cả các chi tiết có liên quan một cách hiệu quả. Sơ đồ luồng giúp hình dung những gì đang diễn ra. Một phương pháp khác có thể được sử dụng để thu thập tất cả thông tin là 5W (còn được gọi là 5W và 1H). Phương pháp này giúp doanh nghiệp thu thập đủ thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng những câu hỏi như sau để tham khảo:

Tại sao quy trình này lại quan trọng? – Xác định mục đích của quy trình

Ai tham gia? – Xác định người/những người chịu trách nhiệm

Thiết bị/vật liệu là gì? – Danh sách vật liệu cần thiết

Các hoạt động diễn ra ở đâu? – Các phần cụ thể cho các hoạt động

Các hoạt động diễn ra khi nào? – Các điều kiện tiên quyết cho quy trình là gì?

Các hoạt động diễn ra như thế nào? – Tất cả các nhiệm vụ/phương pháp liên quan đến một quy trình

Phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp thu thập tất cả thông tin cần thiết và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin hữu ích nào trong quy trình.

Bước 4: Tạo cấu trúc chuẩn cho các quy trình

Doanh nghiệp nên phát triển một cấu trúc tài liệu chuẩn trong tổ chức. Cấu trúc tài liệu được xây dựng nhằm đảm bảo tính đồng nhất, chuẩn hóa trong mọi quy trình.Đa số mẫu quy trình ISO 9001:2015 sẽ bao gồm:

Phạm vi và mục đích

Định nghĩa

Trách nhiệm

Quy trình

Tài liệu tham khảo

Lịch sử phiên bản

Doanh nghiệp cần xem xét kỹ những nội dung cần triển khai. Mẫu quy trình theo ISO 9001:2015 sẽ được điều chỉnh để phù hợp nhất với doanh nghiệp. Kiểm soát tài liệu là yêu cầu thiết yếu trong ISO 9001. Doanh nghiệp cần duy trì cấu trúc, lịch sử phiên bản được xác định rõ ràng cho tất cả các quy trình. Tất cả các bước cần thiết để kiểm soát những thay đổi đối với quy trình phải được thực hiện để đảm bảo rằng yêu cầu của ISO 9001 được đáp ứng.

Bước 5: Ghi chép quy trình, xem xét và phê duyệt

Sau khi doanh nghiệp thu thập được tất cả thông tin và hiểu được phạm vi, mục đích của quy trình, doanh nghiệp cần bắt tay vào viết quy trình. Cách tiếp cận tốt nhất là lấy tất cả các thông tin đầu vào từ các doanh nghiệp và ghi chép chi tiết từng bước. Quy trình nên bao gồm tất cả các bước cần thiết nhưng đồng thời không nên quá dài dòng. Quy trình chỉ nên có đủ thông tin chi tiết để nhân viên có thể hiểu.

Quy trình nên sử dụng ngôn ngữ mà nhân viên sử dụng trong các tương tác hàng ngày của họ. Quy trình không nên phức tạp để bất kỳ người đọc nào cũng có thể dễ dàng hiểu được các bước.

Sau khi viết xong bản thảo, bản thảo nên được đồng nghiệp hoặc người quản lý xem xét lại. Và cuối cùng, ban quản lý cấp cao sẽ phê duyệt quy trình trước khi công bố để sử dụng trong tổ chức.

Bước 6: Truyền đạt và cung cấp đào tạo

Sau khi đã hoàn thành việc viết quy trình ISO 9001:2015, doanh nghiệp nên đào tạo cho những bên liên quan để đảm bảo rằng nhân viên hiểu quy trình và thực hiện các hoạt động trong quy trình hiệu quả. Những thay đổi đối với quy trình cũng nên được truyền đạt ngay sau khi được thực hiện.

Và trên đây là những thông tin về những bước thực hiện viết quy trình ISO. Mong qua hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 do Thư Viện Tiêu Chuẩn cung cấp, quý doanh nghiệp có thể cải tiến hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp còn có thắc mắc liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn để được hỗ trợ.