ISO 45001:2018 - Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức

Tiêu chuẩn ISO 45001:2018 có tất cả 10 điều khoản theo cấu trúc bậc cao. Dưới đây là nội dung chi tiết của ISO 45001:2018 – Điều khoản 4

Mục lục

4.1 Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh của tổ chức trong ISO 45001:2018 – Điều khoản 4

Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến mục đích của mình và có ảnh hưởng đến khả năng đạt được (các) kết quả dự định của hệ thống quản lý ATSKNN của tổ chức.

Diễn giải

Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh của mình thực chất là trả lời câu hỏi “bạn là ai” và “bạn đang ở đâu”. Để thành công, tổ chức phải hiểu rõ được những lợi nhuận mà mình có được, khó khăn mà mình gặp phải để có thể tận dụng tối đa những ưu thế và hạn chế rủi ro. Do đó, tổ chức phải hiểu rõ mọi khía cạnh từ bên trong lẫn bên ngoài có liên quan đến hoạt động và có thể ảnh hưởng tới quá trình hoạt động và kết quả hoạt động của mình, từ đó có những kết quả thích hợp.

ISO 45001:2018 - Điều khoản 4 — ISO 45001:2018 – Điều khoản 4

Hướng dẫn áp dụng

Đây là yêu cầu mang tính khái quát, không bắt buộc tổ chức phải lập văn bản về các hiểu biết của mình về bối cảnh. Tuy nhiên, tổ chức. cần tính tới những yếu tố bên trong và bên ngoài trước khi đưa ra những quyết định quan trọng như mở rộng nhà xưởng, thêm sản phẩm, quá trình mới, chuyển địa điểm hoạt động, tái cấu trúc…

Các yếu tố bên ngoài có thể bao gồm:

Môi trường văn hoá, xã hội, chính trị, luật pháp, tài chính, công nghệ, kinh tế và môi trường tự nhiên và cạnh tranh thị trường, ở phạm vi quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương;
Sự ra đời của các đối thủ cạnh tranh, nhà thầu, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, đối tác và nhà phân phối mới, các công nghệ mới, luật mới và sự xuất hiện của ngành nghề mới;
Kiến thức mới về sản phẩm và ảnh hưởng của chúng đến an toàn và sức khỏe
Các khuynh hướng và tác nhân chính liên quan đến ngành hoặc lĩnh vực có ảnh hưởng đến tổ chức;
Các mối quan hệ với các bên quan tâm bên ngoài, cũng như các quan niệm về giá trị của họ;

Các yếu tố bên trong có thể là:

Phương thức điều hành, cơ cấu chức, vai trò và trách nhiệm giải trình;
Chính sách, mục tiêu và các chiến lược đã được áp dụng để đạt được chúng;
Các khả năng, với vai trò là nguồn lực, kiến thức và năng lực (ví dụ như vốn, thời gian, nhân lực, quy trình, hệ thống và công nghệ);

Hệ thống thông tin, luồng thông tin và quá trình ra quyết định (cả chính thức lẫn không chính thức );

Sự ra đời của sản phẩm, vật liệu, dịch vụ, công cụ, phần mềm, mặt bằng và thiết bị mới;
Quan hệ với người lao động, cũng như nhận thức và quan niệm về giá trị của người lao động;
Văn hóa trong tổ chức;
Tiêu chuẩn, hướng dẫn và mô hình được tổ chức áp dụng :
Hình thức và mức độ quan hệ hợp đồng, bao gồm, ví dụ, các hoạt động thuê ngoài;
Sắp xếp thời gian làm việc;
Điều kiện làm việc.

Các yếu tố nêu trên có thể mang ý nghĩa tích cực hoặc tiêu cực tới tổ chức và chúng đều cần tổ chức phân tích, xem xét và có các biện pháp xử lý thích hợp.

Nhận biết và xem xét bối cảnh cần phải được thực hiện thường xuyên và được xem xét một cách định kỳ hoặc khi có những thay đổi của bối cảnh. Việc này cần được thực hiện, ít nhất là, trong hoạt động xem xét của lãnh đạo (xem thêm Điều 9.3b). Các công ty đại chúng thường thực hiện một cách khá bài bản việc này trong báo cáo trình đại hội cổ đông định kỳ và bất thường. Các công ty khác cũng có thể tham khảo các báo cáo như vậy. Ngoài ra, bối cảnh cũng cần được phân tích khi có các sự kiện lớn xảy ra, hoặc sắp xảy ra, chẳng hạn khi đầu tư một dây chuyền mới, khi thay đổi công nghệ, hoặc khi có một dịch bệnh …”

4.2 . Hiểu biết về nhu cầu và mong đợi của người lao động và các bên quan tâm khác trong ISO 45001:2018 – Điều khoản 4

Tổ chức phải xác định:

a) Các bên quan tâm khác, ngoài người lao động, có liên quan đến hệ thống quản lý ATSKNN theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018;

b) Các nhu cầu và mong đợi có liên quan (nghĩa là các yêu cầu) của người lao động và các bên quan tâm khác;

c) Các nhu cầu và mong đợi nào là hoặc có thể là yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác phải tuân thủ.

Diễn giải

An toàn và sức khỏe nghề nghiệp liên quan trực tiếp đến người lao động. Do đó, tổ chức phải lắng nghe cảm nhận của họ về an toàn và bảo đảm sức khỏe ở nơi làm việc và giải quyết các nhu cầu và mong đợi của người lao động. Bên cạnh đó, tổ chức cũng phải xem xét cả các yêu cầu của các bên quan tâm nhằm làm cho hoạt động của ca mình tuân thủ quy định pháp luật, phù hợp với văn hóa cộng đồng nơi mình hoạt động, thậm chí là đối phó tốt với đối thủ cạnh tranh. Tất những điều này góp phần giúp tổ chức duy trì và phát triển ổn định nguồn nhân lực của mình cũng như xây dựng, bảo vệ hình ảnh trước cộng đồng.

Hướng dẫn áp dụng

Các bên quan tâm ngoài những người lao động có thể bao gồm:

Các cơ quan pháp luật và cơ quan quản lý (ở địa phương, khu vực, tỉnh, quốc gia hoặc quốc tế);
Công ty mẹ;
Nhà cung cấp , nhà thầu và nhà thầu phụ;
Đại diện người lao động;
Tổ chức của người lao động (công đoàn) và tổ chức người sử dụng lao động;
Chủ sở hữu, cổ đông, đối tác, khách tham quan, cộng đồng địa phương, các tổ chức xung quanh và xã hội;
Khách hàng, cơ sở dịch vụ y tế và các dịch vụ cộng đồng khác, báo chí, viện nghiên cứu, hiệp hội doanh nghiệp và các tổ chức phi chính phủ;
Các tổ chức về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, chuyên gia về an toàn lao động và chăm sóc sức khoẻ.

Một số nhu cầu và mong đợi là bắt buộc, ví dụ các quy định của pháp luật. Ngoài ra, tổ chức cũng có thể tự nguyện chấp nhận một số nhu cầu và mong đợi khác (ví dụ như đề xuất của người lao động có quy định cao hơn yêu cầu pháp luật, chẳng hạn như việc tăng mức bồi dưỡng độc hại). Các yêu cầu này, khi đã được tổ chức chấp nhận, sẽ trở thành nghĩa vụ tuân thủ trong hệ thống quản lý ATSKNN.

4.3 . Xác định phạm vi của hệ thống quản lý ATSKNN trong ISO 45001:2018 – Điều khoản 4

Tổ chức phải xác định các ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý ATSKNN để thiết lập phạm vi của hệ thống đó.

Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải:

Xem xét các vấn đề bên ngoài và nội bộ được đề cập trong phần 4.1;
Tính đến các yêu cầu được đề cập tại 4.2;
Tính đến các hoạt động liên quan tới công việc đã được hoạch định hay thực hiện.

Hệ thống quản lý ATSKNN phải bao gồm các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ trong phạm vi kiểm soát hoặc ảnh hưởng của tổ chức có thể tác động đến kết quả hoạt động ATSKNN của tổ chức. Phạm vi phải được duy trì như thông tin dạng văn bản.

Diễn giải

Sẽ là tưởng nếu tổ chức có thể áp dụng HTQL ATSKNN cho tất cả mọi hoạt động, quá trình, tại tất cả các bộ phận. Trong thực tế, tổ chức có thể đặt ra các ưu tiên áp dụng trong từng giai đoạn cụ thể. Việc xác định rõ phạm vi áp dụng nhằm cung cấp thông tin rõ ràng, minh bạch đối với cả mọi người bên trong và bên ngoài tổ chức, tạo ra khuôn khổ để xác định các quá trình cần thiết cho việc vận hành HTQL ATSKNN.

Hướng dẫn áp dụng

Phạm vi của hệ thống quản lý ATSKNN của tổ chức bao gồm ranh giới về địa lý, giới hạn về cơ cấu tổ chức, về quá trình hoạt động và các điều khoản của tiêu chuẩn được áp dụng. Nói cách khác đó là thông tin về việc hệ thống quản lý ATSKNN của tổ chức được áp dụng cho những hoạt động nào, tại các bộ phận nào, ở những địa điểm nào và có loại trừ điều khoản nào của tiêu chuẩn không. Những thông tin này sẽ ảnh hưởng tới quá trình thiết kế hệ thống quản lý ATSKNN.

Một tổ chức có quyền tự quyết và linh hoạt trong việc xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý ATSKNN. Ranh giới và khả năng áp dụng có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, hoặc các bộ phận cụ thể của tổ chức, với điều kiện lãnh đạo cao nhất của tổ chức có chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của riêng mình đối với việc thiết lập hệ thống quản lý ATSKNN.

Tính tin cậy của hệ thống quản lý ATSKNN của tổ chức sẽ phụ thuộc vào sự lựa chọn các ranh giới. Phạm vi áp dụng không được sử dụng để loại trừ các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ có hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả thực hiện ATSKNN của tổ chức, hoặc trốn tránh các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác của mình. Phạm vi áp dụng là một tuyên bố mang tính thực tế và đại diện cho các hoạt động của tổ chức nằm trong ranh giới hệ thống quản lý ATSKNN của tổ chức, phạm vi này không được gây hiểu nhầm cho các bên quan tâm.

4.4 . Hệ thống quản lý ATSKNN trong ISO 45001:2018 – Điều khoản 4

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý ATSKNN, bao gồm cả các quá trình cần thiết và sự tương tác của chúng phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn này.

Diễn giải

Đây là yêu cầu mang tính khái quát, nhấn mạnh rằng Tổ chức phải tự thiết kế một HTQL phù hợp với với chính mình, bao gồm một hoặc nhiều quá trình mà tổ chức thấy cần thiết, để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Hướng dẫn áp dụng

Với mỗi yêu cầu của tiêu chuẩn, tổ chức có thể xác định một hoặc nhiều quá trình để đáp ứng. Ngược lại một quá trình cũng có thể bao quát nhiều hơn một yêu cầu. Mức độ phức tạp và chi tiết của các quá trình do Tổ chức tự quyết định, phụ thuộc vào mức độ phức tạp của bản thân các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức, trình độ và sự thuần thục của nhân viên, văn hóa, thói quen bên trong tổ chức cũng như mức độ quen thuộc với các hệ thống quản lý. Tổ chức cũng cần tích hợp HTQL ATSKNN với các hệ thống quản lý và hoạt động sản xuất, kinh doanh khác của mình để đảm bảo hiệu quả.