Tiêu chuẩn 50001:2018 có tất cả 10 điều khoản theo cấu trúc bậc cao. Dưới đây là nội dung chi tiết của ISO 50001:2018 – Điều khoản 7
Mục lục
7.1 Nguồn lực trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 7
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 50001:2018 – Điều khoản 7.1
Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến thường xuyên HTQLNL.
Giải thích:
- Các nguồn lực là nền tảng để thực hiện bất kỳ hoạt động nào. Các loại nguồn lực có thể gồm:
– Nhân sự để định hướng và thực hiện các hoạt động;
– Thời gian để tiến hành các hoạt động và thời gian để giải quyết các kết quả trước khi chuyển qua một bước khác;
– Tài chính để thực hiện hoạt động;
– Thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, đo lường kết quả thực hiện và để cải thiện tri thức;
– Cơ sở hạ tầng và các phương tiện khác cần có, như công nghệ, các công cụ, vật liệu, bất kể chúng là sản phẩm của công nghệ thông tin hay không.
- Các nguồn lực phải nhất quán với nhu cầu của HTQLNL và từ đó đáp ứng được khi cần.
Hướng dẫn:
- Tổ chức phải:
– Xác định các nguồn lực nào là cần thiết cho các hoạt động trong HTQLNL xét về số lượng lẫn chất lượng (năng lực và khả năng);
– Tìm kiếm/ thu nhận nguồn lực yêu cầu;
– Cung cấp nguồn lực;
– Duy trì nguồn lực trong toàn bộ các quá trình của HTQLNL và các hoạt động cụ thể;
– Xem xét các nguồn lực được cung cấp so với nhu cầu của HTQLNL và có hiệu chỉnh khi cần.
- Hình thức và mức độ của các thông tin dạng văn bản cho hoạt động này và kết quả đầu ra là do tổ chức quyết định để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL (điều 7.5.1- ISO 50001:2018).
7.2 Năng lực trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 7
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
Tổ chức phải xác định năng lực của các nhân sự cần thiết cho kết quả hoạt động năng lượng và đảm bảo những người đó có năng lực.
Giải thích:
- Năng lực là khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để đạt được kết quả dự kiến. Năng lực chịu ảnh hưởng của tri thức, kinh nghiệm và trí không
- Năng lực có thể là cụ thể (ví dụ như về công nghệ hay các lĩnh vực quản lý cụ thể như quản lý rủi ro) hoặc chung chung (ví dụ như các kỹ năng mềm, đáng tin cậy, các chủ đề về công nghệ hay quản lý cơ bản).
- Năng lực liên quan đến những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, nghĩa là, năng lực phải được quản lý đối với những người bao gồm cả nhân viên của tổ chức và cả người khác khi cần (ví dụ: người của nhà thầu/ bên cung cấp dịch vụ có liên quan đến quản lý năng lượng cho tổ chức).
- Tổ chức có thể thu nhận được năng lực và kỹ năng cao hơn hay mới hơn qua cả nguồn bên ngoài và nội bộ thông qua kinh nghiệm, đào tạo (ví dụ mở khóa đào tạo, hội thảo …), qua học hỏi, thuê chuyên gia bên ngoài.
- Đối với các năng lực chỉ có nhu cầu tạm thời cho một hoạt động cụ thể hoặc trong một thời gian ngắn, ví dụ như để bù lại sự thiếu hụt nhân sự nội bộ tạm thời, tổ chức có thể thuê mướn hay hợp đồng với bên ngoài, khi đó năng lực của người được thuê phải được mô tả và được kiểm tra xác nhận bởi tổ chức.
Hướng dẫn:
- Tổ chức phải:
– Xác định năng lực cần thiết cho mỗi vai trò trong HTQLNL và quyết định về việc văn bản hóa điều đó (ví dụ như đưa vào bản Mô tả công việc);
– Phân công các vai trò trong HTQLNL cho những người có năng lực được yêu cầu bằng cách:
+ Xác định ai trong tổ chức có được các năng lực (dựa trên giáo dục, kinh nghiệm hoặc chứng chỉ); hoặc
+ Hoạch định và thực hiện các hành động để những người đó có được năng lực như yêu cầu (ví dụ qua đào tạo, giảng dạy, phân công lại nhân sự hiện có); hoặc
+ Nhận người mới có năng lực (ví dụ như thuê mướn, hợp đồng).
- Đánh giá tính hiệu lực của các hành động nêu trên.
* Ví dụ 1: Xem xét lại liệu người đã qua đào tạo thì đã thu nhận được năng lực yêu cầu hay chưa,
* Ví dụ 2: Phân tích năng lực của những người được thuê / hợp đồng sau một thời gian họ đến làm việc cho tổ chức;
* Ví dụ 3: Kiểm tra xác nhận xem kế hoạch thu nhận nhân sự mới đã được hoàn tất như mong đợi không.
– Kiểm tra xác nhận rằng nhân sự có năng lực đáp ứng yêu cầu ở vai trò, vị trí của họ trong HTQLNL;
– Đảm bảo rằng năng lực sẽ phát theo thời gian khi cần để đáp ứng được mong đợi.
- Tổ chức phải có bằng chứng dạng thông tin văn bản (hồ sơ) cho thấy năng lực được đáp ứng.
ISO 50001:2018 – Điều 7.3: Nhận thức
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 50001:2018 – Điều 7
Những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức phải có nhận thức về Chính sách Năng lượng, về sự đóng góp của họ vào hiệu lực của HTQLNL, những lợi ích khi kết quả hoạt động năng lượng được cải thiện cũng như hậu quả khi không phù hợp với các yêu cầu của HTQLNL.
Giải thích:
- Sự nhận thức của những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có nghĩa là họ có sự hiểu biết cần thiết và sự tham gia vào việc thực hiện các yêu cầu về quản lý năng lượng.
- Nhận thức liên quan đến việc những người này sẽ biết, hiểu và chấp nhận để:
– Hỗ trợ thực hiện các mục tiêu được công bố trong Chính sách Năng lượng,
– Tuân thủ các quy định để làm đúng nhiệm vụ hàng ngày của họ nhằm hỗ trợ đảm bảo quản lý năng lượng.
- Ngoài ra, những người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức cũng cần phải biết, hiểu và chấp nhận hậu quả của việc không phù hợp với các yêu cầu của HTQLNL. Các hậu quả có thể là tiêu cực về quản lý năng lượng hoặc những hậu quả đối với con người.
- Những người này phải có nhận thức về Chính sách Năng lượng và biết được nơi để có thể tìm thấy văn bản đó. Nhiều nhân viên trong một tổ chức không cần phải biết các nội dung chi tiết của Chính sách. Thay vào đó, họ phải biết, hiểu, chấp nhận và thực hiện các Mục tiêu Năng lượng và các yêu cầu được rút ra từ Chính sách có ảnh hưởng đến vai trò, công việc của họ. Các yêu cầu này có thể được đưa vào trong các văn bản (quy trình, quy định, chính sách kiểm soát) về quản lý năng lượng để họ tuân thủ khi thực hiện công việc của mình.
Hướng dẫn:
- Tổ chức phải:
– Có chương trình với nội dung cụ thể để truyền đạt đến các đối tượng cụ thể (nội bộ, bên ngoài) về Chính sách Năng lượng và các yêu cầu của HTQLNL;
– Đưa các nhu cầu, mong đợi về quản lý năng lượng vào trong các tài liệu đào tạo và nhận thức để gắn các nhu cầu này vào trong các hoạt động nghiệp vụ tương ứng;
– Kiểm tra xác nhận việc đã thu được kiến thức và hiểu biết sau những lần truyền đạt nâng cao nhận thức, hoặc ngẫu nhiên giữa những lần truyền đạt;
– Kiểm tra xác nhận lại xem những người được truyền đạt có hành động theo đúng nghĩ những gì được truyển đạt hay không
- Hình thức và thái độ của các thông tin văn bản cho hoạt động này và kết quả đầu ra là do tổ chức quyết điịnh để đảm bảo tính hiệu lực của EnMS (điều 7.5.1- ISO 50001: 2018).
ISO 50001:2018 – Điều khoản 7.4: Trao đổi thông tin
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
Tổ chức phải xác định các nhu cầu đối với việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến HTQLNL.
Giải thích:
- Trao đổi thông tin là một quá trình chủ chốt trong HTQLNL. Việc trao đổi thông tin thỏa đáng là cần thiết với các bên quan tâm trong nội bộ và bên ngoài.
- Trao đổi thông tin có thể là giữa các bên trong nội bộ ở các cấp độ trong tổ chức hoặc giữa tổ chức với các bên quan tâm ở bên ngoài. Việc trao đổi thông tin có thể được kích hoạt trong tổ chức hoặc bởi bên quan tâm từ bên ngoài.
- Tổ chức phải xác định:
– Nội dung trao đổi thông tin là gì, ví dụ: vê Chính sách Năng lượng, Mục tiêu, các thủ tục về quản lý năng lượng, sự thay đổi của các văn bản này, kiến thức về các quản lý rủi ro năng lượng, các yêu cầu đối với nhà cung cấp và phản hồi về kết quả thực hiện về quản lý năng lượng.
– Các thời điểm tốt tối ưu về thời gian cho các hoạt động trao đổi thông tin;
– Những ai tham gia vào các hoạt động trao đổi thông tin, và với đối tượng nhắm đến cho việc trao đổi thông tin nào;
– Ai sẽ kích hoạt các hoạt động trao đổi thông tin, ví dụ nội dung cụ thể có thể yêu cầu việc trao đổi thông tin được kích hoạt bởi một người hoặc một tổ chức cụ thể;
– Những quá trình nào đang định hướng hoặc đang kích hoạt các hoạt động trao đổi thông tin, và những quá trình nào được nhắm đến hoặc chịu ảnh hưởng bởi hoạt động trao đổi thông tin.
- Việc trao đổi thông tin có thể xảy ra thường xuyên hoặc khi phát sinh nhu cầu, và nó có thể là chủ động hay thụ động.
Hướng dẫn:
- Việc trao đổi thông tin dựa trên các quá trình, các kênh trao đổi hay các thể thức trao đổi. Tổ chức có thể lựa chọn để đảm bảo nội dung được trao đổi sẽ được tiếp nhận một cách đầy đủ, được hiểu đúng và khi thích hợp, được thực thi thích hợp.
- Tổ chức phải xác định nội dung trao đổi thông tin là gì, ví dụ: 7 Kế hoạch và kết quả quản lý rủi ro đến các bên quan tâm. khi cần và khi thích hợp, trao đổi về việc nhận diện, phân tích, đánh giá, xử lý các rủi ro;
– Các mục tiêu năng lượng;
– Các Mục tiêu Năng lượng đã đạt được, kể cả những vấn đề có thể hỗ trợ định vị thị trường (ví dụ: chứng chỉ ISO 50001 được cấp; phàn nàn về sự phù hợp với Luật sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả);
– Các sự cố hoặc khủng hoảng, ở đó sự minh bạch thường là vấn đề quan trọng để bảo toàn và tăng sự tin cậy và lòng tin vào khả năng của tổ chức trong việc quản lý năng lượng và giải quyết các tình huống không mong muốn;
– Các vai trò, trách nhiệm và quyền hạn;
– Thông tin được trao đổi giữa các chức năng và vai trò theo yêu cầu của các quá trình trong HTQLNL;
– Các thay đổi đối với HTQLNL;
– Các vấn đề khác được xác định bằng cách xem xét các biện pháp kiểm soát và các quá trình thuộc phạm vi của HTQLNL;
– Các vấn đề (ví dụ các thông báo sự cố hay khủng hoảng) có yêu cầu phải trao đổi thông tin với cơ quan quản lý hoặc với các bên quan tâm khác;
– Các yêu cầu hoặc các trao đổi thông tin khác từ các bên quan tâm bên ngoài như khách hàng, khách hàng tiềm năng, người sử dụng dịch vụ hoặc các cơ quan thẩm quyền.
- Tổ chức phải xác định yêu cầu trao đổi thông tin về các vấn đề có liên quan
- Ai được phép để trao đổi thông tin nội bộ và với bên ngoài (ví dụ trong những trường hợp đặc biệt như rò rỉ dữ liệu), phân công các vai trò cụ thể cùng quyền hạn thích Thợp. Ví dụ: các nhân viên trao đổi thông tin chính thức (người phát ngôn) có thể được xác định cùng với quyền hạn thích hợp. Họ có thể là một nhân viên làm nhiệm vụ quan hệ công chúng (PR) đối với các trao đổi thông tin với bên ngoài và một nhân viên an toàn đối với trao đổi thông tin nội bộ;
– Các yếu tố kích hoạt hoặc tần suất trao đổi thông tin (ví dụ, đối với trao đổi thông tin về một sự kiện, yếu tố kích hoạt là việc nhận diện một sự kiện về quản lý năng lượng);
– Nội dung của các thông tin trao đổi bên ngoài có thể gồm: các tuyên bố về chứng chỉ ISO 50001; Các Chính sách Năng lượng các cam kết đối với chính sách này hoặc với tiết kiệm, cải tiến hoặc bảo tồn năng lượng, các giải thưởng đã nhận từ tổ chức, khách hàng hay cơ quan; các kết được về cải thiện hiệu quả năng lượng, các báo cáo về phát quả đạt triển bền vững;
– Các bên nhận thông tin dự định: trong một số trường hợp, phải lập ra danh sách bên nhận thông tin (ví dụ đối với việc trao đổi thông tin về các thay đổi dịch vụ hoặc khi xảy ra các khủng hoảng);
– Các phương tiện và kênh trao đổi thông tin: phải được xác định để đảm bảo rằng các thông điệp được trao đổi là chính thống và bởi người có thẩm quyền thích hợp. Các kênh trao đổi thông tin phải xác định mọi nhu cầu để bảo vệ tính bảo mật, tính toàn vẹn của thông tin được truyền đi;
– Quá trình đã định và cách thức để đảm bảo các thông điệp được gửi và được nhận, được hiểu một cách chính xác.
- Phải phân loại và thực hiện trao đổi thông tin phù hợp với yêu cầu của tổ chức.
- Hình thức và mức độ của các thông tin dạng văn bản cho hoạt động này và kết quả đầu ra là do tổ chức quyết định để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL (điều 7.5.1- ISO 50001: 2018).
ISO 50001:2018 – Điều khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản trong
7.5.1 Khái quát trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 7
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 50001:2018 – Điều khoản 7
Hệ thống thông tin dạng văn bản thuộc HTQLNL của tổ chức bao gồm những loại thông tin văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn và theo nhu cầu quản lý của tổ chức để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL.
Giải thích:
- Việc lập thành thông tin dạng văn bản là để giúp xác định và truyền đạt các Mục tiêu Năng lượng, chính sách, hướng dẫn, các biện pháp kiểm soát năng lượng, các quy trình đến những người liên quan trong HTQLNL. Bên cạnh đó, việc lập thành thông tin dạng văn bản cũng cần thiết cho hoạt động đánh giá HTQLNL và duy trì tính ổn định của hệ thống khi có sự thay đổi về nhân sự. Ngoài ra, thông tin dạng văn bản cũng cần thiết cho việc ghi lại các hành động, quyết định và kết quả thực hiện các quá trình trong HTQLNL và kết quả thực hiện các biện pháp kiểm soát năng lượng.
- Thông tin dạng văn bản có thể gồm:
– Thông tin về các Mục tiêu Năng lượng, các rủi ro, các yêu cầu và tiêu chuẩn;
– Thông tin về các quá trình và thủ tục phải được thực hiện;
– Các hồ sơ về đầu vào (ví dụ các cuộc xem xét của lãnh đạo) và các kết quả của quá trình (kể cả các kế hoạch và các kết quả của các hoạt động điều hành).
- Có nhiều hoạt động trong HTQLNL dẫn đến việc sử dụng tạo ra thông tin dạng văn bản, trong nhiều trường hợp, trở thành đầu vào cho hoạt động khác.
- Tiêu chuẩn ISO 50001: 2018 yêu cầu bộ thông tin dạng văn bản bắt buộc và chứa các yêu cầu chung và các yêu cầu văn bản bổ sung nếu cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL. Số lượng văn bản phụ thuộc vào quy mô của tổ chức. Nói chung, các văn bản bắt buộc và văn bản bổ sung có chứa các thông tin đủ để cho phép thực hiện các yêu cầu về đánh giá kết quả thực hiện như quy định ở Điều 9 của tiêu chuẩn.
Hướng dẫn:
- Ngoài các văn bản bắt buộc phải có theo yêu cầu tiêu chuẩn, tổ chức phải xác định những văn bản bổ sung nào là cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL.
- Các ví dụ về các thông tin dạng văn bản được xem là cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL như sau:
– Các kết quả của việc xác định bối cảnh của tổ chức (xem dieu 4)
– Các vai trò, trách nhiệm, quyền hạn trong tổ chức (xem điều 5);
– Các báo cáo của các bước khác nhau của việc quản lý rủi ro năng lượng (xem điều 6);
– Các dữ liệu về SEU, EnPI, EnB
– Kết quả xác định và cung cấp các nguồn lực (xem điều 7.1);
– Năng lực cần thiết (xem điều 7.2);
– Việc hoạch định và các kết quả của các hoạt động nâng cao nhận thức (xem điều 7.3);
– Việc hoạch định và các kết quả của hoạt động trao đổi thông tin (xem điều 7.4);
– Các thông tin dạng văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài cần thiết cho HTQLNL (xem điều 7.5.3);
– Quá trình kiểm soát thông tin dạng văn bản (xem điều 7.5.3);
– Các chính sách, quy định, chỉ dẫn để định hướng và thực hiện các hoạt động đảm bảo năng lượng;
– Các quá trình và thủ tục được sử dụng để thực hiện, duy trì và cải tiến HTQLNL và tình trạng tổng thể về quản lý năng lượng (xem điều 9);
– Các kế hoạch hành động.
- Thông tin dạng văn bản có thể có nguồn gốc từ nội bộ và từ bên ngoài.
7.5.2 Tạo lập và cập nhật trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 7
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
Tổ chức phải đảm bảo việc nhận biết, mô tả thích hợp và việc định dạng và phương tiện, cũng như việc xem xét và phê duyệt khi tạo ra và cập nhật thông tin dạng văn bản.
Giải thích:
- Tổ chức phải xác định chi tiết cách cấu trúc thông tin dạng văn bản và xác định phương pháp văn bản hóa thích hợp.
- Việc xem xét và phê duyệt bởi cấp lãnh đạo thích hợp sẽ đảm bảo sự chính xác, phù hợp của văn bản và theo thể thức thích hợp và cụ thể cho những đối tượng thực hiện dự kiến. Việc thường xuyên xem xét cũng sẽ đảm bảo các thông tin dạng văn bản tiếp tục phù hợp và thỏa đáng.
Hướng dẫn:
- Tổ chức có thể lưu giữ thông tin dạng văn bản dưới bất kỳ hình thức nào, ví dụ theo cách văn bản truyền thống (dạng bản cứng và bản điện tử), trên trang thông tin điện tử (web), trong cơ sở dữ liệu, nhật ký máy tính (computer logs), các báo cáo được máy tính tạo ra, dạng âm thanh và video. Ngoài ra, thông tin dạng văn bản có thể bao gồm các quy định về các nội dung (ví dụ Chính sách Năng lượng) hoặc các hồ sơ thực hiện (ví dụ các báo cáo của một đợt đánh giá) hoặc kết hợp của cả hai. Các hướng dẫn sau đây áp dụng trực tiếp cho các tài liệu truyền thống và phải được diễn dịch một cách thích hợp khi áp dụng cho các hình thức khác của thông tin dạng văn bản.
- Tổ chức phải tạo ra một thư mục thông tin dạng văn bản đã được cấu trúc, có liên kết các phần khác nhau của thông tin dạng văn bản, bằng cách:
– Xác định cấu trúc của hệ thống thông tin dạng văn bản
– Xác định cấu trúc/ bố cục chuẩn của thông tin dạng văn bản;
– Tạo các dạng thức mẫu (template) cho các loại thông tin dạng văn bản khác nhau;
– Xác định trách nhiệm đối với việc biên soạn, phê duyệt, phát hành và quản lý thông tin dạng văn bản;
– Xác định và lập thành tài liệu đối với việc sửa đổi và phê duyệt lại nhằm đảm bảo tiếp tục phù hợp, thỏa đáng của văn bản.
- Phải xác định cách tiếp cận của hệ thống văn bản, bao gồm các thuộc tính chung của mỗi tài liệu để giúp nhận biết rõ ràng và duy nhất. Các thuộc tính này thường bao gồm: loại văn bản (ví dụ như chính sách, quy định, chỉ dẫn, hướng dẫn, kế hoạch, biểu mẫu và quy trình), mục đích và phạm vi, tiêu đề, ngày ban hành, phân nhóm, số tham chiếu/ mã hiệu, phiên bản sửa đổi và lịch sử sửa đổi. Việc nhận diện người biên soạn và những người chịu trách nhiệm hiện tại đối với văn bản, việc áp dụng và phát triển văn bản, cũng như những người phê duyệt hoặc thẩm quyền phê duyệt cũng phải được đưa vào.
- Yêu cầu về định dạng / thể thức văn bản có thể bao gồm cả việc xác định ngôn ngữ thể hiện, định dạng file, phần mềm để xây dựng văn bản và các nội dung đồ họa, hình ảnh. Các yêu cầu về phương tiện lưu trữ dạng vật lý hay điện tử phải đảm bảo sẵn có.
- Nội dung và thể thức lập văn bản phải thích hợp đối với độ tượng sử dụng và phạm vi của hệ thống văn bản HTQLNL.
- Tránh in, sao văn bản và cần áp dụng cách tham chiếu qua lại giữa các văn bản thay vì nếu lặp lại cùng nội dung ở các văn bản khác nhau.
- Phương pháp quản lý văn bản cũng phải đảm bảo việc xem xét kịp thời các thông tin dạng văn bản và việc phê duyệt lại các thay đổi lên thông tin dạng văn bản. Các tiêu chí để xem xét thích hợp có thể là quy định về tần suất của việc xem xét hoặc về nội dung được xem xét. Chuẩn mực để phê duyệt cũng phải được xác định , nhằm đảm bảo thông tin dạng văn bản là chính xác , phù hợp cho việc sử dụng và ở dạng thích hợp cho người sử dụng
7.5.3 Kiểm soát thông tin dạng văn bản trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 7
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
Tổ chức phải quản lý các thông tin dạng văn bản của HTQLNL trong suốt vòng đời của văn bản và đảm bảo sản có ở nơi và thời điểm yêu cầu.
Giải thích:
- Sau khi được phê duyệt, hệ thống thông tin dạng văn bản phải được phổ biến, truyền đạt đến các đối tượng liên quan. Phải đảm bảo chúng sẵn có ở nơi cần và khi cần, đồng thời phải bảo vệ tính toàn vẹn, tính bảo mật và tính thực tế trong suốt vòng đời của văn bản.
Hướng dẫn:
- Tổ chức cần tạo thư mục được cấu trúc cho các thông tin dạng văn bản trong HTQLNL nhằm thuận lợi cho việc tiếp cận đến chủng.
- Phải bảo vệ và sử dụng các thông tin dạng văn bản phù hợp tránh mất hoặc sử dụng sai mục đích. Việc quản lý các thay đổi của hệ thống thông tin dạng văn bản phải đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có quyền thay đổi và phân phối văn bản theo các hình thức thích hợp đã được xác định. Phải bảo vệ các thông tin dạng văn bản để đảm bảo giá trị sử dụng và tính xác thực của chúng.
- Tổ chức phải phân phối và đảm bảo sự sẵn có của thông tin dạng văn bản cho các bên liên quan được phép. Theo đó, phải xác định rõ các bên liên quan thích hợp đối với từng loại thông tin dạng văn bản (hoặc từng nhóm thông tin dạng văn bản), xác định cách thức phân phối, tiếp cận, truy cập và sử dụng (ví dụ một trang web với cơ chế kiểm soát truy cập thích hợp). Việc phân phối phải phù hợp với các yêu cầu liên quan để bảo vệ và xử lý các thông tin được phân loại.
- Tổ chức phải thiết lập thời gian lưu giữ thích hợp cho các thông tin dạng văn bản ứng với giá trị sử dụng dự kiến và các yêu cầu khác có liên quan. Theo đó, phải đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản là rõ ràng cho việc sử dụng trong thời gian lưu giữ (ví dụ: sử dụng định dạng có thể đọc bằng các phần mềm có sẵn, hoặc kiểm tra xác nhận xem văn bản giấy có bị hư hỏng trong thời gian lưu hay không).
- Tổ chức cũng phải quy định cách xử lý như thế nào mỗi khi hết hạn lưu giữ thông tin dạng văn bản.
- Tổ chức phải quản lý các văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài (ví dụ như từ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, văn bản pháp luật, …).
- Hình thức và mức độ của các thông tin dạng văn bản cho hoạt động này và kết quả đầu ra là do tổ chức quyết định để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL (điều 7.5.1- ISO. 50001: 2018).
