Tiêu chuẩn 50001:2018 có tất cả 10 điều khoản theo cấu trúc bậc cao. Dưới đây là nội dung chi tiết của ISO 50001:2018 – Điều khoản 4
Mục lục
4.1. Hiểu về tổ chức và bối cảnh của tổ chức trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 4
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến mục đích của tổ chức và ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được các kết quả dự kiến của HTQLNL của tổ chức
Giải thích:
- Việc phân tích bối cảnh của tổ chức sẽ giúp hiểu về mặt của tổ khái niệm ở mức cao các vấn đề bên ngoài và nội bộ có chức thể ảnh hưởng cả tích cực và tiêu cực tới kết quả hoạt động năng lượng và HTQLNL của tổ chức.
- Các vấn đề bên ngoài có thể bao gồm:
– Các vấn đề liên quan đến các bên quan tâm như mục tiêu, yêu cầu hoặc tiêu chuẩn của quốc gia hay ngành;
– Những hạn chế hay giới hạn về cung ứng năng lượng, an ninh năng lượng và tính tin cậy;
– Chi phí năng lượng hoặc sự sẵn có của các dạng năng lượng,
– Ảnh hưởng của thời tiết;
– Ảnh hưởng của biến đổi khí hậu;
– Ảnh hưởng tới phát thải khí nhà kính (GHG).
- Các vấn đề nội bộ có thể bao gồm:
– Mục tiêu và chiến lược kinh doanh cốt lõi;
– Kế hoạch quản lý tài sản;
– Nguồn lực tài chính (lao động, tài chính, …) ảnh hưởng đến tổ chức;
– Mức độ phát triển và văn hóa quản lý năng lượng;
– Các xem xét về tính bền vững;
– Kế hoạch dự phòng ứng phó đối với các trường hợp bị gián đoạn trong cung ứng năng lượng ;
– Mức độ phát triển của công nghệ hiện tại:
– Xem xét các rủi ro trong hoạt động/ vận hành và trách nhiệm pháp lý.
- Những vấn đề bên ngoài là những gì nằm ngoài sự kiểm soát của tổ chức, có thể về các khía cạnh môi trường sau, tùy theo sự ưu tiên và tình huống cụ thể của từng tổ chức:
– Văn hóa và xã hội (ví dụ: nhu cầu của xã hội đối với các dịch vụ do tổ chức cung cấp);
– Chính trị, pháp luật, chế định (ví dụ: các quy định của pháp luật khi sử dụng các dịch vụ về công nghệ thông tin do bên ngoài cung cấp);
– Tài chính và vĩ mô (ví dụ: nhu cầu của xã hội đối với các dịch vụ do tổ chức cung cấp);
– Công nghệ (ví dụ : các tiến bộ kỹ thuật của các công tán công (hack) và việc sử dụng mã hóa) ; ý Tự nhiên (ví dụ: các đặc điểm tự nhiên về khả năng của các tai họa như cháy, lũ lụt);
- Việc chứng tỏ cải tiến liên tục kết quả thực hiện về năng lượng trong toàn bộ phạm vi và ranh giới của HTQLNL không có nghĩa là tất cả các giá trị của EnPI đều được cải thiện. Có thể một số giá trị của EnPI được cải thiện và một số khác thì không, nhưng trong toàn bộ phạm vi áp dụng của HTQLNL, tổ chức chứng minh được việc cải tiến kết quả hoạt động năng lượng là đáp ứng yêu cầu .
- Các kết quả của việc xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ (tức là xác định bối cảnh) sẽ được sử dụng để xác định phạm vi của HTQLNL (điều 4.3), để xác định hành động giải quyết rủi ro và cơ hội (điều 6.1) và để phục vụ cho hoạt động xem xét của lãnh đạo (điều 9.3).
Hướng dẫn:
- Căn cứ trên việc hiểu rõ về mục đích của tổ chức, cũng như các kết quả dự kiến của HTQLNL của tổ chức, tổ chức phải:
– Xem xét môi trường bên ngoài để xác định các vấn đề bên ngoài liên quan;
– Xem xét các khía cạnh nội bộ để xác định các vấn đề nội bộ liên quan.
- Để xác định các vấn đề liên quan đó , tổ chức có thể đặt câu hỏi “Các vấn đề như liệt kê trên sẽ ảnh hưởng đến các mục tiêu cải tiến kết quả hoạt động năng lượng của tổ chức như thế nào?”. Dưới đây là 2 ví dụ minh họa:
* Ví dụ 1 (liên quan đến ảnh hưởng của thời tiết): Khi thiết lập HTQLNL, việc xem xét sự ảnh hưởng của thời tiết đến phạm vi áp dụng của tổ chức là rất quan trọng. Hệ thống nhiệt nóng và hệ thống nhiệt lạnh là những hệ thống tiêu thụ năng lượng trọng điểm trong hầu hết các đơn vị sản xuất, các tòa nhà. Tùy vào đặc thù của sản xuất và loại hình cung cấp sản phẩm, những hệ thống này được sử dụng chủ yếu gồm lò hơi, bơm nhiệt, điều hòa không khí, hệ thống lạnh…
Do Việt Nam thuộc vùng khí hậu nhiệt đới nên nhu cầu sử dụng nhiệt nóng và nhiệt lạnh có xu hướng biến đổi theo mùa khi nhiệt độ thay đổi, chênh lệch giữa các tháng và các năm. Thường thì trong 1 năm, nhu cầu sử dụng nhiệt nóng tăng vào các tháng cuối năm (mùa đồng) và nhiệt lạnh vào các tháng giữa năm (mùa hè). Đồng thời nhiệt độ giữa các năm thường thay đổi và biến đổi liên tục .
Xác định được bối cảnh của tổ chức bị ảnh hưởng của thời tiết sẽ giúp tổ chức đề xuất sử dụng các công cụ Nhiệt độ gia nhiệt ngày HDD (Heating Degree Day) hay Nhiệt độ làm lạnh ngày CDD (Cooling Degree Day) để có thể đánh giá tác động của nhiệt độ môi trường đến tiêu thụ năng lượng, từ đó xác định các điểm bất thường hay các cơ hội cải thiện năng lượng.
* Ví dụ 2 (liên quan đến kế hoạch quản lý tài sản): Các thiết bị sử dụng năng lượng là đối tượng của hệ thống quản lý năng lượng. Việc xác định kế hoạch trang bị/ thay thế các thiết bị tối ưu về năng lượng (ví dụ như lắp biến tần) sẽ giúp cho tổ chức tính toán được mức độ cải thiện kết quả năng lượng khi xây dựng và áp dụng HTQLNL .
- Các vấn đề, cả bên ngoài lẫn nội bộ, sẽ thay đổi theo thời gian, vì vậy các vấn đề và ảnh hưởng của chúng lên HTQLNL phải được xem xét thường xuyên.
- Các thông tin dạng văn bản cho hoạt động xác định bối cảnh và kết quả đầu ra chỉ bắt buộc dưới hình thức và mức độ mà tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL của mình (theo điều 7.5.1 của Tiêu chuẩn ISO 50001:2018 ).
4.2 . Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 4
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn: Tổ chức phải xác định các bên quan tâm và các cầu của họ liên quan đến kết quả hoạt động năng lượng và HTQLNL của tổ chức.
Giải thích:
- Bên quan tâm được hiểu là cá nhân hay tổ chức có thể có ảnh hưởng, hoặc chịu ảnh hưởng bởi một quyết định hoặc hoạt động của tổ chức đang xét. Bên quan tâm có thể bao gồm những bên từ bên ngoài và từ nội bộ của tổ chức, có thể có những nhu cầu, mong đợi cụ thể đối với kết quả hoạt động năng lượng và HTQLNL của tổ chức.
Bên quan tâm từ bên ngoài có thể gồm:
– Cơ quan quản lý nhà nước;
– Các cổ đông, kể cả chủ sở hữu và nhà đầu tư;
– Các nhà cung cấp, kể cả thầu phụ, tư vấn và đối tác từ bên ngoài ;
– Các hiệp hội ngành nghề,
– Các đối thủ cạnh tranh;
– Khách hàng và người tiêu dùng;
– Các nhóm hoạt động.
Các bên quan tâm từ nội bộ có thể gồm:
– Những người có quyền ra quyết định, kể cả lãnh đạo cao nhất;
– Chủ thể của các quá trình, chủ thể các hệ thống và chủ thể năng lượng;
– Các chức năng hỗ trợ như các nguồn lực về công nghệ thông tin, về nhân sự;
– Nhân viên/ người lao động, người dùng (users);
– Chuyên gia về năng lượng.
– Phải đảm bảo tổ chức tiếp cận được các yêu cầu pháp lý hiện hành và các yêu cầu khác liên quan đến hiệu suất năng lượng, sử dụng năng lượng và tiêu thụ năng lượng của tổ chức.
- Kết quả xác định các bên quan tâm sẽ được sử dụng để xác định phạm vi của EnMS (điều 4.3) và hoạch định hành động giải quyết rủi ro , cơ hội (điều 6.1).
Hướng dẫn:
Cần tiến hành các bước sau đây:
– Xác định các bên quan tâm từ bên ngoài;
– Xác định các bên quan tâm từ nội bộ;
– Xác định yêu cầu của các bên quan tâm đó.
- Xác định các yêu cầu pháp lý hiện hành liên quan đến hiệu quả năng lượng, sử dụng năng lượng và tiêu thụ năng lượng.
- Vì nhu cầu, mong đợi của các bên quan tâm sẽ thay đổi theo thời gian, các thay đổi này có thể có ảnh hưởng lên phạm vi, các hạn chế và các yêu cầu trong HTQLNL của chức cần phải xem xét, theo dõi để cập nhật thường xuyên về các thay đổi này.
- Kết quả đầu ra của điều 4.2 có thể được tổ chức lập thành văn bản tới mức cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL (theo điều 7.5.1.b).
4.3 Phạm vi của HTQLCL (EnMS) trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 4
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
- Tổ chức phải xác định các ranh giới và khả năng áp dụng HTQLNL để thiết lập phạm vi áp dụng HTQLNL .
Giải thích:
- Phạm vi HTQLNL (EnMS) sẽ xác định rõ hệ thống sẽ được áp dụng theo ranh giới nào và cho hoạt động nào. Phạm vi HTQLNL bao gồm tất cả các loại hình năng lượng nằm trong ranh giới nêu trong phạm vi đó.
- Theo đó, tổ chức sẽ có quyền kiểm soát hiệu suất năng lượng, việc sử dụng năng lượng và tiêu thụ năng lượng trong phạm vi và ranh giới HTQLNL .
- Tổ chức không được loại trừ bất cứ dạng năng lượng nào ra ngoài phạm vi và ranh giới HTQLNL.
- Phạm vi của HTQLNL có thể bao gồm một số ranh giới và có thể bao gồm cả hoạt động vận chuyển.
- Các yếu tố sau đây có thể ảnh hưởng đến việc xác định phạm vi của HTQLNL:
– Các vấn đề bên ngoài và nội bộ (đã mô tả ở điều 4.1);
– Các bên quan tâm và yêu cầu của họ (đã mô tả ở điều 4.2);
Hướng dẫn:
- Tổ chức cần tiến hành các bước sau để thiết lập phạm vi của HTQLNL:
– Xác định phạm vi: nên được tiến hành bởi một nhóm nhỏ những người đại diện lãnh đạo (ví dụ lãnh đạo công ty và lãnh đạo cấp phòng ban trong công ty);
– Phê duyệt phạm vi HTQLNL: Lãnh đạo cao nhất phê duyệt chính thức văn bản xác định phạm vi của HTQLNL.
Thông tin dạng văn bản xác định phạm vi của HTQLNL phải bao gồm: phạm vi và ranh giới về mặt địa lý .
4.4 . Hệ thống Quản lý Năng lượng trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 4
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
- Tổ chức phải thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến thường xuyên HTQLNL, bao gồm các quá trình cần thiết và sự tương tác giữa các quá trình và cải tiến liên tục các kết quả hoạt động năng lượng.
Giải thích:
- Điều này đưa ra yêu cầu chung đối với việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến thường xuyên một hệ thống quản lý năng lượng để qua đó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu lượng khác trong tiêu chuẩn ISO 50001:2018.
- Các quá trình cần thiết có thể khác nhau giữa các tổ chức do:
– Quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động, các quá trình, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức .
– Mức độ phức tạp của các quá trình và sự tương tác giữa các quá trình.
– Năng lực của nhân sự.
Hướng dẫn:
- Việc tổ chức triển khai thực hiện tất cả các yêu cầu của ISO 50001:2018 chính là cơ sở để đáp ứng yêu cầu 4.4 này.
