Phương pháp PDCA trong quản lý chất lượng

PDCA là một chu trình được sử dụng phổ biến trong rất nhiều các lĩnh vực và hoạt động. Bài viết này sẽ cung cấp các thông tin cơ bản về phương pháp PDCA trong quản lý chất lượng.

PDCA LÀ VIẾT TẮT CỦA TỪ GÌ?

PDCA là viết tắt của các từ “Plan-Do-Check-Act”. Đây là một phương pháp lặp đi lặp lại của chu trình quản lý theo bốn bước: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động. Nó được sử dụng để kiểm soát và cải tiến liên tục các quy trình và chất lượng sản phẩm.

SỰ RA ĐỜI CỦA PHƯƠNG PHÁP PDCA TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Chu trình PDCA, còn được gọi là Bánh xe Deming hoặc Chu trình Shewhart, được tiên phong bởi nhà vật lý và nhà tư vấn quản lý người Mỹ, Tiến sĩ William Edwards Deming vào những năm 1950, người sau đó đã đặt ra thuật ngữ Chu trình “Shewhart” theo tên người cố vấn của mình. Trong Thế chiến II, kỹ thuật này đã được sử dụng ở Hoa Kỳ để cải thiện quy trình sản xuất trong thời chiến. Trọng tâm là nghiên cứu kết quả của những đổi mới trong khi vẫn theo sát kế hoạch ban đầu.

MỘT SỐ PHIÊN BẢN KHÁC CỦA PHƯƠNG PHÁP PDCA

Vào những năm 1990, một phiên bản sửa đổi của chu trình PDCA đã được giới thiệu. Nó được gọi là chu kỳ PDSA trong đó ‘S’ là viết tắt của “Study” (Nghiên cứu). Người ta tin rằng phân tích dữ liệu là quan trọng đối với bất kỳ nỗ lực cải tiến nào và “Kiểm tra” không thực sự ngụ ý về nghiên cứu và phân tích dữ liệu.

OPDCA là một phiên bản khác của PDCA trong đó ‘O’ là viết tắt của từ “Observe” (Quan sát). Quan sát được thêm vào trước chu trình để nhấn mạnh sự cần thiết phải quan sát trước khi tạo bất kỳ kế hoạch nào. Mục tiêu của việc quan sát là tìm hiểu điều gì đang thực sự xảy ra và điều gì có thể được cải thiện.

TRONG CHU TRÌNH PDCA YẾU TỐ NÀO QUAN TRỌNG NHẤT?

Nếu hỏi trong chu trình PDCA, yếu tố nào là quan trọng nhất thì câu trả lời sẽ là yếu tố P (Plan – Lập kế hoạch). Bởi lẽ, lập kế hoạch là nền tàng cho toàn bộ quy trình. Nếu bạn không có một kế hoạch chiến lược với các mục tiêu và các bước thực hiện rõ ràng thì bạn sẽ không thể biết mình đang hướng tới điều gì. Bước này đảm bảo mọi người tham gia đều được liên kết với nhau, đều biết trách nhiệm của họ là gì để từ đó đi đúng hướng ngay từ đầu.

LỢI ÍCH CỦA CHU TRÌNH PDCA TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Dưới đây là một vài lợi ích của chu trình PDCA tác động trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn:

• Chu trình PDCA là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ dẫn đến sự thay đổi thành công đồng thời giúp giảm lãng phí và tăng hiệu quả của quy trình.
• Việc lặp lại Chu trình PDCA nhiều lần giúp đơn giản hóa các quy trình và giảm thiểu lỗi, giúp tạo ra các quy trình vận hành tiêu chuẩn.
• Chu trình PDCA là một kỹ thuật linh hoạt được sử dụng cho các trường hợp sử dụng khác nhau trong các ngành, chẳng hạn như quản lý dự án, quản lý thay đổi, phát triển sản phẩm và quản lý chất lượng.
• Chu trình PDCA là một phương pháp đặc biệt hiệu quả giúp bạn có thể nhìn thấy các quy trình cốt lõi và thu thập dữ liệu để chứng minh kết quả.

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHƯƠNG PHÁP PDCA TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

1. Lập kế hoạch – Plan

Lập kế hoạch là chìa khóa cho tất cả các khái niệm quản lý và kỹ thuật kinh doanh hiệu quả. Điều cần thiết là điều hành quá trình phát triển sản phẩm mới của một tổ chức, quản lý thị trường và quan hệ khách hàng, giao tiếp với nhân viên, v.v. Lập kế hoạch có thể được gọi là khuôn khổ hoặc kế hoạch chi tiết để thực hiện mọi việc. Tuy nhiên, trong một công ty, nó có nghĩa là đặt ra một kế hoạch chi tiết tuân theo đạo đức, sứ mệnh và niềm tin của công ty.

Lập kế hoạch thường liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu, phân bổ các nguồn lực cần thiết, xác định nhân sự phù hợp với chương trình, đặt ra một quy trình hoặc kế hoạch để quản lý toàn bộ chương trình và cuối cùng là chọn thời hạn. Lập ngân sách cũng vậy, là một phần quan trọng của việc lập kế hoạch.

2. Thực hiện – Do

Đây có lẽ là phần đòi hỏi rất nhiều hành động và hoạt động. Việc thực thi đối với một tổ chức giống như một đoàn tàu đối với mọi người, vì nó đưa tổ chức tiến lên. Nhưng lập kế hoạch hiệu quả là rất quan trọng để thực hiện và thực hiện đúng. Mỗi đơn vị nên bám sát kế hoạch và liên tục kiểm tra việc thực hiện. Ngoài làm việc, bạn cũng cần ghi lại dữ liệu hiệu suất hoạt động

3. Kiểm tra – Check

Khi một kế hoạch đã được thực hiện, chỉ giữ cho động cơ hoạt động sẽ không có lợi về lâu dài. Không có hệ thống nào là hoàn hảo, và do đó, chỉ có một mức độ lỗi nhất định mà một tổ chức có thể mắc phải. Bước này so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn được thiết lập trong khi lập kế hoạch.

Đầu tiên, ban quản lý nên xác định xem các mục tiêu có được đáp ứng hay không. Sau đó, kiểm tra việc sử dụng tài nguyên và chi phí. Điểm quan trọng là quản lý hoặc nhóm nên thường xuyên kiểm tra hiệu suất. Kiểm tra hàng tháng hoặc hai tuần một lần sẽ tốt cho dự án dài hạn, nhưng đối với dự án ngắn hạn, kiểm tra hàng tuần hoặc hàng ngày sẽ là cần thiết.

4. Hành động – Act

Đây là bước cuối cùng để hoàn thành chu trình. Hành động có nghĩa là sửa chữa các lỗi đã được xác định. Bước thực hiện thứ hai có thể dễ bị nhầm lẫn với bước này. Mặc dù ý nghĩa lời nói có thể giống nhau, nhưng chúng khác nhau về thời điểm thực hiện. Hành động khắc phục sai lầm làm cho một hệ thống hiệu quả và dự án thành công. Hầu hết, các tổ chức đã có sẵn một kế hoạch để khắc phục những sai lầm hoặc sử dụng một hệ thống mới. Hành động có thể giúp tổ chức giảm chi phí, sử dụng nguồn lực hiệu quả và đạt được kết quả tốt hơn.

HẠN CHẾ CỦA PHƯƠNG PHÁP PDCA TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Chu kỳ PDCA cũng có những hạn chế của nó. Dưới đây là một vài thách thức đối với mô hình cải tiến quy trình:

• PDCA là một vòng lặp liên tục và một quy trình đang diễn ra, có nghĩa là nó đòi hỏi sự ủng hộ của lãnh đạo và cam kết chắc chắn đối với quy trình.
• Nó chỉ hữu ích nếu được thực hiện lặp đi lặp lại và việc triển khai một lần sẽ chỉ dẫn đến lãng phí tài nguyên.
• Mặc dù Chu kỳ PDCA là một kỹ thuật linh hoạt, nhưng nó không phù hợp với các dự án gấp gáp về mặt thời gian.

———————————————————————————————————————————————————————————

Để biết thêm thông tin về PDCA trong quản lý chất lượng, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com