Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 là một trong 6 thủ tục, quy trình bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng.
Xem thêm Tiêu chuẩn ISO 9001
Mục lục
BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU VỚI TÀI LIỆU
Khi bắt gặp các yêu cầu về soạn thảo, sửa đổi, cung cấp hoặc hủy bỏ tài liệu, các phòng/ban có nhu cầu gửi Phiếu yêu cầu tài liệu đến Ban ISO (có thể đính kèm theo tài liệu liên quan) để xem xét trước khi trình trình lãnh đạo phê duyệt. Trong một số trường hợp, việc thực hiện soạn thảo, sửa đổi tài liệu phải tuân theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
BƯỚC 2: XEM XÉT YÊU CẦU TÀI LIỆU
Ban Giám đốc xem xét yêu cầu theo 2 trường hợp:
- Trường hợp 1 – Khi có sự không phù hợp: Trao đổi để bổ sung thông tin hoặc hủy bỏ yêu cầu
- Trường hợp 2 – Có sự phù hợp trong yêu cầu: Ký xác nhận, thông báo cho đơn vị liên quan để tiến hành soạn thảo/sửa đổi/cung cấp/hủy bỏ tài liệu
Xem thêm Tài liệu ISO 9001:2015 PDF
BƯỚC 3: SOẠN THẢO, SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
- Ban ISO phân công người chịu trách nhiệm soạn thảo, sửa đổi tài liệu. Trường hợp tài liệu có liên quan đến nhiều phòng ban thì Ban Giám đốc sẽ chỉ định một phòng ban chịu trách nhiệm soạn thảo chính, các phòng ban liên quan có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin.
- Người được giao nhiệm vụ tiến hành thu thập thông tin, phối hợp với các đơn vị có liên quan để soạn thảo, sửa đổi tài liệu
- Sau khi soạn thảo, Trưởng phòng ban ký vào cột “Soạn thảo” ở trang bìa của tài liệu, trường hợp có nhiều phòng ban liên quan thì gửi Trưởng các phòng ban liên quan xem xét, ký xác nhận trước khi chuyển cho Ban ISO xem xét
BƯỚC 4: XEM XÉT TÀI LIỆU
Ban ISO tiếp nhận tài liệu từ người/bộ phận soạn thảo, sửa đổi, các trường hợp sau có thể xảy ra trong quá trình xem xét tài liệu
- Trường hợp 1 – Tài liệu chưa phù hợp: Yêu cầu người/bộ phận chịu trách nhiệm sửa đổi, bổ sung lại
- Trường hợp 2 – Tài liệu đã phù hợp: Ký xác nhận vào cột “Xem xét” ở trang bìa của tài liệu, sau đó chuyển đến Ban Giám đốc phê duyệt
BƯỚC 5: PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Tương tự như ở bước 4, quá trình phê duyệt của Ban Giám đốc cũng phân thành 2 trường hợp:
- Trường hợp 1 – Tài liệu chưa phù hợp: Trả lại tài liệu, yêu cầu sửa đổi, bổ sung lại
- Trường hợp 2 – Tài liệu đã phù hợp: Ký xác nhận vào cột “Phê duyệt” ở trang bìa của tài liệu, sau đó trả lại Ban ISO
BƯỚC 6: PHÂN PHỐI, CẬP NHẬT TÀI LIỆU
- Người trực tiếp soạn thảo tài liệu có nhiệm vụ gửi file mềm cho Ban ISO.
- Ban ISO cập nhật tài liệu mới lên kênh nội bộ của Công ty, tiến hành thông báo bằng mail/văn bản cho các phòng ban biết
- Hạn chế việc photo bản giấy để gửi cho các đơn vị, chỉ photo khi nào thấy thực sự cần thiết, và bản photo phải được Ban ISO đóng dấu “KIỂM SOÁT” màu xanh lên trang bìa thì bản photo đó mới có hiệu lực áp dụng
- Cập nhật tài liệu mới soạn thảo/sửa đổi vào Danh mục tài liệu nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp
BƯỚC 7: NHẬN DẠNG TÀI LIỆU
- Các phòng ban có nhiệm vụ đọc kỹ thông báo và nội dung tài liệu mới ban hành sau khi nhận được thông báo. Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả cán bộ công nhân viên trong phòng ban mình biết và áp dụng đúng tài liệu được ban hành. Trong trường hợp nhận được bản photo thì kiểm tra số lượng tài liệu được phân phối và ký nhận vào Phiếu phân phối tài liệu
- Đối với tài liệu ban hành lại thì gửi bản cũ về cho Ban ISO để hủy bỏ tất cả, Ban ISO chỉ giữ lại 01 bản gốc tài liệu cũ
- Các tài liệu nhận bằng bản photo thì các phòng ban phải cập nhật riêng vào file đựng tài liệu riêng
BƯỚC 8: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
- Ban ISO đảm bảo các tài liệu được cập nhật trên mạng nội bộ là tài liệu mới nhất được Ban Giám đốc phê duyệt
- Các phòng ban có trách nhiệm đọc và áp dụng đúng các tài liệu hiện hành trên kênh nội bộ. Không được tự ý in ra, trường hợp muốn in ra thì phải báo cho Ban ISO để đóng dấu “KIỂM SOÁT” lên bản in để đảm bảo bản in được kiểm soát chặt chẽ
- Đối với tài liệu bên ngoài: các phòng ban có trách nhiệm lập “Danh mục tài liệu bên ngoài” rồi gửi về cho Ban ISO để kiểm soát
BƯỚC 9: SỬ DỤNG TÀI LIỆU
- Sau khi ban hành tài liệu, Ban ISO sẽ hướng dẫn, phố biến để các phòng ban biết cách áp dụng. Một số tài liệu sẽ do Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên trong phòng
- Trong quá trình áp dụng, cán bộ công nhân viên không được tự ý điều chỉnh, bổ sung vào tài liệu gốc, nếu có góp ý gì về tài liệu thì gửi Phiếu yêu cầu tài liệu về cho Ban ISO để tiến hành chỉnh sửa
BƯỚC 10: LƯU TÀI LIỆU
- Các phòng ban có trách nhiệm lưu trữ tài liệu, đảm bảo tài liệu luôn sẵn có tại nơi làm việc.
- Sắp xếp, bảo quản tài liệu một cách hệ thống, khoa học, dễ nhận dạng
Xem thêm Chứng nhận ISO 9001
Để được hướng dẫn xây dựng Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 một cách cụ thể hoặc Tư vấn ISO 9001, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số hotline: 0948.690.698
