Trao đổi thông tin nội bộ và trao đổi thông tin với bên ngoài theo ISO 14001

Trao đổi thông tin nội bộ và trao đổi thông tin với bên ngoài theo ISO 14001 là hai nội dung chính của Quy trình trao đổi thông tin theo ISO.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ TRONG TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ VÀ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI BÊN NGOÀI THEO ISO 14001

1. Yêu cầu theo Điều 7.4.2.a của tiêu chuẩn ISO 14001:2015

1.1. Nội dung yêu cầu

Tổ chức phải trao đổi thông tin nội bộ liên quan đến hệ thống quản lý môi trường giữa các cấp và các bộ phận chức năng khác nhau, bao gồm cả những thay đổi của hệ thống quản lý môi trường, khi thích hợp. (Điều 7.4.2.a)

1.2. Phân tích yêu cầu

Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001, các tổ chức phải hoạch định thông tin nội bộ cần trao đổi và xác định cách thức trao đổi cũng như là tần suất trao đổi thông tin. Trao đổi thông tin nội bộ tức là thực hiện trao đổi các thông tin giữa và trong các phòng ban và các bộ phận có liên quan trong nội bộ tổ chức. Tổ chức phải có quá trình cho phép sự trao đổi thông tin từ tất cả các cấp của tổ chức.

1.3. Mục đích của trao đổi thông tin nội bộ

Việc trao đổi thông tin giữa và trong các cấp, các bộ phận chức năng trong tổ chức giúp:

• Đảm bảo tính hiệu lực của Hệ thống quản lý môi trường
• Giúp giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng
• Thúc đẩy phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
• Dễ dàng theo dõi các kế hoạch hành động
• Là cơ sở để phát triển hơn nữa Hệ thống quản lý môi trường
• Giúp những người lao động xác định được trách nhiệm và quyền hạn của mình.
• Hiện thực hóa mục tiêu môi trường
• Đưa ra các nhận xét và đề xuất nhằm cải tiến Hệ thống quản lý môi trường và nâng cao các kết quả hoạt động môi trường của tổ chức.

2. Yêu cầu theo Điều 7.4.2.b của tiêu chuẩn ISO 14001:2015

2.1. Nội dung yêu cầu

Tổ chức phải đảm bảo (các) quá trình trao đổi thông tin cho phép (những) người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có khả năng đóng góp nhằm cải tiến liên tục.

2.2. Phân tích yêu cầu

Trao đổi thông tin không những phải đảm bảo truyền đạt thông tin cho người nhận thông tin mà còn phải có cơ chế nhận lại sự phải hồi của họ để làm cơ sở cho việc cải tiến liên tục Hệ thống quản lý môi trường.

2.3 Cách đóng góp ý tưởng cải tiến Hệ thống quản lý môi trường

Các thành viên trong tổ chức có thể đóng góp ý tưởng cải tiến thông qua:

• Các hộp thư góp ý
• Các buổi gặp gỡ đối thoại
• Các cuộc họp định kỳ
• Họp thư điện tử
• …

Xem thêm Chứng nhận ISO 14001

TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI BÊN NGOÀI TRONG TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ VÀ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI BÊN NGOÀI THEO ISO 14001

1. Yêu cầu theo Điều 7.4.3 của tiêu chuẩn ISO 14001:2015

Tổ chức phải trao đổi với bên ngoài các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý môi trường, theo (các) quy trình trao đổi thông tin đã thiết lập của tổ chức và theo yêu cầu nghĩa vụ tuân thủ của mình

2. Phân tích yêu cầu

Trao đổi thông tin với các bên quan tâm là là nhiệm vụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý môi trường. Tiêu chuẩn ISO 45001 quy định: Tổ chức phải tính đến các yêu cầu về trao đổi thông tin liên quan đến các nghĩa vụ tuân thủ và các quá trình trao đổi thông tin của mình và trao đổi thông tin liên quan đến Hệ thống quản lý môi trường ra bên ngoài khi có yêu cầu. Đồng thời, cần cân nhắc về việc trao đổi thông tin tới các bên quan tâm về những khía cạnh môi trường, kể cả những thông tin có liên quan tới việc phân phối, sử dụng và thải bỏ các sản phẩm.

Những trường hợp cần thực hiện trao đổi thông tin với bên ngoài thường là khi có tình huống khẩn cấp hoặc gặp sự cố có thể ảnh hưởng hoặc gây lo ngại cho các bên quan tâm. Ví dụ như gọi cảnh sát phòng cháy chữa cháy khi có sự cố cháy nổ, Báo cáo Sở lao động khi có tai nạn lao động,…

3. Các hình thức trao đổi thông tin với bên ngoài

Việc đổi thông tin với bên ngoài có thể được triển khai dưới nhiều hình thức khác nhau, ví dụ như:

• Các báo cáo quan trắc môi trường;
• Các báo cáo tình hình an toàn vệ sinh lao động
• Các báo cáo về quan trắc môi trường lao động
• Các báo cáo về tình hình tiêu thụ năng lượng
• Các báo cáo về tình hình phát sinh rác thải
• Báo cáo Sự cố môi trường
• Báo cáo sự cố an toàn lao động
• Thông tin trao đổi cảnh sát PCCC về sự cố chảy nổ
• Các chiến dịch quảng cáo
• Báo cáo về sự bền vững của tổ chức
• …

Xem thêm Tư vấn ISO 14001

Để được tìm thêm thông tin về tiêu chuẩn ISO 14001 hoặc Quy trình trao đổi thông tin một cách cụ thể, uý Khách hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com