Áp dụng ISO 9001 trong hành chính - Tình trạng hiện nay

Tiêu chuẩn ISO 9001 được áp dụng ở nhiều lĩnh vực. Trong đó, có lĩnh vực hành chính. Hãy cùng Thư Viện Tiêu Chuẩn tìm hiểu về thực tiễn áp dụng ISO 9001 trong cơ quan hành chính hiện nay.

Mục lục

Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001 trong hành chính

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 tại các cơ quan, đơn vị hành chính đem lại hiệu quả khả quan. Cụ thể, ISO 9001 giúp cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý văn bản, giải quyết thủ tục hành chính nhanh chóng, đúng tiến độ.

Triển khai ISO 9001 giúp cơ quan hành chính từng bước cải tiến phương thức làm việc, giải quyết nhanh gọn các thủ tục hành chính cho công dân. Bên cạnh đó, việc xây dựng và thực hiện các quy trình tác nghiệp cũng giúp cho thủ trưởng cơ quan và cán bộ nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình.

Với hệ thống ISO 9001, các cơ quan hành chính có thể xác định trách nhiệm của nội bộ cơ quan và mối liên hệ giữa cơ quan với các đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ và xử lý công việc theo đúng quy định của pháp luật. Qua đó, giúp đơn vị rà soát, đánh giá và xác định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận cũng như trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ trong cơ quan hành chính.

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 là phương pháp để giám sát thực tế việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước. hệ thống quản lý chất lượng là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch, cụ thể hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân. Hồ sơ công việc của các đơn vị áp dụng ISO 9001 được tổ chức thu thập, sắp xếp và lưu trữ khoa học. Hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công cũng được nâng cao rõ rệt, từng bước tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân khi tới làm việc tại các đơn vị hành chính.

Hạn chế khi áp dụng ISO 9001 trong hành chính

Thực tiễn quá trình triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng trong lĩnh vực hành chính cho thấy, việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại một số đơn vị chưa thực sự gắn kết với hoạt động cải cách hành chính, dẫn đến hiệu quả của vận hành hệ thống quản lý chất lượng chưa cao. Lý do là bởi cách tiếp cận và quản lý công việc tại các cơ quan, đơn vị hành chính còn mang tính sự vụ, chưa quen với cách tiếp cận và giải quyết công việc theo quá trình của ISO 9001. Bên cạnh đó, việc thường xuyên thay đổi các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chuyên môn như thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức trong cơ quan, đơn vị hành chính cũng gây ra nhiều khó khăn cho việc xác định phạm vi, đối tượng xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng …

Thực tiễn áp dụng ISO 9001 trong hành chính tại một số địa phương ở Việt Nam

ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính tại tỉnh Nam Định

Theo Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Nam Định, việc nâng cao nhận thức về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 cho các cơ quan hành chính là để hướng tới mục tiêu nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý. Hiện đại hóa quá trình thực hiện công việc hành chính là trọng tâm của chương trình cải cách hành chính, và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là bắt buộc.

Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng này vào hoạt động của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước tỉnh Nam Định giúp cải thiện chất lượng và hiệu quả của dịch vụ hành chính công, hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động cải cách hành chính của tỉnh.

Ngoài ra, việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trên môi trường mạng tiếp tục thúc đẩy cải cách hành chính và hệ thống hóa quy trình xử lý công việc theo hướng hợp lý, khoa học, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn và quy định pháp luật.

ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính tại tỉnh Yên Bái

Theo Kế hoạch số 90/KH-SKHCN ngày 01/10/2021 của Sở Khoa học và Công nghệ, một đoàn kiểm tra đã được thành lập để giám sát việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính nhà nước (HCNN) tỉnh Yên Bái năm 2021. Đoàn đã thực hiện kiểm tra trực tiếp tại 52 cơ quan và đơn vị, bao gồm 5 sở, ban ngành, 5 chi cục, 4 huyện và 38 xã thuộc các huyện Mù Cang Chải, Lục Yên, Yên Bình và Văn Chấn. Ngoài ra, đoàn cũng kiểm tra gián tiếp qua trang thông tin điện tử đối với 161 cơ quan HCNN, gồm 26 cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện và 135 xã, phường, thị trấn.

Kết quả kiểm tra trực tiếp tại 52 đơn vị cho thấy các cơ quan đã triển khai tốt hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015. Hầu hết các cơ quan đã kiện toàn lại Ban chỉ đạo ISO, trong đó lãnh đạo cao nhất làm Trưởng ban, chỉ đạo điều hành công tác áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo kế hoạch.

Trong số 52 cơ quan HCNN, 96,1% (50/52) đã xây dựng và áp dụng đầy đủ các quy trình hệ thống quản lý chất lượng theo Quyết định 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ., Dù vậy có 75% (39/52) cơ quan đã xây dựng hệ thống quản lý chất lượng nhưng vẫn còn một số quy trình chưa được rà soát, sửa đổi hoặc bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật và quy trình nội bộ.

Tại thời điểm kiểm tra, 36,5% (19/52) cơ quan đã tiến hành đánh giá nội bộ và họp xem xét lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng đúng quy định, trong khi 61,5% (32/52) đã tiến hành đánh giá nhưng nội dung còn chưa đầy đủ và chính xác theo hướng dẫn. Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các cơ quan nhìn chung gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, nhưng vẫn còn một số cơ quan chưa ghi đầy đủ thông tin cần thiết trên nhãn hồ sơ.

Sở Khoa học và Công nghệ đã tiến hành đánh giá và chấm điểm việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 cho 40 cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh theo Quyết định số 1628/QĐ-UBND ngày 26/8/2019 của UBND tỉnh. Kết quả cho thấy có nhiều chuyển biến tích cực, nhưng vẫn còn một số hạn chế trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và cải cách hành chính.

Nhìn chung, việc kiểm tra tại các cơ quan HCNN tỉnh Yên Bái năm 2021 đảm bảo việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và hướng tới nền hành chính hiện đại.

ISO 9001:2015 trong cơ quan hành chính tại tỉnh Bắc Ninh

Sở Tài chính Bắc Ninh đã ban hành kế hoạch số 58/KH-STC về việc duy trì, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 vào hoạt động của Sở. Kế hoạch nhằm thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính của Sở. Đồng thời kế hoạch giúp nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan, hỗ trợ hiệu quả công tác chỉ đạo và điều hành, hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của cơ quan.

Kế hoạch đề ra yêu cầu thường xuyên rà soát, chỉnh sửa, bổ sung các quy trình giải quyết công việc theo hướng dẫn văn bản và phù hợp với thực tế. Ngoài ra yêu cầu xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận và cá nhân trong quá trình giải quyết công việc.

Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng được duy trì và áp dụng vào hoạt động của Sở bao gồm: tài liệu chung của hệ thống quản lý chất lượng; các quy trình nội bộ; và quy trình giải quyết thủ tục hành chính.

Kế hoạch yêu cầu ban chỉ đạo ISO của Sở triển khai thực hiện và chỉ đạo hiệu quả việc áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 đúng quy định và đảm bảo hiệu quả. Dưới đây là một số hoạt động mà người liên quan đến việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng cần thực hiện:

Đối với thư ký ISO

Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.

Tham mưu, đề xuất các nội dung công việc liên quan đến hoạt động của Ban Chỉ đạo.

Tổng hợp tình hình và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về việc thực hiện áp dụng, duy trì công tác ISO của Sở.

Tiếp nhận, theo dõi và cập nhật các tài liệu, quy trình do các phòng, đơn vị thuộc Sở sửa đổi, bổ sung.

Báo cáo kịp thời cho Ban Chỉ đạo ISO về những vướng mắc để có hướng xử lý và giải quyết.

Đối với Trưởng các phòng, đơn vị thuộc Sở

Triển khai, phổ biến và quán triệt ý nghĩa, tầm quan trọng của việc áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 đến từng công chức, viên chức.

Xây dựng mục tiêu chất lượng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.

Tham mưu với Lãnh đạo Sở về việc chỉnh sửa, bổ sung hoặc xây dựng mới các quy trình khi UBND tỉnh công bố thủ tục hành chính hoặc khi có thay đổi văn bản quy phạm pháp luật quy định thủ tục hành chính.

Đối với văn phòng sở phối hợp với ban chỉ đạo ISO

Lập dự toán kinh phí và tổ chức thanh toán, quyết toán kinh phí phục vụ cho việc triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng tại Sở.

Trên đây là thông tin cơ bản về lợi ích, hạn chế cũng như thực tiễn áp dụng ISO 9001 trong hành chính tại một số tỉnh thành của Việt Nam. Ngoài việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào lĩnh vực hành chính, tiêu chuẩn ISO còn được áp dụng vào những lĩnh vực khác nữa. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn cần giải đáp khi áp dụng tiêu chuẩn chứng nhận ISO 9001:2015, xin vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn để được giải đáp