Trả lời câu hỏi “Cấu trúc bậc cao HLS là gì?” rất quan trọng trong việc hiểu được cấu trúc của các tiêu chuẩn ISO về hệ thống quản lý. Hãy đọc bài viết dưới đây của Thư Viện Tiêu Chuẩn để biết thêm thông tin về cấu trúc cấp cao HLS.
Mục lục
Sơ lược về cấu trúc cấp cao HLS
Cấu trúc cấp cao hay viết tắt là HLS-High Level Structure, là một cấu trúc được áp dụng cho nhiều phiên bản của các tiêu chuẩn Hệ thống quản lý theo tổ chức ISO. Cấu trúc cấp cao HLS là một tập hợp gồm 10 điều khoản.
Cấu trúc bậc cao HLS cung cấp sự thống nhất và tích hợp lớn hơn giữa các hệ thống quản lý khác nhau. HLS sử dụng văn bản cốt lõi, vốn có trong mọi tiêu chuẩn hệ thống quản lý cùng với văn bản “Bối cảnh hóa” hoặc văn bản cụ thể theo chuyên ngành, tức là văn bản liên quan đến chuyên ngành của hệ thống quản lý có thể là: Chất lượng, Môi trường, Năng lượng,..
Cấu trúc cấp cao HLS cũng là cơ sở cho tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý và hiện đang được ISO sửa đổi. Những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Tổ chức dùng các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO như ISO 14001, ISO 9001 và ISO 45001 sẽ đánh giá những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến hệ thống quản lý ISO của tổ chức như thế nào.
10 điều khoản cốt lõi của cấu trúc cấp cao HLS
1. Phạm vi
Xác định phạm vi có nghĩa là xác định cái gì (tiêu chuẩn làm gì) và ai (tiêu chuẩn hữu ích với những ai).
Ví dụ: Trong ISO 9001:2015, tiêu chuẩn này đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, dành cho các tổ chức cần chứng minh khả năng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ một cách nhất quán, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu theo luật định và quy định hiện hành, đồng thời nâng cao sự hài lòng của khách hàng .
Hay như: Các yêu cầu của ISO 14001 liên quan đến quản lý môi trường, dành cho các tổ chức mong muốn tham gia vào phương pháp phát triển bền vững .
2. Tài liệu tham khảo
Bao gồm danh sách các tiêu chuẩn, có ngày tháng, cần thiết cho việc thực hiện tiêu chuẩn có liên quan. Ví dụ, ISO 9001:2015 đề cập đến ISO 9000:2015 về các nguyên tắc và thuật ngữ được sử dụng trong tiêu chuẩn.
3. Thuật ngữ và định nghĩa
Danh sách các định nghĩa hữu ích cho việc hiểu và áp dụng tiêu chuẩn. Nó bao gồm các thuật ngữ chung cơ bản (ví dụ: tổ chức, quản lý, hiệu suất, hành động khắc phục…) và các thuật ngữ cụ thể khác liên quan đến chủ đề đang xem xét (ví dụ: chính sách môi trường trong ISO 14001, sự hài lòng của khách hàng trong ISO 9001).
4. Bối cảnh của tổ chức
ISO muốn các tổ chức xác định các vấn đề nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ. Các vấn đề bên ngoài tuỳ thuộc vào từng địa phương, quốc gia,…có thể sẽ khác nhau từ: công nghệ, văn hóa, kinh tế, chính trị,.. Các vấn đề nội bộ có thể bao gồm: Văn hoá doanh nghiệp, kiến thức, đội ngũ nhân sự…Thêm vào đó, còn có yêu cầu mới là tổ chức cần phải hiểu được nhu cầu của “các bên quan tâm”. Ngoài ra, các quy trình, cùng với đầu vào và đầu ra của chúng, phải được xác định rõ ràng kết hợp với việc ghi chép thông tin cần thiết.
5. Lãnh đạo
Điều khoản này nhấn mạnh vai trò của Lãnh đạo và cam kết của lãnh đạo . Ban quản lý cấp cao đặt ra chính sách , đảm bảo tính sẵn có của các nguồn lực và thúc đẩy hệ thống quản lý nói chung, đồng thời phân công trách nhiệm , quyền hạn cho các thành viên một cách rõ ràng.
6. Lập kế hoạch
Sau khi đã xác định mục tiêu, tổ chức cần lập kế hoạch thực hiện các hành động để giảm thiểu rủi ro và nắm bắt cơ hội . Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi tổ chức phải xác định những việc cần làm, nguồn lực cần thiết, trách nhiệm, phương thức thực hiện, thời hạn và phương tiện đánh giá hiệu quả.
7. Hỗ trợ
Cần có các nguồn lực và sự hỗ trợ để triển khai hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo hệ thống quản lý hoạt động trơn tru. Điều này có thể bao gồm: những nhân sự có kỹ năng, cơ sở hạ tầng, môi trường, trang thiết bị giám sát và đo lường. Việc kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ trước đây đã được thay thế bằng thông tin dạng văn bản, trong đó tổ chức sẽ xác định tài liệu nào là cần thiết và định dạng nào là phù hợp nhất.
8. Hoạt động
Tổ chức chia nhỏ các hoạt động của mình thành các quy trình (nội bộ và bên ngoài) theo các tiêu chí được đặt ra. Hoạt động phụ thuộc rất nhiều vào chủ đề được xem xét (quản lý chất lượng, quản lý môi trường…). Do đó, Điều 8 rất ngắn gọn trong HLS và chi tiết hơn nhiều trong các tiêu chuẩn, đây là nơi chúng ta tìm thấy nhiều yêu cầu về Hoạt động của tổ chức.
Ví dụ: Trong ISO 9001:2015 đặt ra các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ (§8.2.3) : xác định và xem xét yêu cầu, thiết kế và phát triển, sản xuất, giao hàng…ISO 14001 đưa ra các yêu cầu liên quan đến tình trạng khẩn cấp về môi trường .
9. Đánh giá hiệu suất
Tổ chức xác định các hoạt động giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá (cái gì, khi nào, như thế nào). Cần tiến hành đánh giá nội bộ để có cái nhìn toàn diện về về hệ thống quản lý (sự phù hợp với yêu cầu, hiệu quả…). Ngoài ra, trong các cuộc họp quản lý, ban quản lý sẽ xem xét hệ thống, xem xét các vấn đề của tổ chức, thông tin về hiệu suất, các hành động đang diễn ra… Ví dụ: Trong khi ISO 45001 yêu cầu Đánh giá về sự tuân thủ (Pháp lý và các vấn đề khác), ISO 9001 yêu cầu theo dõi Sự hài lòng của khách hàng.
10. Cải tiến
Tổ chức cần cam kết cải tiến liên tục. Trong trường hợp không phù hợp , tổ chức phải kiểm soát, khắc phục và giải quyết hậu quả. Nếu nguyên nhân của sự không phù hợp có thể tái diễn, tổ chức sẽ cần thực hiện hành động khắc phục để loại bỏ chúng
Tầm quan trọng của cấu trúc cấp cao HLS là gì?
- Cấu trúc cấp cao HLS giúp các hệ thống quản lý khác nhau sử dụng ngôn ngữ và định dạng dữ liệu thống nhất, từ đó dễ dàng kết nối và trao đổi thông tin với nhau. Việc áp dụng các tiêu chuẩn chung cho cấu trúc dữ liệu giúp giảm thiểu lỗi và sai sót trong quá trình tích hợp hệ thống.
- Cấu trúc cấp cao giúp tổ chức đơn giản hóa quá trình tích hợp hệ thống, tiết kiệm thời gian và công sức. Việc sử dụng các giải pháp tích hợp sẵn có cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động.
- Cấu trúc cấp cao HLS giúp các hệ thống quản lý hoạt động đồng bộ và hiệu quả hơn, từ đó nâng cao năng suất làm việc và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.Nhờ High Level Structure quá trình truy cập và xử lý thông tin trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời và hiệu quả.
- Cấu trúc cấp cao HLS giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát các hệ thống quản lý khác nhau, đảm bảo dữ liệu được cập nhật và đồng bộ theo thời gian thực. Việc theo dõi và giám sát hiệu quả hoạt động của hệ thống cũng trở nên dễ dàng hơn, giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề tiềm ẩn.
- Bên canh đó, cấu trúc cấp cao giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hệ thống quản lý để phù hợp với nhu cầu và đặc thù của mình. Khi áp dụng các giải pháp tích hợp linh hoạt, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thích ứng với những thay đổi của thị trường và môi trường kinh doanh.
- Ngoài ra, khi có cấu trúc cấp cao HLS, các cuộc đánh giá (nội bộ và bên ngoài) có thể được thực hiện dễ dàng hơn hoặc theo một số tiêu chuẩn cùng một lúc và có thể sử dụng hiệp đồng.
>>> Áp dụng ISO 9001 trong hành chính – Tình trạng hiện nay
Hy vọng bài viết trên của Thư Viện Tiêu Chuẩn đã giúp bạn đọc hiểu “HLS là gì? và Cấu trúc cấp cao HLS quan trọng như thế nào?” Nếu tổ chức của bạn đang gặp khó khăn hay còn thắc mắc về cấu trúc cấp cao HLS hoặc tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vui lòng liên hệ Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được hướng dẫn chi tiết.
