Đánh giá nội bộ được đề cập trong điều khoản 9.2 của tiêu chuẩn ISO 14001:2015 và là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình duy trì và cải tiến hệ thống quản lý môi trường. Vậy đánh giá nội bộ ISO 14001 là gì? Hãy cùng Thư Viện Tiêu Chuẩn tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Đánh giá nội bộ ISO 14001 là gì?
Đánh giá nội bộ ISO 14001 là cuộc kiểm tra định kỳ trong công ty, trong đó đánh giá viên được chỉ định đánh giá các quy trình và hệ thống quản lý môi trường của tổ chức dựa trên các mẫu câu hỏi đánh giá nội bộ theo ISO 14001.
Đánh giá nội bộ ISO 14001 là yêu cầu thuộc Điều khoản 9.2 của ISO 14001:2015 về Hệ thống quản lý môi trường. Đánh giá nội bộ giúp đảm bảo hệ thống quản lý môi trường của tổ chức luôn đáp ứng yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 14001 và các quy định nội bộ của công ty.
Cụ thể, Điều khoản 9.2 đánh giá nội bộ iso ISO 14001 nêu rõ:
“9.2.1 Khái quát
Tổ chức phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ theo tần suất được hoạch định để cung cấp thông tin về hệ thống quản lý môi trường của tổ chức:
a) có phù hợp với:
- các yêu cầu của chính tổ chức đối với hệ thống quản lý môi trường của mình;
- các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
b) được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực.
9.2.2 Chương trình đánh giá nội bộ
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) chương trình đánh giá, bao gồm cả các yêu cầu về tần suất, phương pháp, trách nhiệm, hoạch định và báo cáo về các cuộc đánh nội bộ của mình.
Khi thiết lập chương trình đánh giá nội bộ, tổ chức phải tính đến tầm quan trọng về môi trường của các quy trình liên quan, các thay đổi ảnh hưởng đến tổ chức và các kết quả của các lần đánh giá trước.
Tổ chức phải:
a) xác định các chuẩn mực đánh giá và phạm vi cho mỗi cuộc đánh giá;
b) lựa chọn các chuyên gia đánh giá và tiến hành các cuộc đánh giá để đảm bảo tính khách quan và độc lập của quá trình đánh giá;
c) đảm bảo rằng các kết quả đánh giá được báo cáo đến lãnh đạo thích hợp;
Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng thực hiện chương trình đánh giá và các kết quả đánh giá.”
Các yêu cầu của Điều khoản 9.2 đánh giá nội bộ ISO 14001
Điều khoản 9.2 ISO 14001 yêu cầu tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) chương trình đánh giá nội bộ. Chương trình đánh giá nội bộ là một phương pháp tiếp cận có hệ thống được sử dụng để kiểm tra và thẩm định các biện pháp kiểm soát quy trình và hoạt động nội bộ trong tổ chức. Mục tiêu chính của chương trình đánh giá nội bộ ISO 14001 là giúp tổ chức đạt được các mục tiêu môi trường, cải thiện hiệu suất môi trường và quản lý rủi ro môi trường hiệu quả.
Khi thiết lập chương trình đánh giá nội bộ, tổ chức phải xác định các yếu tố chính như tần suất, phương pháp, trách nhiệm, yêu cầu lập kế hoạch và quy trình báo cáo.
- Tần suất đánh giá: Tần suất có thể thay đổi tùy theo quy mô, mức độ phức tạp, ngành và các yếu tố rủi ro của tổ chức. Tổ chức có thể cân nhắc tiến hành đánh giá thường xuyên, liên tục (ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm) hay đánh giá đột xuất để ứng phó với các rủi ro mới phát sinh.
- Phương pháp đánh giá: Tổ chức cần xác định phương pháp tiếp cận để kiểm tra các biện pháp kiểm soát, tuân thủ và hiệu quả hoạt động. Các phương pháp này có thể bao gồm: lấy mẫu, xem xét tài liệu, phỏng vấn và hướng dẫn quy trình,..
- Trách nhiệm: Tổ chức phải xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quá trình đánh giá nội bộ. Các vai trò chính bao gồm: đánh giá viên, người được đánh giá,…
- Yêu cầu lập kế hoạch: Tổ chức cần phác thảo quy trình đánh giá nội bộ. Bao gồm: Xác định phạm vi, đánh giá rủi ro, phân bổ nguồn lực, phát triển kế hoạch đánh giá, giao tiếp.
- Quy trình báo cáo: Tổ chức phải xác định quy trình, cách thức ghi chép và báo cáo sau các cuộc đánh giá.
- …
Điều khoản 9.2 của ISO 14001 yêu cầu tổ chức xem xét tầm quan trọng của các quy trình đối với môi trường thông qua việc xác định và ưu tiên các quy trình trong tổ chức có tác động đáng kể đến môi trường. Những quy trình này có thể bao gồm: sản xuất, tiêu thụ năng lượng, quản lý chất thải và sử dụng tài nguyên,..
Tổ chức phải luôn theo dõi những thay đổi trong môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức để điều chỉnh chương trình đánh giá phù hợp. Điều này có thể bao gồm: việc cập nhật đánh giá rủi ro, sửa đổi kế hoạch đánh giá và kết hợp các mục tiêu đánh giá mới liên quan đến những cân nhắc về môi trường mới nổi.
Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần xem xét các phát hiện và khuyến nghị từ các cuộc đánh nội bộ trước đây, đặc biệt là những phát hiện liên quan đến hiệu suất môi trường và tính bền vững. Nên sử dụng thông tin chi tiết thu được từ các cuộc đánh giá trước để thông báo cho việc lập kế hoạch và thực hiện các cuộc đánh trong tương lai.
Điều khoản 9.2 ISO 14001 cũng yêu cầu tổ chức phải thiết lập các tiêu chí cụ thể để đánh giá đối tượng được đánh giá. Các tiêu chí này phải có thể đo lường được, khách quan và phù hợp với mục tiêu đánh giá. Các tiêu chí có thể bao gồm:
- Tiêu chuẩn quốc tế
- Yêu cầu về quy định pháp luật
- Chính sách và thủ tục của tổ chức
- Các chỉ số và mục tiêu hiệu suất môi trường
- Khung đánh giá nội bộ (ví dụ: COSO)
- ..
Hơn nữa, tổ chức phải xác định phạm vi đánh giá để chỉ rõ những gì được làm và không được làm trong cuộc đánh giá nội bộ. Tổ chức cần nêu chính xác các quy trình, chức năng, địa điểm, mốc thời gian diễn ra cuộc đánh giá.
Điều khoản 9.2 yêu cầu tổ chức phải lựa chọn các chuyên gia đánh giá có trình độ, được đào tạo bài bản và có chuyên môn phù hợp về chủ đề có liên quan. Đánh giá viên phải có kiến thức và kỹ năng cần thiết để đánh giá hiệu quả các lĩnh vực thuộc phạm vi của cuộc đánh giá nội bộ. Sau đó, tiến hành đánh giá theo đúng kế hoạch đã được lập trước đó. Điều này giúp tổ chức đảm bảo được tính khách quan và độc lập của quá trình đánh giá nội bộ.
Ngoài ra, Điều khoản 9.2 yêu cầu tổ chức phải đảm bảo rằng kết quả đánh giá được báo cáo cho ban quản lý có liên quan. Báo cáo này giúp ban ban quản lý đưa ra quyết định sáng suốt, thực hiện hành động khắc phục và cải thiện quy trình.
Đặc biệt, Điều khoản 9.2 ISO 14001 yêu cầu tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng thực hiện chương trình đánh giá và các kết quả đánh giá. Những tài liệu, hồ sơ tổ chức cần lưu giữ về đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 14001 có thể bao gồm:
- Tài liệu về quy trình đánh nội bộ: Tài liệu phải nêu rõ quy trình từng bước để lập kế hoạch, tiến hành và báo cáo về đánh giá nội bộ.
- Tài liệu về chương trình đánh giá nội bộ: Những tài liệu về chương trình đánh giá hàng năm liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức.
- Tài liệu về kế hoạch đánh giá: Kế hoạch phải nêu chi tiết mục tiêu đánh giá, phạm vi, tiêu chí, phương pháp, nguồn lực cần thiết và lịch trình đánh giá.
- Tài liệu về quy trình hành động khắc phục: Bao gồm quy trình xác định nguyên nhân gốc rễ, hành động khắc phục và xác minh hiệu quả của các biện pháp.
- Hồ sơ đánh giá: Bao gồm hồ sơ về: kế hoạch đánh giá, danh sách kiểm tra đã sử dụng, báo cáo đánh giá và bất kỳ tài liệu bổ sung nào liên quan đến quy trình đánh giá.
- Báo cáo đánh giá: Lưu giữ bản sao của tất cả các báo cáo đánh giá bao gồm các phát hiện, điểm không phù hợp, quan sát, cơ hội cải tiến và khuyến nghị.
- Hồ sơ hành động khắc phục: Hồ sơ hành động khắc phục bao gồm hồ sơ phân tích nguyên nhân gốc rễ, kế hoạch hành động và bằng chứng về hiệu quả của các hành động khắc phục.
- …
>>> Xem thêm: 5 Điều kiện để được cấp chứng chỉ ISO 14001:2015
Ví dụ về câu hỏi trong checklist đánh giá nội bộ theo ISO 14001
| Điều khoản ISO 14001:2015 | Câu hỏi đánh giá nội bộ ISO 14001 |
| Điều khoản 4: Bối cảnh tổ chức | |
| 4.1. Hiểu tổ chức và bối cảnh tổ chức | Tổ chức đã xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến mục đích và ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả mong muốn của hệ thống quản lý môi trường như thế nào?
Những yếu tố đó ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến khả năng thành công của Hệ thống quản lý môi trường trong tổ chức? Tổ chức có theo dõi và xem xét thông tin về những vấn đề bên ngoài và nội bộ (bao gồm các điều kiện môi trường đang bị ảnh hưởng hoặc có khả năng ảnh hưởng đến tổ chức) hay không? Tổ chức đã dùng các biện pháp gì để theo dõi và xem xét thông tin về những vấn đề bên ngoài và nội bộ trên? |
| 4.2. Hiểu được nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm | Tổ chức đã xác định các bên quan tâm có liên quan đến Hệ thống quản lý môi trường chưa?
Tổ chức đã xác định các yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan đến Hệ thống quản lý môi trường chưa? Tổ chức theo dõi và xem xét thông tin về các bên quan tâm và yêu cầu của họ như thế nào? |
| 4.3. Xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường | Tổ chức đã xác định các ranh giới và khả năng áp dụng hệ thống quản lý môi trường EMS để thiết lập phạm vi của mình như thế nào?
Tổ chức đã áp dụng tất cả các yêu cầu của ISO 14001:2015 trong phạm vi xác định của hệ thống quản lý môi trường hay chưa? Phạm vi của hệ thống quản lý môi trường của tổ chức có sẵn có và được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản không? Phạm vi của tổ chức có nêu rõ các loại sản phẩm và dịch vụ được đề cập không? |
| 4.4 Hệ thống quản lý môi trường và các quy trình của nó | Hệ thống quản lý môi trường đã được tổ chức thiết lập như thế nào?
Các quy trình của Hệ thống quản lý đã được xác định như thế nào? Tiêu chí, phương pháp đo lường và hiệu suất liên quan các chỉ số cần thiết để vận hành và kiểm soát những quá trình đó là gì? |
Xem thêm chi tiết Checklist đánh giá nội bộ ISO 14001
Lợi ích khi thực hiện đánh giá nội bộ ISO 14001
- Đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả của EMS: Đánh giá nội bộ theo ISO 14001 giúp tổ chức xác định xem EMS có đang hoạt động phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015 và các yêu cầu pháp lý liên quan hay không. Việc này cũng giúp tổ chức đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát môi trường đã được thực hiện.
- Phát hiện các vấn đề tiềm ẩn: Qua quá trình đánh giá nội bộ ISO 14001, các vấn đề tiềm ẩn trong hệ thống quản lý môi trường của doanh nghiệp sẽ được phát hiện sớm. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có cơ hội khắc phục kịp thời, tránh những hậu quả nghiêm trọng hơn.
- Cải thiện liên tục: Đánh giá nội bộ ISO 14001 cung cấp thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống quản lý môi trường cho doanh nghiệp. Nhờ đó doanh nghiệp xác định được những cơ hội cải tiến, nâng cao hiệu quả hoạt động của EMS.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Đánh giá nội bộ theo ISO 14001 giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật cũng như các quy định liên quan khác.
- Nâng cao nhận thức: Việc đánh giá nội bộ theo ISO 14001 giúp nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường và vai trò của mỗi cá nhân trong việc duy trì EMS.
- Chuẩn bị cho đánh giá bên ngoài: Đánh giá nội bộ ISO 14001 được xem là một phần quan trọng trong quá trình chuẩn bị cho những cuộc đánh giá bên ngoài (như đánh giá để nhận chứng nhận ISO 14001).
—————————————————————————————————————————————————————–
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp doanh nghiệp có thêm thông tin về Điều khoản 9.2 đánh giá nội bộ ISO 14001. Nếu doanh nghiệp đang có bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới Đánh giá nội bộ ISO 14001, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được giải đáp.
