Điều khoản 6.2 ISO 9001 - Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

Điều khoản 6.2 ISO 9001 nhấn mạnh việc đặt ra mục tiêu chất lượng phù hợp và lên kế hoạch cho những hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Tuân thủ điều khoản này giúp tổ chức nâng cao hiệu quả công việc và hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng . Và bài viết dưới đây của Thư Viện Tiêu Chuẩn sẽ giúp quý độc giả hiểu hơn về điều khoản Điều khoản 6.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Mục lục

Nội dung của điều khoản 6.2 ISO 9001

Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

6.2.1. Tổ chức phải thiết lập các mục tiêu chất lượng ở các cấp và bộ phận chức năng thích hợp và các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng.

Mục tiêu chất lượng phải:

a) nhất quán với chính sách chất lượng;
b) đo được;
c) tính đến các yêu cầu được áp dụng;
d) liên quan đến sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng;
e) được theo dõi;
f) được truyền đạt;
g) được cập nhật khi thích hợp

Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về mục tiêu chất lượng.

6.2.2. Khi hoạch định cách thức đạt được các mục tiêu chất lượng của mình, tổ chức phải xác định:

a) việc gì sẽ thực hiện;
b) nguồn lực nào là cần thiết;
c) ai là người chịu trách nhiệm;
d) khi nào sẽ hoàn thành;
e) kết quả sẽ được đánh giá như thế nào.

Những lưu ý khi xác định mục tiêu chất lượng theo điều khoản 6.2 của ISO 9001.

Phù hợp với chính sách chất lượng.

Một trong những nguyên tắc quan trọng khi xác định mục tiêu chất lượng theo ISO 9001 là mục tiêu phải hoàn toàn phù hợp với chính sách chất lượng đã được ban hành. Chính sách chất lượng đóng vai trò như kim chỉ nam, định hướng chung cho mọi hoạt động của tổ chức. Do đó, các mục tiêu chất lượng cần được thiết lập một cách rõ ràng, cụ thể và phải luôn hướng tới việc hiện thực hóa chính sách chất lượng, đảm bảo rằng mọi nỗ lực của tổ chức đều tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng

Có thể đo lường được.

Một yếu tố quan trọng khác khi thiết lập mục tiêu chất lượng theo Điều khoản 6.2.1 của ISO 9001 là tính khả đo lường. Mục tiêu chất lượng cần được định nghĩa một cách rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường bằng các chỉ số định lượng. Điều này giúp tổ chức dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện, đánh giá hiệu quả của các hoạt động và đưa ra điều chỉnh kịp thời. Bằng cách xác định các chỉ số đo lường phù hợp, tổ chức có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu khách quan, đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng được đạt được một cách hiệu quả.

Kết hợp các yêu cầu áp dụng.

Chắc hẳn bạn đang tự hỏi yêu cầu áp dụng là gì? Hiểu một cách đơn giản, bạn cần xác định những yêu cầu áp dụng này khi triển khai các điều khoản khác trong tiêu chuẩn ISO 9001.

Ví dụ, khi doanh nghiệp hiểu được nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm theo điều khoản 4.2, doanh nghiệp sẽ phải xây dựng mục tiêu dựa trên những yêu cầu mà bên quan tâm đề ra. Giả sử, khách hàng mong đợi rằng sẽ nhận được đơn hàng không muộn quá 3 ngày sau khi họ đặt hàng. Lúc này, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu để đảm bảo rằng nhu cầu này được đáp ứng.

Tương tự với những điều khoản khác trong ISO 9001, doanh nghiệp cần cân nhắc và tạo ra những mục tiêu phù hợp, hỗ trợ cho việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng.

Phù hợp với sản phẩm/dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Làm hài lòng khách hàng là một trong những tiêu chí hàng đầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Vì nếu đáp ứng được điều này, lượng khách hàng quay trở lại sẽ tăng cao và truyền thông truyền miệng về sản phẩm/dịch vụ cũng sẽ hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần đặt ra những mục tiêu để giúp khách hàng cảm thấy yêu cầu của họ luôn được quan tâm và nỗ lực đáp ứng. Dù vậy có đôi khi vì nhiều lý do khác nhau, sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp vẫn không thể đáp ứng được hoàn toàn yêu cầu cao của khách hàng. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp cần đưa ra những mục tiêu phù hợp hơn với khả năng và nguồn lực của mình.

Được giám sát.

Doanh nghiệp cần phải giám sát mục tiêu để xác định mức độ đạt được chúng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp biết được mình có đang thực hiện mục tiêu hiệu quả hay không? Nếu không, doanh nghiệp có thể làm gì khác để thay đổi và có thể đáp ứng mục tiêu của mình bằng cách nào trong thời gian đã định.

Được cập nhật khi cần thiết.

Mục tiêu không phải lúc nào cũng được giữ nguyên. Khi doanh nghiệp thay đổi, sản phẩm thay đổi, yêu cầu của khách hàng thay đổi, thị trường thay đổi, những yếu tố này đều có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu đã đặt ra.

Mô hình SMART – Công cụ hỗ trợ thực hiện điều khoản 6.2 ISO 9001 .

Mô hình SMART là một công cụ hữu ích để hỗ trợ tổ chức thực hiện hiệu quả điều khoản 6.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về mục tiêu chất lượng. Các tiêu chí cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan và giới hạn thời gian của mô hình SMART giúp đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng được thiết lập một cách rõ ràng, khả thi và dễ dàng theo dõi. Nhờ đó, tổ chức có thể tập trung nguồn lực và nỗ lực vào việc đạt được các mục tiêu đã đề ra, đồng thời đánh giá hiệu quả của quá trình cải tiến chất lượng một cách khách quan

Tính cụ thể (Specific)

Mục tiêu của doanh nghiệp nên rõ ràng và cụ thể. Khi soạn thảo mục tiêu, doanh nghiệp trả lời năm câu hỏi “W” như sau:

What: Doanh nghiệp cần đạt được điều gì?

Why: Mục tiêu này quan trọng như thế nào?

Who: Ai có liên quan, tham gia thực hiện mục tiêu?

Where: Nó được thực hiện ở đâu?

Which: Những nguồn lực hoặc giới hạn nào có liên quan?

Có thể đo lường (Measurable)

Điều quan trọng là các mục tiêu có thể đo lường được, để doanh nghiệp có thể theo dõi tiến trình và duy trì động lực. Đánh giá tiến trình giúp doanh nghiệp tập trung, đáp ứng thời hạn, và cảm thấy hứng thú khi tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu của mình.

Có thể đạt được (Achievable)

Mục tiêu cũng cần phải thực tế và có thể đạt được để thành công. Nói cách khác, nó nên có tính thách thức nhưng vẫn cần nằm trong khả năng thực hiện được.

Thực tế (Reality)

Yếu tố này liên quan đến việc đảm bảo rằng mục tiêu có ý nghĩa với doanh nghiệp, và nó cũng phù hợp với các mục tiêu liên quan khác của tổ chức.

Kịp thời (Time-bound)

Mọi mục tiêu đều cần có thời hạn để đạt được, điều này giúp những nhân viên thực hiện mục tiêu tập trung hơn. Phần này của mục tiêu SMART giúp ngăn chặn những công việc hàng ngày ưu tiên hơn các mục tiêu có thời hạn này.

Và trên đây là những thông tin liên quan đến điều khoản 6.2 ISO 9001. Hy vọng rằng với những thông tin trên, quý doanh nghiệp có thể thiết lập được mục tiêu chất lượng và triển khai mục tiêu một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong quá trình thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chứng nhận ISO 9001, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn để nhận được giải đáp.