Để các hoạt động và quy trình diễn ra hiệu quả, tổ chức cần phải hiểu mối quan hệ qua lại giữa chúng, xác định những khoảng trống có thể có trong cơ cấu nội bộ. Mô hình con rùa (Turtle Diagram) là một trong những công cụ hữu ích để làm điều đó. Hãy cùng Thư Viện Tiêu Chuẩn giải mã mô hình con rùa trong bài viết này.
Mục lục
Mô hình con rùa là gì?
Mô hình con rùa (Turtle Diagram) là một công cụ tuyệt vời để trực quan hóa các đặc điểm của một quy trình hoạt động. Bất kỳ quy trình nào cũng được tạo ra từ nhiều yếu tố khác nhau như đầu vào, kết quả đầu ra, chỉ số hiệu suất… nhưng đôi khi ta không thể biểu đạt được hết mối liên hệ giữa chúng. Và mô hình con rùa làm được điều ấy một cách trực quan và dễ hiểu.
Sơ đồ con rùa được giới thiệu lần đầu tiên bởi Philip Crosby, một trong những bậc thầy của chất lượng. Mô hình được xây dựng dựa trên sơ đồ SIPOC truyền thống (nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra, khách hàng) bằng cách thêm vào các yêu cầu về hiệu suất cho đầu vào, đầu ra cũng như các thông tin khác có liên quan, hỗ trợ cải thiện các quy trình của tổ chức.
Mô hình con rùa giúp tổ chức kiểm soát và xác định mối tương tác giữa các quá trình với nhau trong một hệ thống quản lý. Hiểu và quản lý các quá trình có liên quan như một hệ thống sẽ giúp tổ chức đạt được hiệu lực và hiệu quả trong các kết quả dự kiến.
Các yếu tố tạo nên mô hình con rùa
Đúng như tên gọi, mô hình con rùa có hình dáng giống cơ thể của một con rùa. Đầu con rùa đại diện cho đầu vào, trong khi đuôi là kết quả đầu ra của các quá trình và bốn chân tượng trưng cho cho các yếu tố ảnh hưởng tới các quá trình.
Mô hình con rùa bao gồm các yếu tố cụ thể sau:
- Quy trình (vỏ) – Quy trình là phần quan trọng nhất của bất kỳ sơ đồ con rùa nào, vì tất cả các hoạt động ảnh hưởng tới hiệu quả của quy trình sẽ được liệt kê trong phần này. Quy trình nên bao gồm tất cả các hoạt động trong phạm vi quy trình bất kể số lượng nhân viên hoặc bộ phận.
- Đầu vào (Inputs) – Trong phần này, tổ chức của bạn cần liệt kê tất cả các yếu tố ban đầu cần thiết để triển khai quy trình, ví dụ như các loại tài liệu chính sách chất lượng, yêu cầu của khách hàng, nguyên liệu đầu vào…
- Đầu ra (Outputs) – Đầu ra của quy trình sẽ ghi lại tất cả các sản phẩm cuối cùng của quy trình, kết quả mong muốn đạt được, chẳng hạn như sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Người thực hiện (Ai – Who) – Mô hình con rùa giúp tổ chức biết chủ sở hữu của quy trình là ai và cách phân bổ trách nhiệm trong tổ chức để thực hiện quy trình đó như thế nào. Trong phần này, cần đề cập đến toàn bộ danh sách những người chịu trách nhiệm và thực hiện về quy trình bất kể thuộc bộ phận hay vai trò của họ là gì.
- Nguồn lực (Với cái gì – With what) – Cần xác định các phương tiện, công cụ hỗ trợ, yếu tố môi trường tác động và nguồn lực cần thiết để vận hành quy trình.
- Phương pháp (Như thế nào – How) – Giải thích các phương pháp, thủ tục và hướng dẫn liên quan đến quy trình. Phần này cung cấp bản tường thuật từng bước về cách thực hiện quy trình, bao gồm mọi phương pháp hoặc biện pháp thực hành tốt nhất được tuân theo.
- Kết quả (KPI – How much) – Tập trung vào kết quả mong muốn hay còn gọi là đầu ra của quy trình..
Các bước áp dụng mô hình con rùa trong ISO
Mặc dù không có nội dung nào của các tiêu chuẩn ISO nhắc tới việc bắt buộc phải áp dụng mô hình con rùa trong việc xây dựng hệ thống quản lý nhưng tiêu chuẩn ISO đặt ra những yêu cầu mà sơ đồ con rùa có thể đáp ứng được. Ví dụ, ISO 9001 thúc đẩy việc áp dụng cách tiếp cận theo quá trình trong việc phát triển, thực hiện và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Cụ thể trích Điều khoản 4.4.1 có yêu cầu:
“Tổ chức phải xác định các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng và việc áp dụng hệ thống đó trong tổ chức và phải:
- a) xác định đầu vào cần thiết và đầu ra dự kiến từ các quá trình này;
- b) xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình này;”
Bằng cách sử dụng mô hình con rùa, có thể đáp ứng các yêu cầu nêu trên, xác định và quản lý các quy trình được liên kết với nhau.
Sau đây, Thư Viện Tiêu Chuẩn sẽ đưa ra cho bạn đọc 5 bước áp dụng mô hình con rùa vào quy trình của hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao hiệu suất quá trình.
Bước 1. Xác định quy trình cần phân tích
- Bắt đầu bằng việc lựa chọn một quy trình cụ thể trong tổ chức mà bạn muốn cải thiện.
- Quy trình này có thể là bất kỳ hoạt động nào có đầu vào, quá trình, đầu ra và phản hồi rõ ràng.
- Một số ví dụ phổ biến bao gồm quy trình sản xuất, quy trình xử lý đơn hàng, quy trình cung cấp dịch vụ, v.v.
Bước 2. Vẽ sơ đồ con rùa
- Sử dụng nhiều phương pháp như phỏng vấn, quan sát, khảo sát, thu thập dữ liệu… để thu thập thông tin chi tiết về các yếu tố chính của quy trình.
- Xác định các thông tin trên để điền vào sơ đồ con rùa, các thành phần chính bao gồm:
- Đầu rùa (Đầu vào): Bao gồm tất cả các nguồn lực cần thiết cho quy trình hoạt động, ví dụ như nguyên vật liệu, chính sách chất lượng…
- Đuôi rùa (Đầu ra): Là sản phẩm/dịch vụ hoặc kết quả mong muốn được tạo ra bởi quy trình.
- Chân rùa: Bao gồm việc phân bổ trách nhiệm, phương pháp thực hiện, công cụ hỗ trợ, KPI…
- Sơ đồ nên được thể hiện rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.
Bước 3. Phân tích mô hình
- Phân tích mô hình con rùa để xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cải tiến và rủi ro của quy trình.
- Sử dụng các công cụ phân tích như biểu đồ Pareto, sơ đồ Ishikawa… để hỗ trợ quá trình phân tích.
Bước 4. Cải tiến
- Dựa trên kết quả phân tích, lập kế hoạch cụ thể để cải tiến quy trình. Kế hoạch bao gồm mục tiêu cải tiến, biện pháp thực hiện…
- Triển khai kế hoạch cải tiến một cách hiệu quả và theo dõi tiến độ thực hiện.
- Đảm bảo có đủ nguồn lực và sự hỗ trợ cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch.
Bước 5. Cập nhật mô hình con rùa
- Sau khi thực hiện kế hoạch cải tiến, cần cập nhật mô hình con rùa để phản ánh những thay đổi trong quy trình.
- Việc cập nhật mô hình giúp đảm bảo tính chính xác và hữu ích của mô hình trong việc quản lý và cải tiến quy trình.
KẾT BÀI:
Việc áp dụng mô hình con rùa giúp tổ chức hiểu hơn về các quy trình và mối quan hệ giữa chúng trong hệ thống quản lý của mình. Đây là một điều rất quan trọng mang lại thành công cho sản phẩm/dịch vụ của tổ chức. Hy vọng bài viết này của Thư Viện Tiêu Chuẩn đã giúp bạn đọc hiểu hơn về mô hình con rùa.
>>> 7 Nội dung Cốt lõi của Tiêu chuẩn ISO 9001
Nếu tổ chức của bạn đang gặp khó khăn trong việc triển khai, áp dụng sơ đồ con rùa, vui lòng liên hệ Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được hướng dẫn chi tiết
