Tiêu chuẩn ISO 50001:2018 có tất cả 10 điều khoản theo cấu trúc bậc cao. Dưới đây là nội dung chi tiết của ISO 50001:2018 – Điều khoản 10
Xem thêm ISO 50001:2018 – Điều khoản 9: Đánh giá kết quả thực hiện
10.1 Sự không phù hợp và hành động khắc phục trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 10
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 50001:2018 – Điều khoản 10.1
Tổ chức phải đối ứng các vấn đề không phù hợp, đánh chúng, thực hiện việc khắc phục và hành động khắc phục khi cần thiết
Giải thích:
- Sự không phù hợp là sự không đáp ứng một yêu cầu của HTQLNL. Yêu cầu là nhu cầu hoặc mong đợi được tuyên bố, ngầm hiểu hay bắt buộc. Có các dạng không phù hợp như sau:
– Không đáp ứng một yêu cầu (toàn bộ hay một phần của ISO 50001: 2018 trong HTQLNL;
– Thực hiện không đúng hoặc không phù hợp với một yêu cầu, quy định hay biện pháp kiểm soát được nêu trong HTQLNL;
– Không tuân thủ một phần hay toàn bộ với yêu cầu của pháp luật, hợp đồng hay thỏa thuận với khách hàng.
- Một số ví dụ về sự không phù hợp:
– Nhân sự không thực hiện các quy trình hay chính sách theo quy định;
– Nhà cung cấp không cung cấp các sản phẩm, dịch vụ thỏa thuận / hợp đồng; Các dự án không chuyển giao kết quả như mong đợi;
– Không thực hiện các biện pháp kiểm soát như quy định.
- Có thể nhận diện sự không phù hợp qua các cách sau:
– Thiếu các hoạt động được tiến hành trong phạm vi của HTQLNL;
– Các biện pháp kiểm soát không hiệu quả không được xử lý một cách thích hợp;
– Phân tích các sự cố năng lượng, cho thấy việc không đáp ứng một yêu cầu của HTQLNL;
– Khiếu nại của khách hàng;
– Cảnh báo từ người dùng hoặc nhà cung cấp;
– Các kết quả theo dõi và đo lường không đáp ứng với các tiêu chí chấp nhận;
- Không đạt được các mục tiêu.
- Việc khắc phục nhằm giải quyết tức thời sự không phù hợp và hậu quả của nó (Điều 10.1.a, tiêu chuẩn ISO 50001: 2018).
- Hành động khắc phục nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp và ngăn ngừa sự tái diễn (Điều 10.1.b, tiêu chuẩn ISO 50001: 2018).
Hướng dẫn:
- Các sự cố năng lượng không nhất thiết ám chỉ đã xảy ra sự không phù hợp, nhưng chúng có thể là một chỉ thị/ dấu hiệu của sự không phù hợp. Các cuộc đánh giá nội bộ, bên ngoài và các khiếu nại của khách hàng là những nguồn quan trọng có thể giúp nhận biết sự không phù hợp.
- Việc đối ứng với sự không phù hợp phải căn cứ theo một quá trình xử lý đã được định sẵn. Quá trình đó phải bao gồm:
– Nhận biết mức độ và tác động của sự không phù hợp;
Quyết định về việc khắc phục để giới hạn tác động của sự không phù hợp. Việc khắc phục có thể bao gồm việc chuyển sang trạng thái trước đó hoặc các trạng thái thích hợp khác. Tổ chức phải cẩn trọng để việc khắc phục không làm cho tình huống trở nên xấu hơn; Trao đổi thông tin với các nhân sự liên quan để đảm bảo rằng việc khắc phục được thực hiện;
– Thực hiện việc khắc phục đã quyết định;
– Theo dõi tình hình để đảm bảo sự khắc phục đã có hiệu quả như dự kiến và không gây ra các tác động phụ ngoài dự kiến;
– Tiếp tục hành động để khắc phục sự không phù hợp nếu nó vẫn chưa được giải quyết;
– Trao đổi thông tin với các bên quan tâm liên quan, khi thích hợp.
- Việc khắc phục chỉ giải quyết tức thời sự không phù hợp và hậu quả của nó, chứ chưa ngăn ngừa sự tái diễn, vì thế, tổ chức phải xem xét nhu cầu có hành động khắc phục sự không phù hợp, có thể cùng lúc hoặc sau khi hoàn thành việc khắc phục. Tổ chức phải thực hiện các bước sau đây:
– Quyết định xem, liệu có cần thực hiện một hành động khắc phục, theo đúng tiêu chí đã lập (ví dụ, tác động của sự không phù hợp, tính lặp lại của sự không phù hợp, …);
– Xem xét sự không phù hợp, cần cân nhắc về:
+ Liệu sự không phù hợp tương tự đã được ghi nhận
+ Tất cả hậu quả và tác dụng phụ gây ra bởi sự không phù hợp;
+ Việc khắc phục đã thực hiện.
– Thực hiện phân tích kỹ lưỡng nguyên nhân gốc của sự không phù hợp, cần cân nhắc về:
+ Sai lỗi là gì, yếu tố kích hoạt hay tình huống cụ thể nào đã dẫn tới sự không phù hợp (ví dụ như sai lỗi do con người, phương pháp, quá trình hay thủ tục, phần cứng hay các phần mềm, đo lường sai, do môi trường, …);
+ Mô hình và chuẩn mực có thể giúp nhận biết các tình huống tương tự trong tương lai. Thực hiện phân tích các hậu quả tiềm tàng ảnh hưởng đến EnMS, cần cân nhắc về:
+ Liệu những sự không phù hợp tương tự có tồn tại ở các nơi / khu vực khác, ví dụ như qua việc sử dụng các mô hình và chuẩn mực đã có khi phân tích nguyên nhân;
+ Liệu các nơi khác / khu vực khác có đúng với các mô hình và chuẩn mực đã xác định không, theo đó vấn đề còn lại chỉ là thời gian trước khi xảy ra sự không phù hợp tương tự.
– Các hành động cần thiết để khắc phục nguyên nhân, đánh giá xem các hành động này có tương ứng với các hậu quả và tác động của sự không phù hợp không, và kiểm tra xem chúng sẽ không có tác động phụ có thể dẫn tới các sự không phù hợp khác hoặc các rủi ro QLNL quan trọng mới không;
– Hoạch định cho các hành động khắc phục, xác định tính ưu tiên, nếu có thể, đối với các khu vực ở đó có khả năng tái diễn cao hơn và hậu quả của sự không phù hợp là nghiêm trọng hơn. Việc hoạch định phải bao gồm người chịu trách nhiệm cho hành động khắc phục và thời hạn hoàn thành hành động khắc phục;
– Triển khai các hành động khắc phục theo kế hoạch; Đánh giá hành động khắc phục xem chúng có thực sự giải quyết được nguyên nhân của sự không phù hợp không, và liệu đã ngăn ngừa tái diễn sự không phù hợp liên quan không. Việc đánh giá này phải đảm bảo tính khách quan, công bằng, dựa trên bằng chứng rõ ràng và được lập thành văn bản. Việc đánh giá này cũng phải được truyền đạt, thông báo đến các vai trò và các bên quan tâm thích hợp.
- Két quả thực hiện khắc phục và hành động khắc phục sẽ dẫn tới các cơ hội mới để không ngừng cải tiến EnMS, vì thế chúng phải được tiến hành một cách nghiêm túc, bài bản.
- Tổ chức phải lưu giữ đầy đủ các thông tin dạng văn bản để chứng tỏ tổ chức đã giải quyết sự không phù hợp một cách đúng đắn và đã xử lý các hậu quả liên quan. Tất cả các bước quan trọng của việc quản lý vấn đề không phù hợp (phân tích nguyên nhân, xem xét, quyết định thực hiện các hành động, xem xét và quyết định về các thay đổi đối với EnMS) đều phải được lập thành văn bản. Ngoài ra, cũng phải kèm theo các bằng chứng cho thấy các hành động đã thực hiện đã đạt được hiệu quả như dự kiến.
- Một số tổ chức lập ra các biểu / sổ để đăng ký, theo dõi sự không phù hợp và các hành động khắc phục. Việc này có thể thực hiện thành nhiều biểu sổ (ví dụ như lập, theo dõi theo cấp phòng ban, hay theo quá trình) và bằng các phương tiện khác nhau (lập sổ trên giấy, mở file điện tử để theo dõi hay bằng ứng dụng phần mềm). Nếu vậy, các biểu / sổ này phải được thiết lập và được kiểm soát như là các thông tin dạng văn bản và phải giúp hiểu được đầy đủ về tất cả các điểm không phù hợp và các hành động khắc phục để đảm bảo việc đánh giá chính xác nhu cầu có các hành động.
- Tiêu chuẩn ISO 50001: 2018 không đề cập cụ thể bất cứ yêu cầu đối với hành động phòng ngừa”. Lý do là vì, một trong những mục đích chính của một hệ thống quản lý chính thức là để tạo ra công cụ phòng ngừa rồi. Theo đó, các tiêu chuẩn về các hệ thống quản lý do ISO ban hành đều có chung yêu cầu về việc đánh giá “các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến mục đích của tổ chức và có ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức để đạt được các kết kiến” ở Điều 41, và để “xác định các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết để: đảm bảo EnMS có thể đạt được các kết quả dự kiến; để ngăn ngừa, giảm các kết quả không mong muốn, để đạt được sự cải tiến liên tục” ở Điều 6.1. Bởi vậy, quả dự hai yêu cầu này được xem xét để bao quát cho khái niệm “hành động phòng ngừa” và cũng cho ta cái nhìn rộng hơn về các rủi ro và cơ hội.
10.2 Cải tiến liên tục nội bộ trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 10
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
- Tổ chức phải cải tiến thường xuyên sự phù hợp, thỏa đáng và tính hiệu lực của HTQLNL.
Giải thích:
- Tổ chức và bối cảnh của tổ chức không bao giờ ở trạng thái tĩnh hoàn toàn. Bên cạnh đó, các rủi ro đối với hệ thống thông tin, các cách thức mà theo đó chúng có thể bị xâm phạm cũng gia tăng nhanh chóng. Cuối cùng, không có hệ thống HTQLNL nào là hoàn hảo mà luôn luôn có cách gì đó để hệ thống được tốt hơn, ngay cả khi nếu tổ chức và bối cảnh của tổ chức không có sự thay đổi.
- Khi tổ chức cải tiến liên tục bằng phương pháp tiếp cận có hệ thống thì sẽ giúp HTQLNL hiệu quả hơn, từ đó giúp cải thiện về quản lý năng lượng cho tổ chức. Việc quản lý năng lượng sẽ giúp cho các hoạt động tác nghiệp của tổ chức trở nên chủ động chứ không bị động, nghĩa là hầu hết các nguồn lực được sử dụng để xác định và giải quyết các vấn đề. Lãnh đạo cao nhất có thể thiết lập ra các mục tiêu cho cải tiến liên tục, ví dụ thông qua việc đo lường tính hiệu lực, chi phí hoặc độ chín muồi của các quá trình.
- Kết quả là, tổ chức sẽ xem HTQLNL như là một phần không ngừng được phát triển, học hỏi để tiến bộ và gắn kết với các hoạt động kinh doanh của mình. Để giữ cho HTQLNL luôn đi song hành với các thay đổi, tổ chức phải thường xuyên đánh giá xét về mục đích, hiệu lực, đồng bộ với các mục tiêu của tổ chức,
Hướng dẫn:
- Cải tiến liên tục HTQLNL đòi hỏi việc hệ thống HTQLNL và các yếu tố của hệ thống đều phải được đánh giá xét về các vấn đề bên ngoài và nội bộ (điều 4.1), các yêu cầu của các bên quan tâm (điều 4.2) và kết quả của việc đánh giá kết quả thực hiện (điều 9). Việc đánh giá phải bao gồm sự phân tích về:
– Sự thích hợp của HTQLNL: xem xét liệu các vấn đề bên ngoài và nội bộ, các yêu cầu của các bên quan tâm, các mục tiêu NL đã thiết lập và các rủi ro NL đã nhận biết đã được đánh giá đầy đủ trong quá trình hoạch định và thực hiện HTQLNL (EnMS) và các biện pháp kiểm soát NL hay không;
– Tính thỏa đáng của HTQLNL: xem xét liệu các quá trình của HTQLNL và các biện pháp kiểm soát NL có tương thích với mục đích tổng thể, các hoạt động và các quá trình của tổ chức không
– Tính hiệu lực của HTQLNL: xem xét liệu các kết quả dự kiến của HTQLNL đã đạt được chưa, các yêu cầu của các bên quan tâm đã được đáp ứng chưa, các rủi ro năng lượng đã được quản lý để đạt các mục tiêu quản lý năng lượng chưa, các vấn đề không phù hợp đã được quản lý chưa , các nguồn lực cần thiết để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục HTQLNL có tương xứng với các kết không.
- Việc đánh giá có thể bao gồm việc phân tích hiệu quả của HTQLNL và các yếu tố của nó, xem xét liệu việc sử dụng các nguồn lực có thích hợp không, liệu các rủi ro mà nếu không hiệu quả thì sẽ dẫn tới việc mất đi tính hiệu lực hoặc liệu có được cơ hội để tăng hiệu quả lên không .
- Có thể nhận diện các cơ hội cải tiến qua việc quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục. Mỗi khi xác định được cơ hội cải tiến, tổ chức phải (theo điều 6.1.1)
– Đánh giá cơ hội để khẳng định có đáng để khai thác nó hay không,
– Xác định các thay đổi đối với HTQLNL và các yếu tố của hệ thống để đạt được sự cải tiến;
– Hoạch định và thực hiện các hành động để khai thác được cơ hội bằng cách đảm bảo các lợi ích sẽ thu được và các vấn đề không phù hợp sẽ không xảy ra;
– Đánh giá tính hiệu lực của các hành động.
