Tiêu chuẩn ISO 50001:2018 có tất cả 10 điều khoản theo cấu trúc bậc cao. Dưới đây là nội dung chi tiết của ISO 50001:2018 – Điều khoản 9
Xem thêm ISO 50001:2018 – Điều khoản 8: Thực hiện HTQL Năng lượng
Mục lục
9.1 Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 9
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 50001:2018 – Điều khoản 9.1
– Tổ chức phải đánh giá kết quả thực hiện về năng lượng và hiệu lực của EnMS
– Tổ chức phải đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu pháp lý, yêu cầu khác liên quan đến hiệu suất năng lượng, việc sử dụng năng lượng và tiêu thụ năng lượng.
Giải thích:
- Mục đích của theo dõi và đo lường là để giúp tổ chức xem xét liệu có đạt được các kết quả mong đợi của các hoạt động ve quản lý năng lượng hay không.
- Việc theo dõi giúp xác định tình trạng của một hệ thống, một quá trình hay một hoạt động, trái lại, đo lường là một quá trình để xác định một giá trị. Theo đó, việc theo dõi có thể đạt được thông qua một loạt các phép đo lường trong một quãng thời gian.
- Để theo dõi và đo lường, tổ chức phải thiết lập:
* Theo dõi, đo lường CÁI GÌ, nhưng ít nhất phải bao gồm:
* Hiệu lực của các kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu và chỉ tiêu năng lượng.
+ Các EnPI.
+ Việc vận hành các SEU.
+ Việc tiêu thụ năng lượng thực tế so với mong đợi.
+ AI, KHI NÀO thực hiện theo dõi, đo lường;
+ CÁC PHƯƠNG PHÁP được sử dụng để cho ra kết quả có giá trị (tức là, có thể so sánh được và có thể tái lập).
- Để phân tích và đánh giá, tổ chức phải thiết lập:
+ AI, KHI NÀO phân tích và đánh giá các kết quả thu được từ theo dõi, đo lường; + CÁC PHƯƠNG PHÁP được sử dụng để cho ra các kết quả có giá trị.
- Việc cải tiến kết quả thực hiện năng lượng phải được đánh giá thông qua việc so sánh các giá trị của EnPI và các EnB tương ứng.
- Tổ chức phải điều tra và ứng phó với những sai lệch đáng kể trong kết quả thực hiện năng lượng (độ chính xác, độ chụm, độ không đảm bảo đo).
- Có hai khía cạnh của việc đánh giá:
– Đánh giá kết quả thực hiện về quản lý năng lượng: để xác định xem tổ chức có đang thực hiện như mong đợi không, trong đó có việc xác định mức độ các quá trình trong HTQLNL đáp ứng tốt tới đâu những gì đã quy định;
– Đánh giá tính hiệu lực của HTQLNL: để xác định xem tổ
chức có đang thực hiện những gì cần làm không, trong đó có việc xác định mức độ đạt được các Mục tiêu Năng lượng.
- Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về kết quả điều tra và ứng phó, cũng như lưu giữ thông tin dạng văn bản về kết quả theo dõi và đo lường.
- Theo tần suất, tổ chức phải xác định các yêu cầu pháp lý và yêu cầu khác (yêu cầu của ngành, của tập đoàn, của hiệp hội, của khách hàng …) liên quan đến hiệu suất năng lượng, việc sử dụng năng lượng và tiêu thụ năng lượng và HTQLNL của mình.
– Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về kết đánh giá sự tuân thủ và mọi hành động được thực hiện.
Hướng dẫn:
Tổ chức cần cẩn trọng khi xác định các thuộc tính để đo lường . Sẽ là không thực tế, tốn kém chi phí và phản tác dụng khi đo lường quá nhiều , hoặc đo lường các thuộc tính không đúng . Bên cạnh vấn đề chi phí của đo lường, phân tích và đánh giá quá nhiều các thuộc tính, còn có khả năng là các vấn đề chủ yếu có thể bị che đậy hoặc bị trộn lẫn với nhau.
- Có 02 dạng đo lường tổng quát:
– Đo lường kết quả thực hiện: thể hiện các kết quả đã | hoạch định dưới dạng các đặc điểm của hoạt động đã hoạch định, ví dụ như đếm số người tham dự, các mốc hoàn thành công việc, hoặc mức độ thực hiện các biện pháp kiểm soát NL;
– Đo lường hiệu lực: thể hiện kết quả thực hiện những hoạt động đã hoạch định có trong các mục tiêu quản lý năng lượng của tổ chức.
- Tổ chức có thể phân công các vai trò riêng biệt cho những người tham gia vào việc theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá. Các vai trò này có thể là khách hàng của phép đo, người hoạch định phép đo, người xem xét phép đo, chủ thể thông tin, người thu thập thông tin, người phân tích thông tin và người trao đổi thông tin của đầu vào và đầu ra của phép đo.
- Các trách nhiệm đối với việc theo dõi và đo lường và đối với việc phân tích, đánh giá thường được phân công cho các nhân sự riêng rẽ có năng lực khác nhau được yêu cầu.
9.2 Đánh giá nội bộ trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 9
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 50001:2018 – Điều khoản 9.2
- Tổ chức phải thực hiện đánh giá nội bộ để cung cấp thông tin về sự phù hợp của HTQLNL theo các yêu cầu.
Giải thích:
+ Đánh giá HTQLNL theo tần suất đã hoạch định qua hình thức đánh giá nội bộ sẽ cung cấp sự đảm bảo về cải thiện kết quả hoạt động năng lượng và tình trạng HTQLNL cho lãnh đạo cao nhất. Có một số nguyên tắc của đánh giá, gồm tính nhất quán, báo cáo đúng, cẩn trọng nghề nghiệp, tính bảo mật, tính độc lập và cách tiếp cận dựa trên bằng chứng (tham khảo tiêu chuẩn ISO 19011: 2018).
- Các cuộc đánh giá nội bộ cung cấp thông tin về sự phù hợp của HTQLNL với các yêu cầu của tổ chức quy định trong HTQLNL, cũng như yêu cầu của ISO 50001. Các yêu cầu của chính tổ chức bao gồm:
– Các yêu cầu được công bố trong Chính sách, mục tiêu và các thủ tục về quản lý năng lượng;
– Các yêu cầu của pháp luật và quy định hợp đồng;
– Các yêu cầu về thông tin dạng văn bản.
– Chuyên gia đánh giá cũng đánh giá xem HTQLNL có được thực hiện và duy trì có hiệu lực hay không.
- Chương trình đánh giá phải mô tả khuôn khổ chung đối với một số cuộc đánh giá, được hoạch định trong một quãng thời gian cụ thể (ví dụ hàng năm) và hướng đến những mục đích cụ thể. Chương trình đánh giá khác với kế hoạch đánh giá, ở đó mô tả các hoạt động và sắp xếp cho một cuộc đánh giá cụ thể. Chuẩn mực đánh giá là tập hợp các chính sách, thủ tục hay các yêu cầu được sử dụng làm gốc để theo đó các bằng chứng đánh giá được so sánh, nghĩa là, các chuẩn mực đánh giá mô tả điều mà chuyên gia đánh giá mong đợi sẽ được đáp ứng.
- Một cuộc đánh giá có thể nhận diện các điểm không phù hợp, các rủi ro và các cơ hội. Sự không phù hợp được quản lý theo các yêu cầu ở Điều 10.1. Các rủi ro và cơ hội được quản lý theo các yêu cầu ở Điều 4.1 và 6.1.
- Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về chương trình đánh giá và kết quả đánh giá
Hướng dẫn:
- Quản lý Chương trình đánh giá:
Chương trình đánh giá xác định cơ cấu và trách nhiệm cho việc hoạch định, thực hiện, lập báo cáo và theo dõi các hoạt động đánh giá riêng rẽ. Theo đó, chương trình đánh giá phải đảm bảo rằng các cuộc đánh giá đã được tiến hành là thích hợp, có phạm vi thỏa đáng, giảm thiểu các tác động lên các hoạt động của tổ chức và duy trì chất lượng cần thiết của cuộc đánh giá. Chương trình đánh giá cũng phải đảm bảo năng lực của các nhóm đánh giá, duy trì các hồ sơ đánh giá thích hợp, và theo dõi, xem xét các hoạt động, rủi ro và hiệu lực của cuộc đánh giá. Ngoài ra, chương trình đánh giá cũng phải đảm bảo rằng HTQLNL (các quá trình, các chức năng và các biện pháp kiểm soát) sẽ được đánh giá trong khung thời gian quy định. Cuối cùng, chương trình đánh giá phải gồm các thông tin dạng văn bản về loại hình đánh giá, thời gian, các địa điểm và lịch trình của cuộc đánh giá.
– Mức độ và tần suất của các cuộc đánh giá nội bộ phải dựa trên quy mô và bản chất hoạt động của tổ chức, cũng như trên bản chất, chức năng, tính phức tạp và mức độ chín muồi của HTQLNL (cách tiếp cận đánh giá dựa trên rủi ro).
– Tổ chức phải xem xét hiệu lực của các biện pháp kiểm soát đã thực hiện trong phạm vi của đánh giá nội bộ. Chương trình đánh giá phải được thiết kế để đảm bảo sự bao quát tất cả các biện pháp kiểm soát cần thiết và bao gồm việc đánh giá tính hiệu lực của các biện pháp kiểm soát đã lựa chọn theo thời gian. Các biện pháp kiểm soát trọng yếu (theo chương trình đánh giá) phải được đưa vào trong từng cuộc đánh giá, trái lại, các biện pháp kiểm soát được thực hiện để quản lý các rủi ro ở cấp độ thấp hơn có thể được đánh giá với tần suất thưa hơn.
– Chương trình đánh giá cũng phải xem xét các quá trình và các biện pháp kiểm soát đã được thực hiện một thời gian nhất định để có thể đánh giá được bằng chứng thích hợp.
– Các cuộc đánh giá nội bộ về HTQLNL có thể được thực hiện hiệu quả theo cách kết hợp với các cuộc đánh giá khác của tổ chức đánh giá tích hợp). Một chương trình đánh giá có thể bao gồm các đánh giá liên quan đến một hoặc nhiều hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn, được thực hiện riêng rẽ hay kết hợp.
– Chương trình đánh giá phải bao gồm các thông tin dạng văn bản về: chuẩn mực đánh giá; phương pháp đánh giá; việc lựa chọn nhóm đánh giá; các quá trình xử lý tính bảo mật, an toàn thông tin, các đồ cung cấp về sức khỏe và an toàn cho chuyên gia đánh giá, và các vấn đề tương tự khác.
- Năng lực và lựa chọn chuyên gia đánh giá: tổ chức phải
– Xác định các yêu cầu năng lực của chuyên gia đánh giá của tổ chức;
– Lựa chọn chuyên gia đánh giá nội bộ và bên ngoài theo năng lực phù hợp;
– Sẵn có quá trình để theo dõi kết quả thực hiện của chuyên gia đánh giá và nhóm đánh giá;
– Bao gồm nhân sự trong nhóm đánh giá nội bộ đến từ bộ phận thích hợp và có kiến thức về quản lý năng lượng cụ thể.
– Phải lựa chọn chuyên gia đánh giá trên cơ sở xem xét về năng lực, tính độc lập và được đào tạo thích hợp. Việc này đôi lúc là khó khăn đối với tổ chức có quy mô nhỏ. Vì vậy, khi nguồn lực nội bộ là hạn chế, việc sử dụng chuyên gia đánh giá bên ngoài phải được áp dụng. Khi đó, tổ chức phải đảm bảo chuyên gia ngoài có kiến thức đầy đủ về bối cảnh của tổ chức, các thông tin này sẽ do các nhân sự của tổ chức cung cấp. Tổ chức phải cân nhắc về việc các nhân sự của tổ chức tham gia vào đánh giá nội bộ có thể có hiểu biết về bối cảnh của tổ chức, nhưng lại có thể không hiểu biết tốt về cách thực hiện đánh giá. Trong trường hợp đó, tổ chức có thể lập ra nhóm đánh giá bao gồm cả nhân sự đánh giá của mình và chuyên gia đánh giá từ bên ngoài.
- Tiến hành đánh giá:
– Khi tiến hành cuộc đánh giá, trưởng nhóm đánh giá phải chuẩn bị kế hoạch đánh giá, có xem xét đến kết quả các cuộc đánh giá trước đó và nhu cầu của các hành động tiếp theo đối với các điểm không phù hợp và các rủi ro không thể chấp nhận đã được báo cáo trước đó. Kế hoạch đánh giá phải được lưu giữ dưới dạng thông tin văn bản và có bao gồm chuẩn mực, phạm vi và phương pháp đánh giá.
– Nhóm đánh giá phải xem xét:
+ Sự thỏa đáng và tính hiệu lực của các quá trình và các biện pháp kiểm soát đã định;
+ Việc hoàn thành các mục tiêu quản lý năng lượng
+ Việc tuân thủ các yêu cầu xác định ở điều khoản từ 4 – 10 của ISO 50001: 2018;
+ Việc tuân thủ các yêu cầu về quản lý năng lượng của Chính tổ chức;
+ Sự tương thích (tùy quy mô và sự phức tạp của tổ chức) của đầu vào xem xét của lãnh đạo với các đầu ra
+ Các tác động của các đầu ra xem xét của lãnh đạo (kể cả các nhu cầu cải tiến) lên tổ chức. Mức độ và độ tin cậy của việc theo dõi sẵn có đối với tính hiệu lực của các biện pháp kiểm soát được tạo ra bởi HTQLNL (xem Điều 9.1) có thể cho phép chuyên gia đánh giảm bớt khối lượng công việc đánh giá của chính họ, với điều kiện họ đã xác nhận về tính hiệu lực của các phương pháp đo lường.
– Nếu đầu ra của đánh giá bao gồm các điểm không phủ hợp, bên được đánh giá phải lập kế hoạch hành động cho từng điểm không phù hợp và được chấp nhận bởi trưởng nhóm đánh giá. Các hoạt động tiếp theo sau đánh giá có thể gồm:
+ Mô tả sự không phù hợp đã phát hiện;
+ Mô tả nguyên nhân của sự không phù hợp;
+ Mô tả việc khắc phục tức thời và hành động khắc phục để loại bỏ sự không phù hợp đã phát hiện trong thời hạn xác định;
+ Các nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch.
Các báo cáo đánh giá, kèm theo kết quả đánh giá phải được gửi đến cho lãnh đạo cao nhất.
- Tổ chức phải xem xét các kết quả của các cuộc đánh giá trước đó và điều chỉnh chương trình đánh giá để quản lý tốt hơn các khu vực có thể có các rủi ro cấp độ cao hơn nảy sinh từ các vấn đề không phù hợp.
9.3 Xem xét của lãnh đạo trong ISO 50001:2018 – Điều khoản 9
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 50001:2018 – Điều khoản 9.3
Lãnh đạo cao nhất phải định kỳ xem xét HTQLNL.
Giải thích:
Mục đích của xem xét của lãnh đạo là nhằm đảm bảo EnMS tiếp tục phù hợp, thỏa đáng và có hiệu lực. Phù hợp hàm ý việc tiếp tục nhất quán với các mục tiêu của tổ chức.
Thỏa đáng và hiệu lực hàm ý đến thiết kế phù hợp và gần kết về mặt tổ chức của HTQLNL, cũng như hiệu lực thực hiện các quá trình và biện pháp kiểm soát được quy định trong HTQLNL.
- Việc xem xét của lãnh đạo là quá trình được tiến hành ở các cấp độ khác nhau trong tổ chức. Các hoạt động này có thể khác nhau từ các cuộc họp hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng ở cấp đơn vị cho đến các thảo luận đơn giản của các báo cáo. Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm cuối cùng đối với hoạt động xem xét của lãnh đạo, với các đầu vào đến từ tất cả các cấp độ trong tổ chức.
Hướng dẫn:
- Lãnh đạo cao nhất phải yêu cầu và tiến hành xem xét thường xuyên kết quả thực hiện của HTQLNL. Có nhiều cách theo đó lãnh đạo cao nhất có thể xem xét về HTQLNL, như việc tiếp nhận và xem xét các phép đo lường và các báo cáo, các hình thức trao đổi thông tin bằng điện tử và các cập nhật thông tin bằng lời trực tiếp.
- Các đầu vào chủ yếu để xem xét là các kết quả đo lường về quản lý năng lượng như nêu ở Điều 9.1, các kết các cuộc đánh giá nội bộ nêu ở Điều 9.2 và các kết quả đánh giá rủi ro và tình trạng thực hiện kế hoạch xử lý rủi ro. Khi xem xét các kết quả đánh giá rủi ro năng lượng và tình trạng của kế hoạch xử lý rủi ro năng lượng, lãnh đạo phải khẳng định về các rủi ro còn lại là đáp ứng các tiêu chí chấp nhận rủi ro, và về việc kế hoạch xử lý rủi ro đã xác định tất cả các rủi ro tương ứng và các giải pháp xử lý rủi ro
- Tất cả các khía cạnh của HTQLNL phải được xem xét bởi lãnh đạo theo tần suất hoạch định, ít nhất là hàng năm, bằng cách thiết lập lịch trình phù hợp cho cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Các HTQLNL mới thiết lập hoặc chưa đạt được sự chín muồi thì phải được lãnh đạo xem xét theo tần suất dày hơn để giúp tăng cường hiệu lực thực hiện.
- Chương trình xem xét của lãnh đạo phải xác định các chủ đề sau:
– Tình trạng của các hành động từ các lần xem xét của lãnh đạo trước đó;
– Các thay đổi từ bên ngoài và nội bộ (xem điều 4.1) có liên đến HTQLNL;
– Phản hồi về kết quả thực hiện quản lý năng lượng, kể cả các xu hướng về:
+ Sự không phù hợp và các hành động khắc phục;
+ Các kết quả theo dõi và đo lường;
+ Các kết quả đánh giá;
+ Kết quả đánh giá sự tuân thủ và các yêu cầu pháp lý và yêu cầu khác.
– Các cơ hội cải tiến liên tục, bao gồm cơ hội về năng lực.
– Chính sách Năng lượng.
- Các đầu vào cho xem xét của lãnh đạo phải cụ thể đến mức cần thiết, bao gồm: Mức độ đạt được của các mục tiêu và chỉ tiêu năng lượng
– Kết quả hoạt động năng lượng và cải thiện kết quả hoạt động trên cơ sở kết quả theo dõi và đo bao gồm các EnPI;
– Tình trạng của các kế hoạch hành động
- Các đầu ra từ việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm các quyết định liên quan đến các cơ hội cải tiến liên tục và bắt kỳ nhu cầu thay đổi đối với HTQLNL. Các đầu ra cũng có thể bao gồm các bằng chứng về các quyết định liên quan đến:
– Cơ hội cải tiến kết quả hoạt động năng lượng, các EnPI và các EnB,
– Các thay đổi về Chính sách và Mục tiêu quản lý năng lượng, kế hoạch hành động hoặc các yếu tố khác của HTQLNL, ví dụ các thay đổi nảy sinh từ các thay đổi của các vấn đề bên ngoài và nội bộ và yêu cầu của các bên quan tâm;
– Các cơ hội cải tiến;
– Các hành động, nếu cần, tiếp theo việc đánh giá kết quả thực hiện QLNL;
– Các thay đổi về nguồn lực hay ngân sách cho HTQLNL;
– Cải tiến năng lực, nhận thức và trao đổi thông tin;
– Các cải tiến cần thiết đối với các hoạt động theo dõi và đo lường.
- Tổ chức phải lưu giữ các thông tin dạng văn bản của xem xét của lãnh đạo, làm bằng chứng cho thấy đã có sự xem xét đối với tất cả các nội dung được yêu cầu ở ISO 50001: 2018, ngay cả khi việc xem xét có thể không đòi hỏi phải có hành động cần thiết nào. Khi có nhiều cuộc xem xét của lãnh đạo được thực hiện ở các cấp độ khác nhau trong tổ chức thì chúng phải được liên kết với nhau theo cách thích hợp.
