Kinh nghiệm khi áp dụng ISO 9001:2015 - Bài học từ doanh nghiệp thực tế.

Chứng nhận ISO 9001 giúp nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường, củng cố uy tín trong lòng khách hàng. Đó là lý do vì sao, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng tiêu chuẩn này. Hãy cùng Thư Viện Tiêu Chuẩn đúc kết một số kinh nghiệm khi áp dụng ISO 9001:2015 của những doanh nghiệp cụ thể trong bài viết này.

Mục lục

Đúc kết quan trọng từ kinh nghiệm khi áp dụng ISO 9001:2015.

Cần khích lệ tinh thần nhân viên

Nhân viên đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện các quy trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Do đó, ban lãnh đạo nên có những biện pháp nhằm thúc đẩy khả năng làm việc của nhân viên. Nhiều doanh nghiệp đặt nặng công việc lên nhân viên, khiến cho họ dần nản trí và không còn muốn cống hiến cho doanh nghiệp như trước. Doanh nghiệp có thể khích lệ tinh thần nhân viên bằng cách:

Cung cấp cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc phù hợp.

Thường xuyên tổ chức những hoạt động gắn kết tình cảm của nhân viên như: liên hoan, sinh nhật hàng tháng cho nhân viên, trà chiều…..

Đảm bảo mọi người đều biết và hiểu chính sách chất lượng của tổ chức. Điều này giúp cho nhân viên làm việc dễ dàng hơn, không cảm thấy mơ hồ, làm việc không hiệu quả. Từ đó, nhân viên sẽ không cảm thấy bị nản khi làm việc.

Xác định và truyền đạt rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức.

Tổ chức những buổi đào tạo để nâng cao kiến thức của nhân viên hoặc cập nhật yêu cầu mới của công việc (nếu có).

Tích cực thu thập ý kiến của nhân viên về doanh nghiệp để khắc phục những điểm hạn chế và cải tiến tốt hơn.

Chỉ thuê chuyên gia tư vấn nếu cần thiết

Một trong những kinh nghiệm quan trọng khi áp dụng ISO 9001:2015 là chỉ nên thuê chuyên gia tư vấn khi thực sự cần thiết, ví du:

Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong việc áp dụng ISO 9001:2015.

Doanh nghiệp có quy mô lớn, phức tạp với nhiều phòng ban, bộ phận.

Doanh nghiệp muốn triển khai hệ thống ISO 9001 một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Chuyên gia tư vấn có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá hiện trạng, xây dựng tài liệu, đào tạo nhân viên, thực hiện đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận. Họ cũng có thể cung cấp các giải pháp phù hợp với đặc thù ngành nghề và quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí cho dịch vụ tư vấn ISO 9001 cũng là một khoản đáng kể. Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định thuê chuyên gia tư vấn.

Nếu doanh nghiệp có đủ nguồn lực và nhân sự, có thể tự nghiên cứu và áp dụng ISO 9001:2015. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều tài liệu hướng dẫn và khóa đào tạo ISO 9001 miễn phí hoặc chi phí thấp. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác đã từng áp dụng thành công ISO 9001:2015.

Quan trọng hơn cả, doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ lưỡng đơn vị tư vấn uy tín, có kinh nghiệm và chuyên môn cao để đảm bảo chất lượng dịch vụ và hiệu quả đầu tư.

Nên đưa ra thời hạn hợp lý cho việc cải tiến

Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, việc đặt ra thời hạn hợp lý cho các hoạt động cải tiến là vô cùng quan trọng. Việc này giúp đảm bảo tiến độ thực hiện, theo dõi hiệu quả và duy trì động lực cho nhân viên.

Thời hạn nên được xác định dựa trên mức độ phức tạp của hoạt động cải tiến, nguồn lực sẵn có và tầm quan trọng của mục tiêu. Cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo thời hạn vừa đủ thách thức để thúc đẩy nỗ lực cải tiến, vừa khả thi để hoàn thành.

Việc theo dõi tiến độ thực hiện theo thời hạn cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể, phân công trách nhiệm và theo dõi sát sao để đảm bảo các hoạt động cải tiến được hoàn thành đúng hạn.

Đánh giá hiệu quả của các hoạt động cải tiến sau khi hoàn thành cũng là yếu tố không thể thiếu. Việc này giúp doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm và điều chỉnh phương pháp cho phù hợp trong các hoạt động cải tiến tiếp theo.

Thiết lập các mục tiêu SMART

Mục tiêu SMART được định nghĩa là những mục tiêu cụ thể (Specific), có thể đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), có liên quan (Relevant) và có thời hạn (Time-bound). Nhiều tổ chức thường đặt ra các mục tiêu chất lượng không thực tế. Do đó, các mục tiêu cần phải cụ thể và phù hợp với quy trình hoặc nhiệm vụ cụ thể. Chúng cũng cần có thể đo lường được và khả thi trong phạm vi tài nguyên có sẵn, thực tế và phù hợp với các thời hạn, có ngày bắt đầu và hoàn thành rõ ràng.

Lưu giữ thông tin dạng văn bản

Việc lưu giữ thông tin dưới dạng văn bản là vô cùng quan trọng đối với mọi tổ chức, vì nó đảm bảo tính minh bạch, truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và cung cấp căn cứ rõ ràng cho các hoạt động cũng như quyết định. Thông tin được ghi chép và lưu giữ cần thận giúp bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan, cung cấp hướng dẫn cho nhân viên trong việc thực hiện công việc một cách chính xác và đồng nhất. Ngoài ra, việc lưu trữ thông tin cũnglà tiền đề cho việc học hỏi từ kinh nghiệm và việc cải tiến liên tục.

Xác định sự khác biệt của hệ thống quản lý chất lượng hiện tại với tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Việc so sánh hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của doanh nghiệp với những yêu cầu cụ thể của tiêu chuẩn ISO 9001 là cực kỳ quan trọng để đánh giá sự tuân thủ và nhận biết khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và các yêu cầu của tiêu chuẩn. Thông qua việc này, tổ chức có thể xác định những điểm chưa phù hợp với ISO 9001 và định rõ hướng đi để cải thiện. Ngoài ra, việc so sánh cũng giúp tổ chức nhận diện những ưu điểm mà họ có thể tiếp tục duy trì hoặc phát huy.

Nhiều doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm khi áp dụng ISO 9001:2015, điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải cải tiến lại toàn bộ hệ thống. Điều này gây lãng phí thời gian, nguồn lực, chi phí cho doanh nghiệp. So sánh và đánh giá là một nhiệm vụ quan trọng để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng linh hoạt, hiệu quả và có thể phát triển theo thời gian. Nó không chỉ giúp tổ chức tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn mà còn là yếu tố then chốt để khuyến khích sự cải thiện liên tục và phát triển bền vững.

Lãnh đạo phải làm gương cho nhân viên

Lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy và duy trì văn hóa chất lượng trong tổ chức. Một trong những kinh nghiệm quan trọng là lãnh đạo cần thể hiện sự gương mẫu cho nhân viên bằng cách tuân thủ các quy trình, quy định và cam kết thực hiện các hoạt động cải tiến.

Lãnh đạo cần thể hiện sự quan tâm và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng bằng cách thường xuyên tham gia vào các hoạt động liên quan, ví dụ như tham dự các cuộc họp đánh giá, xem xét báo cáo và đưa ra quyết định. Lãnh đạo cũng cần tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia vào các hoạt động cải tiến và trao quyền để họ đưa ra ý tưởng và giải pháp.

Hơn nữa, lãnh đạo cần thể hiện tinh thần trách nhiệm và tính minh bạch trong mọi hoạt động. Điều này sẽ giúp xây dựng lòng tin của nhân viên đối với hệ thống quản lý chất lượng, từ đó thúc đẩy họ nỗ lực thực hiện tốt công việc. Lãnh đạo cũng nên khen thưởng và động viên những nhân viên có thành tích tốt.

Bằng cách làm gương cho nhân viên, lãnh đạo có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều cam kết thực hiện tốt công việc và cùng nhau hướng đến mục tiêu chung là nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Bài học kinh nghiệm thực tế từ doanh nghiệp

Gottfred Petersen A/S là một công ty Đan Mạch với bốn lĩnh vực kinh doanh chính. Họ là nhà cung cấp vật liệu trong các lĩnh vực xây dựng, bảo vệ, nhựa và vật liệu vệ sinh. Công ty được thành lập vào năm 1960.

Gottfred Petersen A/S đã gặp phải thách thức trong việc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Công ty phải đối mặt với những thay đổi liên tục trong luật và quy định trong ngành xây dựng, từ sản xuất đến đóng gói. Việc áp dụng ISO 9001:2008 vào hệ thống quản lý chất lượng không giúp cho doanh nghiệp phát triển hơn mà nhiều vấn đề phức tạp lại xuất hiện hơn.

Người quản lý chất lượng của doanh nghiệp là nhân viên của tổ chức, không có kinh nghiệm, kiến thức đủ để triển khai hệ thống. Điều này khiến cho những quy trình để cải tiến chất lượng trở nên phức tạp, mơ hồ hơn. Nhân viên tiến hành làm việc cũng khó để đảm bảo chất lượng theo những yêu cầu không phù hợp với năng lực của họ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp chưa cập nhật sự thay đổi của ISO 9001. Dù phiên bản ISO 9001:2015 đã ra nhưng doanh nghiệp vẫn tiếp tục dùng phiên bản 2008 làm tiêu chuẩn cho doanh nghiệp là một điều không nên.

Và đây là một số lời khuyên của người quản lý chất lượng công ty Peter Norgreen sau khi đã nhận ra được sai lầm đó:

Doanh nghiệp cần tập trung vào mục tiêu cơ bản của công ty và tiến hành phân tích SWOT để hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của công ty.

Đánh giá điểm yếu, điểm mạnh của hệ thống quản lý chất lượng so với ISO 9001:2015

Xây dựng hệ thống quản lý theo định hướng quy trình, tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh thiết yếu.

Hình thành một hệ thống quản lý chất lượng theo sát những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Thuê chuyên gia chất lượng trong giai đoạn khởi đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

Tránh làm phức tạp hệ thống và tập trung vào sự hiệu quả.

Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên và duy trì kiểm soát chất lượng thông qua việc sử dụng sơ đồ luồng, hình ảnh minh họa…

Trên đây là một số đúc kết từ kinh nghiệm khi áp dụng ISO 9001:2015 trên thực tế. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này có thể giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Nếu doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc chưa biết cách cải thiện hệ thống thì vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo thông tin dưới đây: