Nhiều tổ chức phải làm việc với một số nhà cung cấp, đối tác liên kết, đơn vị gia công, tư vấn bên ngoài,…trong quá trình kinh doanh. Do vậy, việc nhận hỗ trợ từ những bên liên quan cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Điều khoản 8.4 đã được thêm vào ISO 9001 phiên bản mới nhất nhằm kiểm soát nhà cung cấp của mình.
Mục lục
Nội dung của điều khoản 8.4 ISO 9001:2015
Điều khoản 8.4 ISO 9001:2015 gồm có 3 nội dung chính:
Khái quát
Tổ chức phải đảm bảo các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp phù hợp với các yêu cầu. Tổ chức cần kiểm soát kỹ lưỡng các mặt hàng khi:
- Sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp bên ngoài được dùng để tạo thành sản phẩm và dịch vụ của chính tổ chức.
- Sản phẩm và dịch vụ được nhà cung cấp bên ngoài cung cấp trực tiếp cho khách hàng.
- Quá trình hoặc một phần của quá trình do nhà cung cấp bên ngoài cung cấp là kết quả từ quyết định của tổ chức.
Tổ chức phải xác định và áp dụng các tiêu chí để đánh giá, lựa chọn, theo dõi và đánh giá lại nhà cung cấp bên ngoài dựa trên khả năng của họ trong việc cung cấp các quá trình hoặc sản phẩm, dịch vụ phù hợp với các yêu cầu. Tổ chức nên lưu giữ thông tin văn bản về các hoạt động này và mọi hành động phát sinh từ việc đánh giá.
Loại hình và mức độ kiểm soát
Tổ chức cần đảm bảo các quá trình, sản phẩm và dịch vụ từ bên ngoài không gây ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ ổn định, phù hợp cho khách hàng. Để thực hiện điều này, tổ chức phải:
- Đảm bảo các quá trình do bên ngoài cung cấp được kiểm soát bởi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
- Xác định các kiểm soát cần áp dụng cho nhà cung cấp bên ngoài và kiểm soát đối với kết quả đầu ra.
- Xem xét ảnh hưởng tiềm ẩn của các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp đối với khả năng xử lý của tổ chức trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu pháp lý hiện hành. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đánh giá hiệu quả của các kiểm soát được áp dụng bởi nhà cung cấp bên ngoài.
- Xác định các hoạt động kiểm tra xác nhận hoặc các hoạt động cần thiết khác để đảm bảo các quá trình, sản phẩm và dịch vụ từ bên ngoài đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra.
Thông tin cho nhà cung cấp bên ngoài
Để tổ chức có thể nhận được sản phẩm đạt chuẩn yêu cầu mong muốn, trong thời gian yêu cầu và với chi phí đã được cố định từ trước. Tổ chức cần phải đảm bảo sự phù hợp của các yêu cầu trước khi trao đổi thông tin với nhà cung cấp bên ngoài. Doanh nghiệp nên trao đổi, xác định lại yêu cầu được đề ra liên tục đối với nhà cung ứng.
Tại sao áp dụng điều khoản 8.4 trong ISO 9001 lại quan trọng?
Áp dụng điều khoản 8.4 của ISO 9001 là một phần không thể thiếu trong việc quản lý chất lượng của một tổ chức. Điều khoản đảm bảo rằng tổ chức xác định và duy trì một quy trình chặt chẽ cho việc lựa chọn và theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp bên ngoài. Một hệ thống kiểm soát chặt chẽ đối với những nhà cung cấp ngoài đảm bảo rằng các nguyên liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ nhận được đều đạt được chất lượng mong đợi và tuân thủ các yêu cầu quy định. Việc này không chỉ giúp cải thiện chất lượng của sản phẩm cuối cùng mà còn tăng tính đáng tin cậy và sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách này, tổ chức có thể đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của họ luôn đáp ứng được mong đợi và giữ vững sự cạnh tranh trong thị trường. Áp dụng điều khoản 8.4 cũng giúp tổ chức phát hiện và khắc phục các vấn đề kịp thời, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả trong quản lý chất lượng tổ chức.
5 bước để áp dụng điều khoản 8.4 ISO 9001
Áp dụng điều khoản 8.4 ISO 9001:2015 vào hệ thống quản lý chất lượng là một quá trình quan trọng và cần phải được thực hiện một cách cẩn thận theo quá trình. Dưới đây là 5 để thực hiện áp dụng điều khoản:
Bước 1: Xác định các yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ:
Trước hết, doanh nghiệp cần liệt kê những mặt hàng, sản phẩm cần được cung cấp từ bên ngoài. Song song với đó là liệt kê các tiêu chí dành cho những sản phẩm/ dịch vụ, như: chi phí, chất lượng sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật, thẩm mỹ, số lượng, thời gian cung cấp…Tất cả phải được xác định ngay ở bước đầu tiên.
Bước 2: Lựa chọn và phê duyệt nhà cung cấp:
Dựa vào các tiêu chí đã xác định ở bước 1, doanh nghiệp tiến hành tìm nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu đã đề ra. Sau khi xác định được những nhà cung ứng phù hợp. Doanh nghiệp tiến hành quá trình trao đổi thông tin với nhà cung cấp. Quá trình này cần tiến hành một cách cụ thể, chính xác, tránh trường hợp hai bên không hiểu ý nhau. Từ đó, doanh nghiệp có thể chọn ra nhà cung ứng phù hợp nhất.
Bước 3: Thiết lập quy trình kiểm soát hiệu suất nhà cung cấp:
Sau khi đã lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình để theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của đối tác. Tổ chức nên thiết lập các yêu cầu chi tiết đối với nhà cung cấp để theo dõi hiệu quả hơn. Các chỉ số hiệu suất cần được xác định và theo dõi liên tục để đảm bảo rằng nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và hiệu suất yêu cầu.
Bước 4: Đánh giá và đề xuất cải thiện:
Nếu doanh nghiệp phát hiện ra bất kỳ sự không phù hợp nào từ phía nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên thực hiện ngay các biện pháp khắc phục để không khiến cho quá trình cung ứng bị chậm trễ cũng như giảm thiểu rủi ro hoặc trường hợp các lỗi sai có thể tiếp tục tái diễn. Ngoài ra, doanh nghiệp cần liên tục cải thiện quy trình kiểm soát nhà cung cấp bằng cách thu thập phản hồi kết quả hoạt động cũng như đánh giá hiệu quả nhà cung cấp mang lại.
Bước 5: Lưu trữ tài liệu và thông tin:
Ngoài làm việc trực tiếp với nhà cung cấp về quá trình cung ứng. Doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến quá trình lựa chọn, phê duyệt, và theo dõi hiệu suất nhà cung cấp được lưu trữ một cách cẩn thận, chi tiết và dễ dàng truy cập. Việc lưu trữ lại tài liệu sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đối chiếu, so sánh và đánh giá với các nhà cung ứng tương lai.
Bằng cách thực hiện các bước trên một cách kỹ lưỡng và liên tục, tổ chức có thể đảm bảo rằng nhà cung cấp bên ngoài đáp ứng được các yêu cầu chất lượng và hiệu suất cần thiết để sản xuất và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.
Trên đây là thông tin sơ bộ về điều khoản 8.4 ISO 9001:2015 mà Thư Viện Tiêu Chuẩn cung cấp. Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp có thể hiểu được sự quan trọng của việc kiểm soát quá trình, sản phẩm, dịch vụ do bên ngoài cung cấp.
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các yêu cầu của điều khoản này, vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn để nhận hỗ trợ.
- Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
- Hotline: 0948.690.698
- Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com