SOP quy trình thao tác chuẩn - Standard Operating Procedure là gì?

Một trong những giải pháp để đảm bảo hiệu quả hoạt động cũng như chất lượng sản phẩm là có các SOP quy trình thao tác chuẩn.

STANDARD OPERATING PROCEDURE LÀ GÌ?

Standard Operating Procedure – Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) là một tài liệu cung cấp các hướng dẫn và hướng dẫn rõ ràng về cách các nhóm và thành viên trong một tổ chức phải hoàn thành những quy trình nhất định.

Lưu ý rằng tài liệu SOP liên quan nhiều hơn tài liệu quy trình đơn giản. Sự khác biệt chính là tài liệu quy trình nhằm cung cấp tổng quan về quy trình được đề cập, trong khi SOP cung cấp giải thích “thực tế” về những gì cần xảy ra để đảm bảo một quy trình nhất định diễn ra theo đúng kế hoạch.

(Nghĩa là, một tài liệu tập trung vào quy trình thường giải thích rằng tổ chức sẽ đi từ “Điểm A” đến “Điểm B”, trong khi một SOP đi kèm sẽ mô tả mọi thứ mà tổ chức sẽ làm để đi đến “Điểm B.”)

→ Xem thêm Tại sao cần có Quy trình thao tác chuẩn SOP?

MỘT SỐ DANH MỤC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN (SOP)

Mỗi doanh nghiệp đều có một thị trường riêng, mỗi doanh nhân đều có phong cách lãnh đạo riêng và mỗi ngành đều có những phương pháp hay nhất riêng. Sẽ không có hai doanh nghiệp nào có một bộ sưu tập SOP giống hệt nhau. Dưới đây là danh sách một số Danh mục quy trình thao tác chuẩn (SOP) mà bạn sẽ muốn cân nhắc viết cho doanh nghiệp của mình:

1. Sản xuất/Vận hành

• Các bước trong dây chuyền sản xuất
• Quy trình kiểm tra, bảo trì thiết bị
• Đào tạo nhân viên mới

2. Tài chính và Quản trị

• Các khoản phải thu – quy trình lập hóa đơn và thu tiền
• Quy trình các khoản phải trả – tối đa hóa dòng tiền trong khi vẫn đáp ứng tất cả các khoản thanh toán đến thời hạn

3. Tiếp thị, Bán hàng và Dịch vụ Khách hàng

• Phê duyệt thông tin liên lạc bên ngoài: thông cáo báo chí, phương tiện truyền thông xã hội, quảng cáo, v.v.
• Chuẩn bị báo giá bán hàng
• Quy trình cung cấp dịch vụ, bao gồm thời gian phản hồi
• Chính sách bảo hành, bảo đảm, hoàn tiền/trao đổi
• Ghi nhận/giải quyết khiếu nại, nhận xét và đề xuất của khách hàng

4. Tuyển dụng nhân viên

• Mô tả công việc
• Định hướng và đào tạo nhân viên
• Hành động khắc phục và kỷ luật
• Đánh giá hiệu suất
• Dử dụng Internet và phương tiện truyền thông xã hội cho mục đích kinh doanh

SOP QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN CÓ MẤY ĐỊNH DẠNG?

1. Định dạng SOP đơn giản

Đúng như tên gọi, định dạng SOP đơn giản tốt nhất cho các quy trình vận hành tiêu chuẩn đơn giản và ít phức tạp. Định dạng đơn giản chia sẻ các bước chính trong phần tổng quan một cách dễ hiểu dễ hiểu. Với định dạng SOP đơn giản, bạn sẽ muốn giữ độ dài tài liệu từ ba đến năm phần và bao gồm:

• Một tuyên bố về mục đích
• Một bản tóm tắt ngắn
• Hướng dẫn từng bước có dấu đầu dòng hoặc một bảng ngắn
• Người chịu trách nhiệm cho từng bước

2. Định dạng SOP phân cấp

Định dạng SOP phân cấp tốt nhất cho các SOP lớn, phức tạp hoặc kỹ thuật. Còn được gọi là định dạng SOP phức tạp, đây là định dạng chính thức hơn bao gồm mục lục và tiêu đề để giúp sắp xếp thông tin thành các phần có kích thước vừa phải.

Khi sử dụng định dạng phân cấp, bạn sẽ muốn đưa vào mục lục và sắp xếp quy trình thành nhiều phần bao gồm:

• Một tuyên bố về mục đích
• Một bản tóm tắt hoặc tổng quan
• Hướng dẫn từng bước với các chi tiết về cách hoàn thành từng nhiệm vụ và liên kết với bất kỳ tiêu chuẩn nào tới danh sách kiểm tra hoặc (các) kế hoạch hành động liên quan của nó
• Các nhóm chịu trách nhiệm hoặc các bên liên quan cho từng bước

3. Lưu đồ SOP

Lưu đồ SOP tốt nhất cho các quy trình vận hành tiêu chuẩn có phạm vi linh hoạt. Sử dụng định dạng SOP sơ đồ có thể hữu ích để phác thảo cả quy trình đơn giản và phức tạp. Các SOP có lưu đồ có thể khác nhau về độ dài. Lưu đồ SOP cần một vài thành phần thiết yếu bao gồm:

• Một tuyên bố về mục đích hoặc giới thiệu
• Một sơ đồ hoặc sơ đồ dễ theo dõi phác thảo những gì xảy ra trong các tình huống khác nhau
• Những người chịu trách nhiệm cho từng bước

MỘT SỐ LƯU Ý KHI VIẾT QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN SOP

Thực hiện các biện pháp này để đảm bảo bất kỳ ai trong nhóm của bạn đều có thể tham gia để hoàn thành quy trình công việc không quen thuộc nếu cần:

• Thu thập thông tin đầu vào của nhân viên khi phác thảo các bước SOP.
• Viết các bước ngắn gọn, súc tích và bằng giọng nói chủ động.
• Sử dụng định dạng tiêu chuẩn để làm quen.
• Có thể tải xuống, lưu và tùy chỉnh các mẫu SOP miễn phí.

→ Xem thêm Viết SOP là gì? – 7 quy trình thao tác chuẩn SOP

NHỮNG THÁCH THỨC CỦA VIỆC PHÁT TRIỂN QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN SOP LÀ GÌ?

Mặc dù có nhiều lợi ích khi phát triển các SOP trong tổ chức của bạn, nhưng việc tạo ra các quy trình thao tác chuẩn hiệu quả được tuân theo cũng đi kèm với một số thách thức.

1. Phát triển chia nhỏ

Việc phát triển các SOP phải là một công việc có sự tham gia của tất cả mọi người. Về cơ bản, nếu chỉ có một số bên liên quan nhất định tham gia, bạn sẽ gặp rủi ro là các SOP của mình bị thiếu theo cách này hay cách khác.

Ví dụ: Nếu một SOP chỉ được tạo bởi các giám đốc điều hành cấp cao, thì nó có thể tập trung nhiều hơn vào mục tiêu cần đạt được hơn là quy trình cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Điều này có thể khiến nhóm cấp cơ sở gặp phải nhiều trở ngại mà các giám đốc điều hành có thể không lường trước được. Có nghĩa là SOP được đề cập thực sự không phù hợp với những gì được coi là “các phương pháp hay nhất” trong các trường hợp nhất định.

Mặt khác, nếu chỉ được tạo bởi nhân viên quản lý, SOP có thể không xem xét các mục tiêu cấp độ cao, chẳng hạn như giảm thiểu mức tiêu thụ tài nguyên và cải thiện điểm mấu chốt. Trong trường hợp này, bạn có thể có các nhóm tại chỗ hoàn thành các nhiệm vụ theo cách có vẻ hiệu quả, nhưng điều đó thực sự không mang lại nhiều lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp.

Điều đó nói lên rằng, quá trình xây dựng SOP cần phải luôn có sự tham gia của tất cả các bên liên quan. Điều này sẽ đảm bảo rằng các quy trình đang được phát triển được thực hiện vì lợi ích cao nhất của công ty.

2. Các vấn đề về khả năng truy cập, khả năng hiển thị và tập trung thông tin

Ngay cả sau khi các quy trình vận hành tiêu chuẩn đã được phát triển, bạn sẽ cần đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có thể truy cập và tương tác với tài liệu nói trên bất cứ khi nào cần thiết. Nếu không có khả năng tiếp cận và khả năng hiển thị này, SOP có thể dễ dàng rơi vào tình trạng lạc hậu khiến các thành viên trong nhóm quay trở lại “cách làm việc cũ”. Rõ ràng, điều này đánh bại mục đích phát triển SOP ngay từ đầu.

Ngoài ra, điều cần thiết là tài liệu SOP mà các thành viên khác trong nhóm của bạn có quyền truy cập phải là tài liệu chính xác giống nhau trên bảng. Cách hiệu quả nhất để đảm bảo điều này là giữ tài liệu trong cơ sở dữ liệu tập trung mà tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm luôn tuân thủ đúng tài liệu.

3. Thiếu quản lý và bảo trì

Về quản lý và duy trì SOP, nhóm của bạn sẽ cần được đào tạo và chuẩn bị đầy đủ về cách thực hiện các thủ tục được đề cập. Điều này có nghĩa là đảm bảo rằng họ có quyền truy cập vào bất kỳ thiết bị hoặc tài nguyên nào khác cần thiết để hoàn thành những nhiệm vụ được xác định trong SOP và họ biết cách sử dụng hiệu quả và hiệu quả các tài nguyên này. Nếu mảnh ghép này bị thiếu, nhóm của bạn sẽ không thể hành động theo SOP, bất kể tài liệu có rõ ràng đến đâu.

Lưu ý rằng những gì được coi là cách hành động tốt nhất trong thời điểm hiện tại có thể không phải lúc nào cũng như vậy. Những cải tiến về công nghệ, thay đổi nhân sự và nhiều yếu tố khác có thể yêu cầu nhóm của bạn xem lại SOP đã phát triển trước đó khi thời gian trôi qua. Nếu SOP mà nhóm của bạn tuân theo đã lỗi thời hoặc lỗi thời theo bất kỳ cách nào, thì việc tiếp tục tuân theo nó sẽ gây hại nhiều hơn là có lợi cho tổ chức của bạn.

————————————————————————————————————————————————————————————

Trên đây là các thông tin cơ bản về SOP quy trình thao tác chuẩn. Để biết thêm thông tin chi tiết, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com