Viết SOP là gì?

Làm thế nào để bạn viết một tài liệu quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP – Standard Operating Procedure). Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về nội dung Viết SOP là gì và 7 quy trình thao tác chuẩn SOP.

→ Xem thêm SOP quy trình thao tác chuẩn – Standard Operating Procedure là gì?

Mục lục

Bất kể bạn đang hoạt động theo loại hình kinh doanh nào, bạn đều nên có các tài liệu SOP được xác định rõ ràng để giúp nhân viên của mình hiểu cách thực hiện những công việc thường ngày một cách an toàn, tuân thủ các quy định và nhất quán cho dù ai là người hoàn thành nhiệm vụ. Đó chính là lý do các tổ chức cần thiết Các quy trình hoạt động tiêu chuẩn SOP.

7 QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN SOP ĐỂ VIẾT SOP LÀ GÌ?

Không có tài liệu quy trình vận hành tiêu chuẩn chính thức nào hướng dẫn bạn cách viết SOP là gì. Nhưng có những bước bạn có thể làm theo để sắp xếp suy nghĩ của mình và hoạch định con đường hiệu quả nhất để chuẩn hóa các thủ tục của bạn. Những bước này chính là 7 quy trình thao tác chuẩn SOP.

Bước 1 trong 7 quy trình thao tác chuẩn SOP: Bắt đầu với mục tiêu trong đầu

Xác định kết quả cuối cùng hoặc mục tiêu cho SOP mà bạn đang viết. Ví dụ: Nếu bạn đang viết một tài liệu mô tả quy trình đóng cửa một nhà hàng mỗi đêm, thì mục tiêu là phải đảm bảo an toàn cho tòa nhà đến khi nhà hàng bắt đầu hoạt động trở lại vào buổi sáng. Bước này không bao gồm các chi tiết như làm sạch sàn nhà hoặc kích hoạt hệ thống báo động. Bạn chỉ muốn xác định những gì thủ tục sẽ thực hiện.

Tất cả các tổ chức đều có các quy trình và thủ tục được lặp lại hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Khi bạn xác định mục tiêu của mình, hãy hỏi xem có cần tài liệu SOP cho mục tiêu cụ thể đó không. Hoặc, xem liệu một SOP đã được tạo ra để hoàn thành mục tiêu hay chưa. Nếu có rồi thì bạn chỉ cần xem lại và tìm cách cải thiện nó.

Hãy tự hỏi bản thân xem có lý do cụ thể nào khiến mục tiêu này cần được kèm theo một tài liệu quy trình vận hành tiêu chuẩn hay không. Khi bạn biết mình muốn SOP của mình đạt được điều gì, việc viết dàn ý và xác định chi tiết sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Bước 2 trong 7 quy trình thao tác chuẩn SOP: Chọn định dạng SOP

Rất có thể công ty của bạn đã có một số tài liệu SOP đã được viết cho các thủ tục khác trong quá khứ. Tham khảo những tài liệu đó dưới dạng mẫu cho các nguyên tắc định dạng ưa thích.

Nếu bạn không có bất kỳ tài liệu nào để tham khảo, hãy thử một trong những ý tưởng sau:

Định dạng các bước đơn giản: Sử dụng định dạng này cho các quy trình thông thường ngắn gọn và dễ thực hiện. Ngoài các hướng dẫn về an toàn và các tài liệu bắt buộc khác, loại định dạng này thường là một danh sách được đánh số hoặc có dấu đầu dòng với những câu ngắn, đơn giản, rõ ràng và dễ dàng cho người đọc theo dõi.
Định dạng các bước có thứ bậc: Nếu quy trình của bạn có nhiều bước liên quan đến các quyết định, bạn có thể sử dụng định dạng các bước có thứ bậc. Đây thường là một danh sách các bước chính được gạch đầu dòng hoặc đánh số, theo sau là một tập hợp các bước phụ cụ thể.
Định dạng lưu đồ: Sử dụng lưu đồ để vạch ra và lập kế hoạch cho các thủ tục bao gồm nhiều kết quả có thể xảy ra. Đây là một lựa chọn tốt khi kết quả không phải lúc nào cũng có thể dự đoán được.

Bước 3 trong 7 quy trình thao tác chuẩn SOP: Yêu cầu đầu vào

Tập hợp nhóm lại với nhau và hỏi xem họ nghĩ công việc nên được thực hiện như thế nào. Đây là những người mà bạn sẽ yêu cầu tuân thủ SOP, vì vậy bạn muốn chắc chắn rằng điều đó có ý nghĩa với họ và tất cả các nhiệm vụ cần thiết đều được đưa vào. Sẽ có nhiều bản thảo và đánh giá, hãy nhớ mời nhóm của bạn xem xét bản nháp để họ có thể đưa ra các đề xuất bổ sung trước khi có một bản hoàn chỉnh.

Bước 4 trong 7 quy trình thao tác chuẩn SOP: Xác định phạm vi của SOP

Có thể SOP bạn đang thực hiện phụ thuộc vào các SOP khác và những nhóm ở các bộ phận khác để hoàn thành. Xác định xem việc tham khảo các quy trình khác đó có đủ không hoặc liệu bạn có cần thêm chúng vào tài liệu quy trình vận hành tiêu chuẩn hiện hành hay không. Cân nhắc sử dụng sơ đồ hoặc bản đồ để xác định rõ ràng các bên phụ thuộc và các bên chịu trách nhiệm.

Bước 5 trong 7 quy trình thao tác chuẩn SOP: Xác định đối tượng của SOP

Xác định đúng đối tượng giúp bạn biết cách viết tài liệu SOP của mình. Hãy xem xét những câu hỏi sau:

Kiến thức trước đây của họ là gì? Họ đã quen thuộc với tổ chức và các thủ tục chưa? Họ đã biết thuật ngữ chưa? Họ có trở nên tự mãn và cần bồi dưỡng không? Bạn cần viết theo trình độ hiểu biết của người đọc (Nếu viết quá đơn giản, bạn sẽ lãng phí thời gian của họ vào thông tin mà họ đã biết. Nếu viết quá phức tạp, bạn sẽ khiến họ bối rối và có nguy cơ mắc sai lầm khi họ cố gắng thực hiện SOP)

Kỹ năng ngôn ngữ của họ là gì? Có thể người đọc của bạn không nói được ngôn ngữ của bạn. Nếu đúng như vậy, bạn có thể muốn sử dụng nhiều hình ảnh hơn là từ ngữ.

Họ là nhân viên mới? Khi tuyển dụng nhân viên mới, các tài liệu SOP của bạn cần phải rất chi tiết và có định hướng đào tạo. Bạn muốn đảm bảo kết quả nhất quán bất kể ai đang thực hiện nhiệm vụ.

Quy mô người đọc của bạn là gì? Nhiều người ở các vai trò khác nhau trong nhiều tổ chức sẽ đọc tài liệu chứ? Nếu vậy, hãy viết các quy trình theo cách xác định rõ ràng ai hoặc vai trò nào, thực hiện từng nhiệm vụ. Điều này giúp người đọc của bạn hiểu mỗi người phù hợp với vị trí nào trong quy trình và tại sao phần cụ thể của họ lại quan trọng.

Bước 6 trong 7 quy trình thao tác chuẩn SOP: Viết SOP

Viết một bản thảo quy trình vận hành tiêu chuẩn của bạn và xem xét đưa vào một số yếu tố sau:

Trang tiêu đề

Tên thủ tục
Số nhận dạng SOP
Ngày xuất bản hoặc ngày sửa đổi
Tên của vai trò, tổ chức, bộ phận hoặc cơ quan mà SOP áp dụng cho
Tên và chữ ký của những người chuẩn bị và phê duyệt các thủ tục được nêu trong SOP

Mục lục

Bạn chỉ cần một mục lục nếu tài liệu rất lớn với nhiều trang. Mục lục cho phép dễ dàng truy cập vào các khu vực cụ thể của tài liệu.

Các thủ tục cụ thể

Đây là phần lớn tài liệu và bao gồm các thủ tục từng bước cụ thể cần được tuân thủ để tuân thủ thành công các tiêu chuẩn và quy định an toàn của công ty. Phần này cũng có thể bao gồm:

Mô tả về phạm vi và mục đích của SOP, giới hạn của nó và cách nó được sử dụng. Bạn có thể bao gồm các tiêu chuẩn, yêu cầu quy định, vai trò và trách nhiệm cũng như đầu vào và đầu ra.
Các chi tiết cần thiết và bổ sung cần thiết để hoàn thành từng bước. Thảo luận về các quyết định cần được đưa ra, các biện pháp ngăn chặn có thể xảy ra, các cân nhắc về an toàn và bất kỳ tình huống “nếu như” nào khác có thể phát sinh.
Làm rõ thuật ngữ, bao gồm các từ viết tắt và cụm từ có thể không quen thuộc với người đọc của bạn.
Cảnh báo về sức khỏe và an toàn. Những cảnh báo này phải được liệt kê trong một phần riêng biệt và chúng phải đi kèm với các bước áp dụng trong quy trình.
Một danh sách đầy đủ tất cả các thiết bị và vật tư cần thiết, tìm chúng ở đâu và khi nào sẽ cần đến chúng.
Phần khắc phục sự cố bao gồm những điều có thể sai sót, loại nội dung nào người đọc nên tìm kiếm và điều gì có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Bước 7 trong 7 quy trình thao tác chuẩn SOP: Đánh giá, kiểm tra, chỉnh sửa, lặp lại

Sau khi bạn đã viết tài liệu quy trình vận hành tiêu chuẩn của mình:

Gửi bản nháp của SOP cho các thành viên trong nhóm để xem xét. Yêu cầu họ lưu ý các lỗi ngữ pháp và kỹ thuật.
Tự kiểm tra tài liệu để đảm bảo rằng bạn đạt được kết quả mong muốn.
Yêu cầu các thành viên khác trong nhóm kiểm tra các quy trình để đảm bảo rằng ngôn ngữ rõ ràng, dễ theo dõi và có thể hoàn thành thành công.
Kết hợp các chỉnh sửa và đề xuất có liên quan để cải thiện tài liệu.
Lặp lại các bước này cho đến khi tài liệu được phê duyệt và chấp nhận bởi tất cả các bên liên quan.
Thực hiện SOP. Làm cho nó dễ dàng truy cập cho những người cần nó để thực hiện công việc của họ.
Bạn nên xem lại SOP sáu đến mười hai tháng một lần hoặc khi cần thiết để xác định những lĩnh vực có thể cải thiện nó và để phản ánh bất kỳ thay đổi nào đã được thực hiện đối với các thủ tục hiện tại.

——————————————————————————————————————————————————————

Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ hiểu Viết SOP là gì? – 7 quy trình thao tác chuẩn SOP như thế nào. Để biết thêm thông tin chi tiết, Quý Khách Hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: thuvientieuchuan.org@gmail.com