Đánh giá SCAN – Uy tín – Báo cáo đánh giá Hiệu lực Toàn cầu

Đánh giá SCAN góp phần xây dựng mạng lưới nhà cung cấp một cách an toàn, hiệu quả, có trách nhiệm.

TIÊU CHUẨN SCAN LÀ GÌ?

SCAN là tên gọi của bộ tiêu chuẩn về “Mạng lưới đánh giá nhà cung cấp”. SCAN được viết tắt từ cum từ tiếng Anh “Supplier Compliance Audit Network”, dịch ra là “Mạng lưới kiểm tra sự tuân thủ của nhà cung cấp”. Đây là tiêu chuẩn quốc tế có tính chất tự nguyện do Hiệp hội Thương mại SCAN xây dựng và phát triển vào năm 2015. Tiêu chuẩn SCAN được dùng cho quá trình đánh giá sự phù hợp về An ninh chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp.

SCAN AUDIT LÀ GÌ?

“SCAN audit” dịch sang tiếng Việt là “đánh giá SCAN”. Đây là hoạt động đánh giá do tổ chức đánh giá SCAN có thẩm quyền thực hiện. Đánh giá SCAN nhằm xác minh sự phù hợp về An ninh chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ SCAN LÀ GÌ?

SCAN không phải là một chương trình chứng nhận mà là một phương pháp đánh giá. Bởi vậy mà khác với các tiêu chuẩn chứng nhận khác, đầu ra sau đánh giá SCAN sẽ không phải là chứng chỉ SCAN (SCAN certificate) mà là Báo cáo đánh giá SCAN (SCAN report)

“Báo cáo đánh giá SCAN” hay “SCAN report” là bằng chứng chứng minh tổ chức, doanh nghiệp đã hoàn thành đánh giá chính thức và phản ánh mức độ khắc phục các điểm chưa phù hợp theo tiêu chuẩn (nếu có). Báo cáo đánh giá SCAN hợp lệ được cấp bởi tổ chức đánh giá SCAN có thẩm quyền và được công nhận trên toàn thế giới.

ĐỐI TƯỢNG ĐÁNH GIÁ SCAN – MẠNG LƯỚI ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP

• Nhà cung cấp phụ tùng và nguyên vật liệu
• Nhà sản xuất
• Nhà cung cấp sản phẩm
• Nhà thầu
• Nhà vận chuyển
• Hãng vận tải (đường bộ, đường sắt, đường biển, đường hàng không)
• Nhà nhập khẩu
• Nhà môi giới hải quan được cấp phép và sản xuất
• Các đơn vị gom hàng

NỘI DUNG CỦA TIÊU CHUẨN SCAN TIẾNG VIỆT PDF

1. Bảo mật vật lý

• Kiểm soát chìa khóa, ổ khóa tại các khu vực
• Kiểm soát truy cập hệ thống
• Kiểm tra quy trình nhận dạng
• Kiểm soát kho hàng
• Kiểm soát và nhận dạng khách ra vào
• Hoàn thiện cơ sở vật chất (Hàng rào, Phòng bảo vệ, Nguồn điện dự phòng, Báo động xâm nhập, Hệ thống khóa, Sự kiên cố của tòa nhà,…)

2. An ninh thủ tục

• Thủ tục xử lý tài liệu
• Thủ tục lược khai hàng hóa
• Thủ tục giao hàng và nhận hàng

3. Bảo mật Container và Trailer

• Kiểm tra Container
• Kiểm tra Trailer
• Niêm chì Container và Trailer
• Lưu giữ Container và Trailer

4. Bảo mật thông tin

• Bảo mật hệ thống mạng máy tính
• Thiết lập mật khẩu
• Xây dựng hệ thống chống xâm nhập và giả mạo

5. Yêu cầu của đối tác kinh doanh

• Trình bày các báo cáo, chứng nhận về an ninh
• Quy trình lắp ráp, sản xuất phải phù hợp với tiêu chí an ninh
• Tình trạng tham gia/ chứng nhận trong chương trình an ninh chuỗi cung ứng

6. Bảo mật khả năng chuyển đổi (Logistic)

• Thời gian khởi hành
• Các tuyến đường được chỉ định
• Theo dõi GPS
• Phê duyệt tuyến đường thay thế
• Công nghệ được sử dụng

7. Kiểm soát tiếp cận vật lý

• Kiểm soát nhân viên
• Kiểm soát khách ghé thăm
• Kiểm soát quy trình giao hàng và thư tín
• Kiểm soát và loại bỏ những đối tượng không được phép ra vào

8. Bảo mật cá nhân

• Kiểm tra lý lịch
• Kiểm tra hình sự
• Các trường hợp vi phạm

9. Đào tạo nhận thức về an ninh

• Người lập kế hoạch
• Năng lực đào tạo
• Hồ sơ đào tạo
• Hiệu quả đào tạo
• Kế hoạch ngăn chặn, giao tiếp và ứng phó với các mối đe dọa (Khủng bố, Xâm nhập, Hàng lậu, Buôn người)

TẠI SAO CẦN ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP SCAN?

1. Về mặt quản lý doanh nghiệp

• Học hỏi được các giải pháp thực hành tốt nhất để quản lý an ninh chuỗi cung ứng
• Áp dụng phương pháp đánh giá nhà cung cấp thống nhất và được chấp nhận toàn cầu
• Quản lý, giảm thiểu, loại bỏ các rủi ro an ninh trong chuỗi cung ứng
• Cải thiện tính an toàn, bảo mật của chuỗi cung ứng
• Thiết lập kế hoạch hành động khắc phục kịp thời

2. Về kinh tế

• Tiết kiệm chi phí xử lý rủi ro và hạn chế thiệt hại
• Giảm bớt các cuộc đánh giá trùng lặp về an ninh chuỗi cung ứng
• Tiết kiệm chi phí
• Tiết kiệm thời gian
• Tiết kiệm công sức

3. Về mặt thị trường

• Đáp ứng yêu cầu về an ninh chuỗi cung ứng
• Tạo dựng lòng tin của khách hàng và đối tác
• Thuận lợi xuất khẩu hàng hóa, sản phẩm
• Nắm bắt các cơ hội hợp tác, phát triển

CÁC BƯỚC ĐÁNH GIÁ SCAN THEO CHECKLIST ĐÁNH GIÁ SCAN (SCAN AUDIT CHECKLIST)

Bước 1: Đăng ký thành viên SCAN

Doanh nghiệp tiến hành khai báo các thông tin cần thiết theo yêu cầu và biểu mẫu của Tổ chức SCAN để hoàn thiện hồ sơ đăng ký trở thành thành viên SCAN. Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp sẽ được cấp ID SCAN.

Bước 2: Tự đánh giá trước khi đánh giá chính thức

Để chứng minh doanh nghiệp mình đã áp dụng và tuân thủ các yêu cầu SCAN, cơ sở cần hoàn thiện việc tự đánh giá trước kỳ đánh giá chính thức. Việc tự đánh giá trước khi tiến hành đánh giá chính thức giúp doanh nghiệp làm quen với các yêu cầu đánh giá của SCAN tốt hơn.

Bước 3: Ký kết hợp đồng và chuẩn bị SCAN audit

Tổ chức đánh giá gửi hợp đồng đánh giá gồm có kế hoạch và chi phí đánh giá sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký SCAN audit của doanh nghiệp. Doanh nghiệp xem xét kỹ hợp đồng, tiến hành ký kêt và chuẩn bị cho đánh giá chính thức.

Bước 4: Đánh giá chính thức tại cơ sở

Quá trình đánh giá tại cơ sở được bắt đầu bằng một cuộc họp khai mạc, trong đó nêu rõ mục đích và quy trình đánh giá tiêu chuẩn SCAN. Sau khi thống nhất lần cuối những nội dung triển khai, đánh giá viên sẽ tiến hành phỏng vấn các nhân viên và quản lý của doanh nghiệp về các vấn đề liên quan tới yêu cầu của tiêu chuẩn.

Bên cạnh đó, đánh giá viên sẽ rà soát toàn bộ hệ thống tài liệu SCAN của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải cung cấp bằng chứng về tất cả các khía cạnh quan trọng về an ninh chuỗi cung ứng theo yêu cầu của tổ chức đánh giá.

Ngoài ra, đánh giá viên sẽ chụp ảnh về điều kiện cơ sở vật chất và các hoạt đọng liên quan tới việc áp dụng SCAN tại cơ sở. Kỳ đánh giá chính thức kết thúc bằng một cuộc họp tổng kết.

Bước 5: Xác nhận kết quả đánh giá và nhận Báo cáo đánh giá (SCAN report)

Đánh giá viên sẽ ghi nhận lại các điểm chưa đạt so với yêu cầu của tiêu chuẩn SCAN và khách hàng sẽ ký xác nhận vào bảng ghi nhận này. Căn cứ vào mức độ tuân thủ mà doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả đánh giá với số điểm tuân thủ (Compliance Score) tương ứng. Doanh nghiệp có quyền truy cập vào nền tảng SCAN để xem kết quả đánh giá.

Bước 6: Tái đánh giá

Đánh giá toàn diện theo tiêu chuẩn SCAN có hiệu lực trong vòng 01 năm. Sau 1 năm hết hiệu lực, nếu doanh nghiệp của bạn vẫn muốn duy trì đánh giá thì tổ chức/doanh nghiệp sẽ phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá được tiến hành tương tự cuộc đánh giá lần đầu. Báo cáo đánh giá cấp lại có hiệu lực trong 1 năm.

ĐIỀU KIỆN ĐỂ HOÀN THÀNH ĐÁNH GIÁ TIÊU CHUẨN SCAN

1. Đảm bảo tiến độ đánh giá theo lịch đã hẹn

Tổ chức đánh giá tiêu chuẩn SCAN sẽ gửi thông báo về lịch đánh giá chính thức cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị về mặt thời gian, sắp xếp công việc cho phù hợp để đảm bảo cuộc đánh giá diễn ra theo đúng tiến độ.

2. Phổ biến về tiêu chuẩn và cuộc đánh giá cho toàn bộ nhân viên

Cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp sẽ tham gia vào quá trình đánh giá chính thức. Vì vậy, mọi nhân viên cần biết tiêu chuẩn SCAN là gì, cuộc đánh giá diễn ra khi nào, phạm vi đánh giá là gì, họ giữ vai trò ra sao trong cuộc đánh giá và cần làm những gì.

3. Hoàn thiện hệ thống hồ sơ, tài liệu, quy trình

Trong quá trình đánh giá chính thức, Tổ chức đánh giá sẽ rà soát và xét duyệt toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình liên quan đến an ninh chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng và hoàn thiện những thông tin dạng văn bản này là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp hoàn thành SCAN audit.

→ Xem thêm Tư vấn SCAN để tìm hiểu về chi tiết quy trình, hồ sơ SCAN cần có

4. Hoàn thiện cơ sở vật chất

Bên cạnh hệ thống tài liệu SCAN thì hiện trạng cơ sở, nhà xưởng cũng là yếu tố quan trọng chứng minh cho sự tuân thủ của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị và kiểm tra lại tất cả trang thiết bị máy móc, các khu vực vận hành sản xuất, khắc phục những điểm thiếu sót để sẵn sàng cho ngày đánh giá chính thức.

CHI PHÍ ĐÁNH GIÁ SCAN?

Về cơ bản, chi phí đánh giá SCAN trong 1 năm thường bao gồm:

• Chi phí đánh giá theo số ngày thực tế
• Chi phí đi lại, khách sạn (nếu có)
• Chi phí Admin SCAN

Lưu ý: Doanh nghiệp khác nhau sẽ có chi phí SCAN audit khác nhau phụ thuộc tùy từng quy mô, phạm vi, địa điểm, yêu cầu của mỗi doanh nghiệp

• Quy mô: Số lao động bao gồm nhân sự văn phòng, công nhân nhà máy, nhân sự tại tất cả cá địa điểm khách hàng muốn đánh giá
• Phạm vi: Lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp muốn được đánh giá và ghi vào báo cáo
• Địa điểm: Số địa điểm khách hàng đăng ký đánh giá
• Yêu cầu riêng đối với mỗi doanh nghiệp

DỊCH VỤ MIỄN PHÍ ĐI KÈM CỦA CHÚNG TÔI

• 01 khóa học Public về SCAN
• 01 buổi đánh giá thử năm thứ 1 trước khi đánh giá chính thức
• Báo cáo đánh giá được công nhận toàn cầu, đáp ứng nhu cầu trong nước & xuất khẩu tại thị trường quốc tế
• Được quảng bá thương hiệu tại các trang truyền thông của Chúng Tôi