Ngày này, việc thiết lập các quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO rất phổ biến. Vì các tổ chức thường tiến hành đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng giúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Hãy đọc bài viết dưới đây của Thư Viện Tiêu Chuẩn để tìm hiểu về Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO.
Mục lục
Các yêu cầu về đánh giá nhà cung cấp ISO 9001:2015
Điều khoản 8.4 “Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp”: Điều khoản này yêu cầu tổ chức cần lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm của họ cho doanh nghiệp của bạn. Chứng nhận ISO 9001:2015 định nghĩa các tiêu chí để lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại nhà cung cấp và yêu cầu ghi lại hồ sơ, kết quả cũng như hành động của mình.
Điều khoản 9.1 “Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá”: Điều khoản này yêu cầu tổ chức xác định, thu thập và phân tích dữ liệu có liên quan đến nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng và giám sát hệ thống cải tiến liên tục.
Tại sao cần đánh giá nhà cung cấp?
Khi một tổ chức thuê một nhà cung cấp để cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ mới thì tổ chức cần thực hiện đánh giá các nhà cung cấp. Các lý do khiến tổ chức thực hiện việc đánh giá các nhà cung cấp có thể bao gồm:
- Giảm thiểu rủi ro: Bằng cách kiểm tra cẩn thận các nhà cung cấp, tổ chức có thể giảm thiểu các yếu tố rủi ro về quy định, hợp đồng và bảo mật liên quan đến việc làm việc với các hệ thống bên ngoài công ty.
- Hiệu suất được cải thiện: Việc đánh giá nhà cung cấp thúc đẩy các nhà cung cấp liên tục cải thiện hoạt động của mình bằng cách nâng cao hiệu quả và đổi mới hơn. Chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp và chất lượng sản phẩm/dịch vụ của tổ chức thường tỷ lệ thuận với nhau.
- Giảm chi phí: Đánh giá nhà cung cấp là một quá trình quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí của sản phẩm mua vào. Việc giảm chi phí và chất lượng sản phẩm nâng cao do lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cũng mang lại lợi ích đáng kể cho các tổ chức.
- Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp: Quá trình đánh giá nhà cung cấp thúc đẩy việc giao tiếp, hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Điều này tạo nền tảng cho mối quan hệ làm việc cùng có lợi, mang lại lợi ích cho tất cả các bên về lâu dài.
- Cải thiện kết quả kinh doanh: Hợp tác với các nhà cung cấp uy tín sẽ giúp tổ chức cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ chất lượng cao hơn và giá cả cạnh tranh hơn. Nhờ vậy, tổ chức sẽ có thể phục vụ khách hàng tốt hơn. Đó là cơ sở để tăng lòng trung thành của khách hàng cũng như doanh số bán hàng.
Những bộ phận nào cần nắm rõ quy trình tìm kiếm nhà cung cấp?
Thông thường, bộ phận thu mua sẽ đặc biệt quan tâm đến việc xem xét quy trình đánh giá nhà cung cấp vì bộ phận thu mua là bộ phận phát triển, tìm kiếm và thực hiện quy trình lựa chọn nhà cung cấp.
Ngoài ra, một số phòng ban khác cũng có vai trò liên quan mật thiết đến quy trình tìm kiếm nhà cung cấp có thể kể đến là: bộ phận sản xuất, quản trị kho hàng, bộ phận KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm), bộ phận QC (kiểm soát chất lượng), bộ phận kinh doanh và một số bộ phận khác tùy cơ cấu doanh nghiệp. Các bộ phận này có thể tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến quy trình đánh giá nhà cung cấp để đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả của quy trình.
Các bước trong quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001
-
Bước 1: Xây dựng các tiêu chí đánh giá
Doanh nghiệp cần hiểu rõ mục tiêu mua hàng của mình để có thể thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá nhà cung cấp một cách hợp lý. Các tiêu chí đánh giá và điều kiện này sẽ phụ thuộc vào ngành hàng, điều kiện và và các yêu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá nhà cung cấp theo ISO:
- Giá cả các hàng hóa cung cấp
- Hiệu suất cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị, sản phẩm, dịch vụ
- Chất lượng, nguồn gốc của hàng hóa cung cấp
- Rủi ro về tài chính từ nhà cung cấp
- Khả năng đổi mới, nâng cấp sản phẩm/dịch vụ
- Thời gian giao hàng
- Mức độ uy tín của nhà cung cấp
- Tỷ lệ khiếu nại nhà cung cấp nhận
- Các chính sách hỗ trợ sau bán hàng
- Phương thức thanh toán
- Tính bền vững của nhà cung cấp
- …
-
Bước 2. Tìm kiếm thông tin và lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng
Tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin của các nhà cung cấp tiềm năng trên mạng Internet thông qua : Các trang web thương mại điện tử, diễn đàn ngành, mạng xã hội,…Bên cạnh đó, tổ chức cũng có thể kết nối với các nhà cung cấp tại những hội chợ thương mại và triển lãm, lấy thông tin từ các các ấn phẩm thương mại và danh bạ ngành hoặc nhờ khách hàng và đối tác kinh doanh giới thiệu…
Sau khi tìm kiếm thông tin, tổ chức cần lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng để có thể đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
-
Bước 3. Yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực
Khi đã tìm được những nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp cần liên hệ để yêu cầu báo giá và lấy hồ sơ năng lực của họ thông qua điện thoại, email,…
Ngoài ra thì doanh nghiệp cũng có thể tìm hiểu và hỏi thêm về những yêu cầu đặc biệt khác. Những thông tin này có liên quan đến quá trình đánh giá nhà cung cấp.
-
Bước 4. Đánh giá nhà cung cấp
Dựa vào những thông tin đã thu thập được, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng. Doanh nghiệp cần sử dụng các tiêu chí đánh giá đã được xác định ở bước 1 làm căn cứ đánh giá. Ngoài ra, để có được kết quả đánh giá chính xác, tổ chức nên kết hợp thêm các phương pháp đánh giá khác nhau như ma trận đánh giá, sử dụng bảng điểm,..
Mục đích của hoạt động đánh giá này là xác định xem nhà cung cấp có thể đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp hay không cũng như loại bỏ những nhà cung cấp không phù hợp.
-
Bước 5. Lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp
Sau khi có được danh sách những nhà cung cấp thì bộ phận đánh giá sẽ cần sắp xếp các thông tin và và chuyển hóa các dữ liệu thành các thông tin có ích và dễ truyền tải hơn. Việc lập báo cáo đánh giá cũng giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể thuận lợi chọn ra được nhà cung cấp tốt nhất.
-
Bước 6: Hoàn thành lựa chọn nhà cung cấp
Sau quy trình 5 bước đánh giá nhà cung cấp ở trên, tổ chức đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với tiêu chí của mình và có sự phê duyệt từ lãnh đạo công ty. Để phòng ngừa các rủi ro, tổ chức nên lựa chọn một nhà cung cấp chính và một nhà cung cấp phụ. Nhà cung cấp phụ được coi như phương án dự phòng trong trường hợp nhà cung cấp chính có vấn đề trong quá trình cung ứng sản phẩm, dịch vụ. Với các nhà cung cấp không được lựa chọn, doanh nghiệp vẫn nên lưu lại hồ sơ, thông tin liên hệ để dự phòng trường hợp cần thiết sau này.
-
Bước 7. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Khi đã chọn ra được nhà cung cấp phù hợp nhất, bước tiếp theo doanh nghiệp cần tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng.
Mục đích của việc đàm phán là thiết lập các tiêu chí giữa 2 bên, chi phí và những điều kiện khác trước khi bắt tay vào ký kết hợp đồng. Hợp đồng cần thể hiện rõ yêu cầu về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ khách hàng,..
Tổ chức cần đảm bảo rằng nhà cung cấp đã hiểu rõ và cam kết tuân thủ các yêu cầu trong hợp đồng.
-
Bước 8. Kiểm soát và giám sát nhà cung cấp
Doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát liên tục để đảm bảo nhà cung cấp đã chọn đáp ứng đúng các yêu cầu trong hợp đồng cũng như kịp thời đưa ra những hành động khắc phục khi có vấn đề xảy ra.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thì doanh nghiệp cần phải lựa chọn cấp độ kiểm soát nhà cung cấp tùy theo mức độ tác động tiềm ẩn của quá trình sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà cung cấp đó cung cấp.
-
Bước 9. Tái đánh giá
Đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ là hoạt động cần thiết để đảm bảo họ tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của tổ chức. Việc tái đánh giá nhà cung cấp nên được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần, tùy vào mức độ kiểm soát nhà cung cấp mà doanh nghiệp chọn cho nhà cung cấp đó.
Trên đây là những thông tin về “quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO”. Hy vọng rằng bài viết này đã mang lại những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp trong việc thực hiện đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp cho các dự án trong tương lai. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan tới quy trình đánh giá nhà cung cấp, hãy liên hệ ngay với Thư Viện Tiêu Chuẩn theo số Hotline: 0948.690.698 hoặc Email: thuvientieuchuan.org@gmail.com để được giải đáp.